廣義的規(guī)范性文件是指屬于法律范疇（即憲法、法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例、單行條例、國務院部門規(guī)章和地方政府規(guī)章）的立法性文件和除此以外的由國家機關和其他團體、組織制定的具有約束力的非立法性文件的總和。

狹義的規(guī)范性文件是指法律范疇以外的其他具有約束力的非立法性文件。目前這類非立法性文件的制定主體非常之多，例如各級黨組織、各級人民政府及其所屬工作部門，人民團體、社團組織、企事業(yè)單位、法院、檢察院等。

標題，發(fā)布或通過或批準的日期，章題。

（一）法定主體

必須是行政機關和法律、法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務職能的組織才有權(quán)制定規(guī)范性文件，這些有行政職權(quán)的單位又稱為行政主體。一般而言，各級政府公布的行政執(zhí)法主體有資格發(fā)布規(guī)范性文件。

（二）依法制定

各行政主體制定的規(guī)范性文件必須在其法定職權(quán)范圍內(nèi)，并且制定過程也必須合乎有關程序性規(guī)定。

法定職權(quán)可以看執(zhí)法依據(jù)，這在目前開展的行政執(zhí)法責任制中有要求；法定程序各地規(guī)定不同，但省一級基本上在備案方面都有法規(guī)或規(guī)章的規(guī)定，如山西省政府2004年政府第168號令《山西省規(guī)范性文件制定與備案規(guī)定》，在制定和前置審查方面各地要求不同，山西省政府2006年以政府第190號令發(fā)布的《山西省行政機關規(guī)范性文件制定程序暫行辦法》就只針對省政府及其工作部門作出要求。

（三）具有普遍約束力

這里面有兩層意思，首先是針對不特定的多數(shù)人，再就是能反復適用。行政機關制定的內(nèi)部管理制度，技術(shù)操作規(guī)程，人事任免決定，對具體事項的通報、通知以及行政處理決定等文件，不在這一范圍。

是否具有普遍約束力也是判斷規(guī)范性文件的試金石。有人以是否涉及或者影響公民、法人或者其他組織權(quán)利義務作為判斷的主要標準，但我認為這一標準并不好把握，有些規(guī)定表面看來不影響行政相對人的權(quán)利，也沒有專門設定公民義務，但作為行政管理措施卻普遍適用，并且間接影響社會，這也應當屬于規(guī)范性文件的范疇。

行文方向

規(guī)范性文件是下行文，上行文、平行文不是規(guī)范性文件。

文件的內(nèi)容

規(guī)范性文件的內(nèi)容應當同時具備“三性”，即外部性、普遍適用性和反復適用性。

根據(jù)《立法法》我國的各級國家權(quán)力機關（人大及其常委會）制定的是法律和地方性法規(guī)，國務院制定全國性的行政法規(guī)、國務院部委制定部門規(guī)章、各省市自治區(qū)政府制定地方性規(guī)章，除以上外各級政府及其部門均可依法制定規(guī)范性文件（有時政府省部一級也會制定規(guī)范性文件，人大是無權(quán)制定規(guī)范性文件，但有權(quán)審查）。建議初學者在區(qū)別法律法規(guī)與規(guī)范性文件時不要看名稱，而是看制定機關，如《XX省衛(wèi)生防疫條例》系由省人大制定屬地方性法規(guī)，《XX省人民政府關于XXXX的暫行辦法》是由省級政府制定的規(guī)范性文件，《中華人民共和國XX部關于XXX辦法》屬部委規(guī)章，《XX市城市衛(wèi)生暫行規(guī)定》是地方政府的規(guī)范性文件。