零星采購
1.什么是零星采購[1]
零星采購是指企業(yè)除對(duì)采購材料、工具、設(shè)備以及外購動(dòng)力、外購燃料、專項(xiàng)工程款等由專設(shè)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行核算以外,對(duì)一般由實(shí)物形態(tài)物資的零星采購購貨款的開支。
零星采購一般是指辦公文具用品,清掃衛(wèi)生用品,警衛(wèi)消防器材,服裝,紙張圖紙資料,綠化環(huán)境的花草樹木,以及企業(yè)資產(chǎn)分管目錄沒有明確規(guī)定的物資等零星物資的采購。
2.零星采購的核算[1]
- (一)零星采購借款審核的注意事項(xiàng)
企業(yè)的零星物資采購業(yè)務(wù)一般是由業(yè)務(wù)分管的有關(guān)職能處室的采購人員直接辦理。
對(duì)于零星物資采購的用款應(yīng)按規(guī)定辦理“備用金”的借款手續(xù),由有關(guān)的業(yè)務(wù)采購人員具體辦理,所以,用款單位都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理財(cái)物的支用和結(jié)算手續(xù)。
會(huì)計(jì)人員對(duì)于零星采購借款人填制的“借款單”,都要按照借款程序?qū)徍说膬?nèi)容進(jìn)行逐條逐項(xiàng)的認(rèn)真審核,經(jīng)審核無誤后,根據(jù)借款單批準(zhǔn)的用途和金額。簽署批準(zhǔn)借款金額,辦理“備用金”借款手續(xù)。
- (二)零星采購報(bào)銷審核的注意事項(xiàng)
采購人員完成采購物品,應(yīng)主動(dòng)送交有關(guān)物資分管的物品倉庫,辦理采購物品的入庫手續(xù),經(jīng)倉庫保管人員當(dāng)面檢點(diǎn)事務(wù)數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收入庫,并在物品入庫但或物品入庫驗(yàn)收單上雙方簽字,以證明該物品已經(jīng)檢點(diǎn)驗(yàn)收入庫。
采購人員應(yīng)持物品入庫單連同經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)的購貨發(fā)票、單據(jù),填寫好“報(bào)銷單”,一并送交財(cái)務(wù)部門,辦理零星采購的報(bào)銷手續(xù)。
會(huì)計(jì)人員對(duì)采購人員送交的物品入庫單、發(fā)票和報(bào)銷單,應(yīng)根據(jù)報(bào)銷程序規(guī)定的審核內(nèi)容,進(jìn)行逐張逐項(xiàng)逐筆的認(rèn)真審核和核對(duì),經(jīng)審核無誤后,方可辦理零星采購的報(bào)銷。
- (三)對(duì)沒有預(yù)先借款的零星采購報(bào)銷
會(huì)計(jì)人員對(duì)沒有預(yù)先借款的零星采購報(bào)銷,應(yīng)注意按照以下情況來處理:
1.事前辦理臨時(shí)借用銀行轉(zhuǎn)賬支票
會(huì)計(jì)人員應(yīng)按照?qǐng)?bào)銷程序?qū)徍说膬?nèi)容,認(rèn)真審核其報(bào)銷原始憑證和物品入庫單,是否符合報(bào)銷規(guī)定,經(jīng)審核無誤后,可直接辦理銀行存款付款憑證,以直接核銷所借的銀行轉(zhuǎn)賬支票,不需要通過“備用金”賬戶,視同直接報(bào)銷的核算辦法辦理;其賬務(wù)處理應(yīng)為:借“企業(yè)管理費(fèi)用”、“材料采購”等賬戶,表示企業(yè)管理費(fèi)、材料采購等項(xiàng)的實(shí)際支出數(shù)額,貸“銀行存款”賬戶。即需要作以下會(huì)計(jì)分錄:
借:管理費(fèi)用(或材料采購等)
貸:銀行存款
2.經(jīng)辦人自己已先行墊支現(xiàn)金
會(huì)計(jì)人員應(yīng)按照?qǐng)?bào)銷程序?qū)徍说膬?nèi)容,認(rèn)真審核其報(bào)銷原始憑證和物品入庫單,是否符合報(bào)銷規(guī)定,經(jīng)審核無誤后,可直接辦理現(xiàn)金付款憑證,進(jìn)行直接報(bào)銷,不再需要通過“備用金”賬戶,視同直接報(bào)銷的核算辦法辦理;其賬務(wù)處理應(yīng)為:借“管理費(fèi)用”、“材料采購”等賬戶,表示企業(yè)管理費(fèi)、材料采購等項(xiàng)的實(shí)際支出數(shù)額,貸“現(xiàn)金”賬戶。即需要作以下會(huì)計(jì)分錄:
借:管理費(fèi)用(或材料采購等)
貸:現(xiàn)金
3.零星采購物品申請(qǐng)領(lǐng)款單[2]
年 月 日 | |||||||||
物品名稱 | 規(guī)格 | 數(shù)量 | 單價(jià) | 總價(jià) | 采購單號(hào) | 發(fā)票號(hào)碼 | 廠商 | 已付 | 未付 |
合計(jì) | —— | —— | |||||||
經(jīng)理: | 主管: | 經(jīng)手人: |
4.零星采購工作的注意事項(xiàng)[3]
零星采購是為了保證正常工作需要而進(jìn)行的金額較小、數(shù)量較少的采購業(yè)務(wù)。做好零星采購工作,需要注意3個(gè)問題7個(gè)工作環(huán)節(jié)。
- 一、領(lǐng)受任務(wù)
1.明確要求。及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)同志或相關(guān)處室溝通,明確所需采購物品的具體用途、名稱、品牌、規(guī)格型號(hào)。
2.采購準(zhǔn)備。按需購物品的價(jià)值,做好采購資金預(yù)算預(yù)備,聯(lián)系好出行車輛。
- 二、及時(shí)采購
1.市場調(diào)研。到市財(cái)政局規(guī)定的協(xié)議供貨單位進(jìn)行市場調(diào)查,收集采購信息。
2.貨比三家。至少到三家以上單位考察,力爭直接與廠家或代理經(jīng)銷商聯(lián)系,減少中間環(huán)節(jié),降低采購成本。
3.及時(shí)到位。一般情況下,在接到采購任務(wù)后,24小時(shí)內(nèi)應(yīng)采購到位,特殊情況不超過48小時(shí)。需安裝的物品,聯(lián)系商家及時(shí)安裝。
- 三、完善手續(xù)
1.移交手續(xù)。將使用說明書和保修卡移交給使用人,請(qǐng)專業(yè)人員向使用人介紹使用方法和注意事項(xiàng)。
2.報(bào)銷入賬。持發(fā)票到財(cái)務(wù)科辦理結(jié)算報(bào)銷手續(xù),固定資產(chǎn)需填寫固定資產(chǎn)入庫單和保管責(zé)任書。
這項(xiàng)工作最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是:保證采購物品質(zhì)量,防止出現(xiàn)購買假冒偽劣產(chǎn)品影晌正常辦公的問題。