意見
1.什么是意見[1]
意見是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)之間或主管部門，針對當(dāng)前或者將來要進(jìn)行的主要工作和亟待解決的重大問題提出原則性的要求和具體的處理辦法的，直接發(fā)至下級機(jī)關(guān)或轉(zhuǎn)發(fā)到有關(guān)機(jī)關(guān)要求其遵照執(zhí)行的，具有指示作用的公文；適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
2.意見的種類[2]
根據(jù)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施(國家行政公文處理辦法)涉及的幾個具體問題的處理意見》(國辦函[2001]1號)中關(guān)于“意見”文種使用的解釋：“‘意見’可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理。所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機(jī)關(guān)決定。上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對下級機(jī)關(guān)報送的‘意見’作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。”據(jù)此，按照行文方向劃分，意見可分為上行、下行、平行三類；按照意見內(nèi)容的性質(zhì)和用途劃分，意見可分為指導(dǎo)性意見、實(shí)施性意見、建議性意見。
1．指導(dǎo)性意見
用于向下級機(jī)關(guān)布置工作，屬下行文。它對下級有一定的規(guī)范作用和行政約束力，具有較突出的指導(dǎo)性，主要是闡明工作的原則和方法，為下級開展工作留有更多的余地。
2．實(shí)施性意見
用于對某一時期某方面的工作規(guī)定目標(biāo)和任務(wù)，提出措施、方法和步驟，屬下行文。
3．建議性意見
用于向上級提出工作建議、設(shè)想，屬上行文。其又分為呈報性建議意見和呈轉(zhuǎn)性建議意見。呈報性建議意見是向上級機(jī)關(guān)提出某方面工作的建議，供上級決策參考。上級對此類意見可不行文反饋。呈轉(zhuǎn)性建議意見是有關(guān)單位就開展和推動某方面的工作提出初步的設(shè)想和打算，呈送上級機(jī)關(guān)審定，要求批轉(zhuǎn)更大范圍的有關(guān)方面執(zhí)行的意見。意見一經(jīng)上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)，則代表了上級機(jī)關(guān)的意見。
3.意見的特點(diǎn)[3]
(一)行文方向的多向性
意見的行文關(guān)系不十分嚴(yán)格，它可以用于上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)提出一些指導(dǎo)性、規(guī)定性的意見，作為下行文來使用；也可以用于下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)提出一些建議性見解，作為上行文來使用；還可以用于同級機(jī)關(guān)之間互相提出建議或意見，作為平行文來使用。它的行文方向比較靈活，能及時反映不同層次機(jī)關(guān)對工作的見解和看法，增強(qiáng)公文的民主性。
(二)內(nèi)容的針對性
意見總是根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需要，針對某項(xiàng)工作或某一重要的問題，經(jīng)仔細(xì)研究后提出的見解或處理意見，它有的放矢，有著較強(qiáng)的針對性和可操作性。
(三)作用的多樣性
意見行文方向的多向性就決定了意見可以具備多種作用，既可以用來指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的工作，具備指導(dǎo)作用，也可以對上級機(jī)關(guān)起到建議參考作用，還可以用于平級和不相隸屬機(jī)關(guān)之間提出參考性意見；同時，意見也往往是對一些需要解決而還沒有掌握規(guī)律的問題提出的見解和辦法，因此還具備一定的探索作用。
4.意見的行文對象[1]
根據(jù)意見提交的對象不同，可以將意見分為指導(dǎo)性意見(下行性意見)、建議性意見(上行性意見)和征詢性意見(平行性意見)。
指導(dǎo)性意見作為下行文的意見，是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)發(fā)出的，具有指導(dǎo)和指示的功能，向下級機(jī)關(guān)提出一定的工作要求和指導(dǎo)性原則，以便下級機(jī)關(guān)遵照執(zhí)行或者參照執(zhí)行。所以它的行文對象一般是具有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系或者所屬關(guān)系的下級機(jī)關(guān)及其工作人員。
建議性意見是作為上行文的意見，是下級機(jī)關(guān)就工作中遇到的新情況，根據(jù)實(shí)際情況提出自己的解決辦法，對上級機(jī)關(guān)發(fā)出建議處理辦法或者看法的意見。它的行文對象是具有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系或者所屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)。
征詢性意見是作為平行文的意見，內(nèi)容是同級機(jī)關(guān)或部門對某些重大問題和新出現(xiàn)的現(xiàn)象、情況所提出的看法或者解決辦法。這種意見是以集恩廣益解決實(shí)際問題為出發(fā)點(diǎn)的，行文對象是同級機(jī)關(guān)。
5.意見的寫作
意見的結(jié)構(gòu)和寫法[2]
(一)標(biāo)題
意見的標(biāo)題有兩種寫法：
1．發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種
如“教育部關(guān)于推進(jìn)中小學(xué)信息公開工作的意見”。
2．事由+文種
如“關(guān)于建立普通高中家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生國家資助制度的意見”。
(二)正文
正文一般由發(fā)文緣由、具體意見和結(jié)語組成。
發(fā)文緣由是正文的開頭部分，用概括的語言寫明提出意見的依據(jù)、背景和目的，即為什么提出意見。這部分寫完，通常用“現(xiàn)就有關(guān)問題提出如下意見”“為此，提出如下意見”等慣用語過渡到下文。
具體意見是正文的主體部分，具體寫明對重要問題的見解和處理辦法，即目標(biāo)、任務(wù)、實(shí)施要求、措施辦法或者建議事項(xiàng)、意見等。主體一般采用分條列項(xiàng)的方式，把意見表述清楚。如果意見內(nèi)容繁多，可列出小標(biāo)題作為各大層次的標(biāo)志，小標(biāo)題下再分條表述。
結(jié)語是意見的結(jié)尾部分。指導(dǎo)性意見、實(shí)施性意見常用“以上意見，請結(jié)合實(shí)際情況貫徹執(zhí)行”等語作結(jié)；呈報性意見一般用“以上意見供領(lǐng)導(dǎo)決策參考”“以上意見供領(lǐng)導(dǎo)參考”作結(jié)；呈轉(zhuǎn)性意見一般用“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)×××執(zhí)行”之類語句作結(jié)；有的則無結(jié)尾。
例文國務(wù)院關(guān)于加快長江等內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展的意見國發(fā)[2011] 2號
各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：
我國內(nèi)河水運(yùn)資源豐富，改革開放以來特別是近10年來，我國內(nèi)河水運(yùn)建設(shè)與發(fā)展取得了顯著成績，形成了以長江、珠江、京杭運(yùn)河、淮河、黑龍江和松遼水系為主體的內(nèi)河水運(yùn)格局，長江干線已成為世界上運(yùn)量最大、運(yùn)輸最繁忙的通航河流，對促進(jìn)流域經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展發(fā)揮了重要作用。但是我國內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展水平與國民經(jīng)濟(jì)和綜合運(yùn)輸體系發(fā)展的要求仍然存在較大差距，為進(jìn)一步發(fā)揮水運(yùn)優(yōu)勢和潛力，現(xiàn)就加快長江等內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展提出以下意見：
一、充分認(rèn)識加快長江等內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展的重要意義
(一)加快長江等內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展有利于構(gòu)建現(xiàn)代綜合運(yùn)輸體系。內(nèi)河水運(yùn)具有運(yùn)能大、占地少、能耗低等優(yōu)勢，加快發(fā)展內(nèi)河水運(yùn)，實(shí)現(xiàn)水運(yùn)與公路、鐵路、航空、管道等運(yùn)輸方式的有機(jī)銜接，發(fā)展多式聯(lián)運(yùn)，發(fā)揮各種運(yùn)輸方式的比較優(yōu)勢和組合效益，有利于優(yōu)化交通運(yùn)輸結(jié)構(gòu)，降低社會綜合物流成本，轉(zhuǎn)變交通運(yùn)輸發(fā)展方式，增強(qiáng)國防交通功能，構(gòu)建現(xiàn)代綜合運(yùn)榆體系。
(二)加快長江等內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展有利于調(diào)整優(yōu)化沿江沿河地區(qū)產(chǎn)業(yè)布局。(以下內(nèi)容略，下同)
(三)加快長江等內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展有利于促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展。
(四)加快長江等內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展有利于促進(jìn)節(jié)能減排。
二、指導(dǎo)思想、主要原則和發(fā)展目標(biāo)
(五)指導(dǎo)思想。
(六)主要原則。
(七)發(fā)展目標(biāo)。
三、主要任務(wù)(略)
四、保障措施
國務(wù)院有關(guān)部門要根據(jù)各自職能分工，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，認(rèn)真貫徹落實(shí)本意見提出的各項(xiàng)任務(wù)，切實(shí)做好規(guī)劃編制、資金支持、項(xiàng)目審批、體制創(chuàng)新、人才培養(yǎng)、制定配套政策措施等各項(xiàng)工作。同時要加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督，及時研究新情況，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題。沿江沿河省(區(qū)、市)人民政府，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，因地制宜，制定具體落實(shí)方案，抓好組織實(shí)施，共同推進(jìn)內(nèi)河水運(yùn)又好又快發(fā)展。
國務(wù)院
二0一一年一月二十一日(印章)
【評析】
本例文是國務(wù)院加快長江等內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展的指導(dǎo)性意見。正文開頭部分交代了我國內(nèi)河水運(yùn)取得的成績、存在的問題和行文的目的，然后用過渡句“現(xiàn)就加快長江等內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展提出以下意見”引出具體意見。具體意見是正文的主體部分，分條列項(xiàng)闡述了內(nèi)河水運(yùn)發(fā)展的重要意義，指導(dǎo)思想、主要原則和發(fā)展目標(biāo)，主要任務(wù)和保障措施，意義目標(biāo)明確，內(nèi)容周全，措施得當(dāng)，指導(dǎo)性強(qiáng)。‘結(jié)尾部分對落實(shí)意見提出了要求。
【指導(dǎo)性意見參考格式】××××××關(guān)于× ×××××的意見
××××××(主送機(jī)關(guān))：
目前，× ×××××，……(事實(shí)依據(jù))根據(jù)××××××，……(道理依據(jù))為了××××××，……(目的主旨)現(xiàn)就××××××等×××的發(fā)展提出以下意見(意圖主旨兼文種承啟語)：
一、××××××(小標(biāo)題)
××××××，……
二、××××××(小標(biāo)題)
××××××，……
三、××××××(小標(biāo)題)
××××××……
……(分旨)
(印章)
××××年××月××日
例文關(guān)于2010年減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)專項(xiàng)治理工作的實(shí)施意見工信部聯(lián)運(yùn)行[2010]291號
國務(wù)院有關(guān)部門，各省、自治區(qū)、直轄市和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)工業(yè)和信息化主管部門、發(fā)展改革委、公安廳(局)、監(jiān)察廳(局)、民政廳(局)、財政廳(局)、建設(shè)廳(局)、交通運(yùn)輸廳(Zj)、審計廳(局)、國資委(局)、物價局、檢驗(yàn)檢疫局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、法制辦、糾風(fēng)辦、減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)小組(聯(lián)席會議)：
按照十七屆中央紀(jì)委第五次全會、國務(wù)院第三次廉政工作會議要求和全國糾風(fēng)工作會議部署，今年在全國集中開展減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)專項(xiàng)治理工作(以下簡稱專項(xiàng)治理)?，F(xiàn)提出如下實(shí)施意見：
一、指導(dǎo)思想和總體目標(biāo)(以下內(nèi)容略)
二、主要任務(wù)
(一)治理和規(guī)范涉企收費(fèi)。一是清理涉企行政事業(yè)性收費(fèi)。對于不符合收費(fèi)管理規(guī)定和實(shí)際情況的收費(fèi)項(xiàng)目一律取消，對過高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)要堅(jiān)決予以降低。二是規(guī)范涉企經(jīng)營服務(wù)性收費(fèi)。對事業(yè)單位、社會團(tuán)體相關(guān)涉企經(jīng)營服務(wù)性收費(fèi)進(jìn)行全面清理，制定涉企經(jīng)營服務(wù)性收費(fèi)管理規(guī)定，規(guī)范收費(fèi)行為。三是加大對涉企收費(fèi)的監(jiān)督檢查和查處力度。重點(diǎn)對涉企收費(fèi)較多的質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫、國土、住房城鄉(xiāng)建設(shè)、交通、環(huán)保等部門收費(fèi)和行業(yè)協(xié)會、市場中介組織收費(fèi)開展專項(xiàng)檢查，對亂收費(fèi)問題按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅查處。此項(xiàng)工作按照國家發(fā)展改革委等14個部門《關(guān)于開展治理和規(guī)范涉企收費(fèi)工作的通知》(發(fā)改價檢[2010] 794號)的總體部署，以及國家發(fā)展改革委《關(guān)于治理規(guī)范經(jīng)營服務(wù)性收費(fèi)的通知》(發(fā)改價格[2010] 877號)，財政部、國家發(fā)展改革委《關(guān)于清理規(guī)范涉企行政事業(yè)性收費(fèi)的通知》(財綜[2010] 32號)，國家發(fā)展改革委、財政部、民政部《關(guān)于治理規(guī)范社會團(tuán)體收費(fèi)的通知》(發(fā)改價格[2010] 1182號)文件要求組織實(shí)施。
(二)清理和糾正向企業(yè)攤派、索要贊助和無償占用企業(yè)人財物等行為。(以下內(nèi)容略，下同)
(三)督促落實(shí)各項(xiàng)惠企政策措施。
(四)建立減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)長效機(jī)制。
三、實(shí)施步驟
專項(xiàng)治理工作從2010年5月啟動，到2010年12月31日前結(jié)束，分四個階段進(jìn)行：
(一)啟動部署(至6月底)
1．成立專項(xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。(以下內(nèi)容略，下同)
2．召開全國電視電話會議，進(jìn)行減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)專項(xiàng)治理工作動員部署。
3．7月上旬向部際領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室報送有關(guān)貫徹落實(shí)情況及專項(xiàng)治理工作方案。
(二)自查自糾(7～8月底)
(三)檢查整改(9～10月底)
(四)總結(jié)報告(11～12月底)
四、工作要求
(一)提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。
(二)明確責(zé)任，注重配合。
(三)突出重點(diǎn)，種類指導(dǎo)。
(四)發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。
(五)加強(qiáng)宣傳，營造氛圍。
附件：減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)專項(xiàng)治理情況統(tǒng)計表
(印章)
二0一0年六月二十一日
【評析】
本例文是工信部2010年減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)專項(xiàng)治理工作的實(shí)施性意見。正文開頭部分交代了在全國集中開展減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)專項(xiàng)治理工作的背景，然后用過渡旬“現(xiàn)提出如下實(shí)施意見”引出具體意見。具體意見是正文的主體部分，分條列項(xiàng)闡述了專項(xiàng)治理的指導(dǎo)思想和總體目標(biāo)、主要任務(wù)、實(shí)施步驟、工作要求，任務(wù)清楚，步驟具體，要求明確，對專項(xiàng)治理工作的深入有序開展具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性。
【實(shí)施性意見參考格式】××××××關(guān)于××××××的意見
××××××(主送機(jī)關(guān))：
目前，××××××，……(事實(shí)依據(jù))根據(jù)××××× ×，……(道理依據(jù))為了××××××，……(目的主旨)現(xiàn)就××××××，提出如下意見(意圖主旨兼文種承啟語)：
一、××××××，××××××，……
二、××××××，××××××，……
三、××××××……
……(分旨)
(印章)
××××年××月××目
例文關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)吧管理工作的意見
省人民政府：
根據(jù)省委、省政府的統(tǒng)一部署，全省各地從××× ×年××月以來相繼開展了網(wǎng)吧的專項(xiàng)整治和重新審核登記工作。經(jīng)過各有關(guān)部門的共同努力，取得了一定成效，網(wǎng)吧管理工作逐步走上規(guī)范有序的軌道。但是，目前的網(wǎng)吧管理工作仍然存在許多不容忽視的問題，主要表現(xiàn)在：無證照網(wǎng)吧仍大量存在，相當(dāng)一部分地區(qū)網(wǎng)吧的重新審核登記工作至今尚未完成，一些地區(qū)未成年人進(jìn)入網(wǎng)吧的現(xiàn)象未能得到有效控制，網(wǎng)吧違規(guī)超時經(jīng)營的情況較為普遍等等。為切實(shí)加強(qiáng)網(wǎng)吧管理，進(jìn)一步規(guī)范網(wǎng)吧經(jīng)營管理秩序，現(xiàn)提出如下意見：
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)網(wǎng)吧管理責(zé)任制
各級政府要把網(wǎng)吧管理工作擺上議事日程，切實(shí)抓緊抓好……
二、切實(shí)加強(qiáng)網(wǎng)吧管理，堅(jiān)決取締網(wǎng)吧違法經(jīng)營活動
(一)加快網(wǎng)吧重新審核登記工作進(jìn)度……
(二)加強(qiáng)網(wǎng)吧審批管理……
(三)堅(jiān)決取締無證照違法經(jīng)營活動……
(四)嚴(yán)格禁止未成年人進(jìn)入網(wǎng)吧……
三、運(yùn)用各種有效的技術(shù)手段加強(qiáng)對網(wǎng)吧的監(jiān)控
(一)全面推行和實(shí)施“網(wǎng)吧運(yùn)營監(jiān)控管理系統(tǒng)”……
(二)加快“網(wǎng)吧安全管理系統(tǒng)”的安裝步伐……
(三)建立健全網(wǎng)吧日常運(yùn)營監(jiān)控制度和日常巡查工作制度……
四、進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)吧的衛(wèi)生和消防工作
各地要高度重視網(wǎng)吧的衛(wèi)生工作，防止網(wǎng)吧成為滋生和傳播疾病的場所……
以上意見，如無不要，請批轉(zhuǎn)各地、各有關(guān)部門貫徹執(zhí)行。
××省文化廳(印章)
××省公安廳(印章)
××省工商局(印章)
××××年×月××日
【評析】
本例文是建議性呈轉(zhuǎn)型意見。正文開頭部分交待了意見的緣由，即網(wǎng)吧管理工作的成績和問題、進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)吧管理工作的目的，用過渡句“現(xiàn)提出如下意見”引出具體意見；主體部分說明了加強(qiáng)網(wǎng)吧管理工作的具體辦法；結(jié)尾部分用習(xí)慣性用語作結(jié)。
【建議性呈轉(zhuǎn)型意見參考格式】××××××關(guān)于××××××的意見
××××××(主送機(jī)關(guān))：
目前，××××××，……(事實(shí)依據(jù))根據(jù)××××××，……(道理依據(jù))為了××××××，……(目的主旨)必須××××××，……(意圖主旨)具體意見如下(過渡語)：
一、××××××，××××××，……
二、××××××，××××××，……
三、××××××……
……(分旨)
以上意見如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行。(結(jié)語句兼意圖主旨)
(印章)
××××年××月××日
(三)成文時間
成文時間標(biāo)注在正文的右下方。
(四)印章
加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。
意見語體的特點(diǎn)[1]
意見主要用于推動、指導(dǎo)有關(guān)工作，并為改進(jìn)某些機(jī)關(guān)的工作提供參考。一般情況下，它沒有指令性作用，但是有很強(qiáng)的參考作用。因此，在寫作意見時，首先，要注意見解、主張明確，體現(xiàn)出意見語體的簡明性。涉及一些專業(yè)知識的時候，解釋清楚主張什么、不主張什么，保證意見語體的明確性特征得到體現(xiàn)。
其次，意見不是強(qiáng)制性文件也不是鼓舞性文件，而是參考性文件，因此語言運(yùn)用上強(qiáng)調(diào)便于理解、執(zhí)行，層次清晰，使行文對象能快速掌握意見的主要觀點(diǎn)；不要在文中使用強(qiáng)制性、鼓舞性語言，以免出現(xiàn)接受意見的機(jī)關(guān)產(chǎn)生抵觸情緒或者盲目同意意見的情況，導(dǎo)致其不能根據(jù)實(shí)際情況來有區(qū)別地采納意見。
意見的遣詞造句技巧[1]
意見的語言文字重在體現(xiàn)出提出意見者對某些問題的看法，表達(dá)提出意見者的誠懇態(tài)度，所以意見在選詞造句上要強(qiáng)調(diào)出誠懇和參考的性質(zhì)，語氣要相對緩和，不能使用帶有命令性和強(qiáng)制性口吻的詞語。
要注意使用具有概括性的語言，使意見精練簡潔；要注意恰當(dāng)使用成分共用句式，使意見的語句結(jié)構(gòu)緊湊，表意豐富，旬式簡潔明快；在詞語的選擇上多使用單義的、本義的、穩(wěn)定的、不帶感情色彩的詞語，使意見清楚明了，一目了然。
撰寫意見應(yīng)注意的問題[2]
(一)要正確使用文種
意見在行文方向上具有靈活性，要注意與請示、通知、函區(qū)別開來。向上行文，凡屬向上級要人、財、物等“硬件”時應(yīng)用請示，而向上級要政策、辦法等“軟件”時用意見；向下行文，對下級規(guī)定性較強(qiáng)、要求性很具體的重要問題，應(yīng)用通知而不用意見；不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互行文，對涉及某一重要問題所提的見解和處理辦法，如屬供對方參考而不需要回復(fù)時，用意見，反之則用函。
(二)要注意建設(shè)性和可行性
意見是針對某一重要問題提出的見解和處理辦法，因此，意見不能陳詞濫調(diào)，要有建設(shè)性；具體意見要充分、簡要、條分縷析、具體可行，便于實(shí)施、操作和檢查。
(三)要注意語氣得體
上行的意見要使用下級對上級匯報見解、陳述辦法的語氣，常用“我們考慮”“我們認(rèn)為”“我們建議”“我們要求”等語句；下行的意見，則較多使用一些帶有祈使語氣表示肯定，或帶有禁止語氣以示否定的指令性語氣；平行的意見，則要使用平等協(xié)商的語氣，多用商量、謙恭的語句，以爭得對方的理解與支持。
6.意見與相近文種的區(qū)別[3]
(一)報告與意見(上行的)的異同
報告與上行的意見，不僅在行文方向上完全一致，且內(nèi)容也很近似，均含有陳述性的內(nèi)容，有時在陳述情況的基礎(chǔ)上均有相應(yīng)的今后工作意見。但這兩個文種之間也有一定的不同。
報告?zhèn)戎赜趨R報工作、反映情況，多數(shù)情況下不涉及今后具體工作意見，也不要求上級做出批示，只有所反映的情況涉及到工作中一些帶有普遍性的問題時，往往順勢針對問題提出今后的解決辦法，要求上級加以批轉(zhuǎn)，這就是人們通常所說的“呈轉(zhuǎn)性報告”。意見(上行的)雖然也要陳述情況，但這里的情況具有特定的內(nèi)容，它通常是對工作中遇到的某一重要問題做出了分析與見解，而不像報告那樣是對工作情況的綜合與歸納，意見陳述情況的目的在于給提出見解和處理辦法的意見做鋪墊，所提的意見，不是要求上級給以批示，就是請求上級加以批轉(zhuǎn)，不像報告在多數(shù)情況下對上級沒有批示或批轉(zhuǎn)的請求。
(二)意見(上行的)與請示的區(qū)別
請示與上行的意見非常近似，具有一定的交叉性，它們都是要求上級對自己所提的事項(xiàng)或問題，或給以批準(zhǔn)，或給予指示，或加以認(rèn)可，即這兩個文種的行文方向與目的在某種程度上有著同一陛。但是它們之間又存在著區(qū)別，主要表現(xiàn)在所提的事項(xiàng)與內(nèi)容不盡相同。
請示的內(nèi)容較多涉及的是人、財、物、機(jī)構(gòu)、編制、出境出國以及工作中遇到的急需上級做出指示、決定或由上級加以審批的具體事項(xiàng)和問題，也即人們通常所說的“硬件”，不批復(fù)工作就無法進(jìn)展；而上行意見的內(nèi)容則多是對工作中一些重大問題提出見解和處理辦法，以及對所遇到的困難要求上級給以指示或支持，這就是人們通常所說的“軟件”。請示要求指示和批準(zhǔn)的一般是本機(jī)關(guān)本單位的具體問題，而意見往往是主管機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門對較大范圍的重要問題提出的事關(guān)全局的見解和處理辦法。