行文關(guān)系是指行文時發(fā)文單位與受文單位之間的關(guān)系。

根據(jù)國家行政機關(guān)的關(guān)系，各級機關(guān)之間的行文關(guān)系可分為上行文、下行文、平行文和普行文四個方向。

一、上行文

上行文是下級機關(guān)向上級機關(guān)行文。確定其行文關(guān)系應(yīng)注意：

①向直屬上級行文，不可越級行文上行文的主送機關(guān)必須是直屬上級機關(guān)。如市人民政府（不包括縣級市）的直屬上級機關(guān)是省人民政府。在一般情況下，市人民政府只能向省人民政府行文，如無特殊情況，不可以越過省人民政府而直接向國務(wù)院行文。如果情況特殊，需要越級行文，則必須抄送省人民政府。

②準確選定文種，不可錯用文種向上級機關(guān)行文的文種有“請示”、“報告”、“議案”和“函”?！罢埵尽薄ⅰ皥蟾妗庇糜谙蛑睂偕霞墮C關(guān)行文；“議案”則用于人民政府向同級的人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項；“函”一般用于向不相隸屬的上級機關(guān)行文。這些文體在選擇上要注意它們之間的差異。

③主送機關(guān)要單一上行文的主送機關(guān)就是發(fā)文機關(guān)的直屬上級機關(guān)，因此，主送機關(guān)只能寫一個，不能寫兩個以上的主送機關(guān)。即使是“函”，主送機關(guān)也應(yīng)是一個，不能多頭主送。

二、下行文

下行文即上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，也包括上級業(yè)務(wù)主管部門向下級業(yè)務(wù)部門的行文。下行文確定行文關(guān)系時應(yīng)注意：

①按直屬上下級關(guān)系行文

下行文和上行文一樣，必須按照直屬的上下級關(guān)系行文，不可以越級行文。如省人民政府向下行文，必須直接向各地、自治州、市人民政府，省政府各廳、局，各直屬機構(gòu)。不可以直接向縣及縣級市行文。

下行文的主送機關(guān)可以有多個。凡是發(fā)文機關(guān)直屬的下級機關(guān)，都是下行文的主送機關(guān)，但在列出下行文的主送機關(guān)時不應(yīng)該也不可能把所有的下級機關(guān)都列出來。

一般說來，政府機構(gòu)的主送機關(guān)可以分為兩部分：政府機關(guān)、職能部門和直屬機構(gòu)。

政府機關(guān)包括三部分：漢族區(qū)域政府、少數(shù)民族區(qū)域政府和直轄政府。如國務(wù)院向下發(fā)文，其主送機關(guān)是這樣安排的：各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)。

其他各職能部門的下行文主送機關(guān)的排列可依此類推，如國土資源部的下行文，其主送機關(guān)可以這樣排列：各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市土地（國土）管理局（廳），解放軍土地管理局、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團土地管理局。

②文種的選擇要恰當

下行文的文種比較多，有“命令（令）”、“決定”、“意見”、“通知”、“會議紀要”、“批復(fù)”、“通報”等，在具體選用時要考慮準確、恰當。要做到準確恰當，首先要注意文種與發(fā)文意圖的一致性問題。

比如，同樣是表彰先進，發(fā)文意圖不同，則選擇的文種也不同，如果要給予重大的表彰，則要用“命令（令）”；比較重大的表彰，則要用“決定”；一般的表彰，則用“通知”。

其次，要注意文種與機關(guān)的級別的一致性問題，有些文種不能在較低級別的政府機關(guān)里使用，如“命令（令）”，雖然按規(guī)定縣級以上的人民政府機關(guān)可以使用，但在實際應(yīng)用中縣級機關(guān)使用“命令（令）”很少，其他非政府機關(guān)，如企業(yè)事業(yè)單位，則不可以使用“命令（令）”。

三、平行文

平行文是平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的行文。行文時應(yīng)注意：

①沒有隸屬關(guān)系，應(yīng)根據(jù)相互關(guān)系行文

機關(guān)之間屬于不同的組織系統(tǒng)，或雖屬于同一組織系統(tǒng)，但機關(guān)的級別是相同的，這樣的機關(guān)之間不能行指導(dǎo)性、法規(guī)性、呈報性公文，如財政部與各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間，不能行法規(guī)性、指導(dǎo)性、呈報性公文。如果財政部的指導(dǎo)性、法規(guī)性公文需要各省、自治區(qū)、直轄市人民政府執(zhí)行時，則要由上一級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批轉(zhuǎn)，即由國務(wù)院批轉(zhuǎn)，該公文方可運作。平行機關(guān)和不相隸屬機關(guān)之間可行知曉性、商洽性公文。

②文種的選擇一般以函主

平行文的文種主要是函，各種機關(guān)之間者可以通過函進行溝通、并商洽事宜。

四、普行文

普行文是向全社會行文，行普行文要注意以下兩點：

①沒有明確的行文關(guān)系

普行文一般沒有明確的行文關(guān)系，因為受文單位是全社會，行文與受文之間不具備行文關(guān)系。但要注意公文面向的具體讀者對象。如果面向國內(nèi)外，則要考慮行文的廣泛性，如果面向一定范圍，要考慮一定范圍內(nèi)讀者的接受。

②普行文的文種

普行文的文種有“公告”和“通告”兩種。

一、下級機關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。　

二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應(yīng)當使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請示、報告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)?！?

三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示，不要同時抄送下級機關(guān)；向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請示，應(yīng)當根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復(fù)所請求的問題；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時，應(yīng)當抄送另一個上級機關(guān)?！?

四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。