部門劃分
1.部門劃分概述
企業(yè)發(fā)展壯大了,職能越來越多,分工越來越細,當(dāng)職能分工細到一定程度的時候,一個層次的管理就不行了,這時必須把職能相近或者靠近的部門打個包合在一起,在這些部門中挑選一個能力較強的人來管理。比如,研究開發(fā)部門 質(zhì)控部門 生產(chǎn)制造部門 產(chǎn)品部門,它們之間協(xié)調(diào)、合作得最多,就打成包,交給一個人來管理。
在組織設(shè)計方面,企業(yè)高層管理者需要反復(fù)考慮的內(nèi)容是設(shè)置多少個管理部門;每個職能部門的職責(zé)權(quán)限是什么;應(yīng)該建立幾個管理層次;每一級的管理層次又起著什么樣的作用。這種對管理層次和對部門的劃分,以及各部門和崗位相應(yīng)的職能 職責(zé)、職權(quán)等問題,就是組織結(jié)構(gòu)問題。為了加強企業(yè)的價值鏈管理,優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程,降低組織和經(jīng)營成本,增強企業(yè)的競爭力,企業(yè)應(yīng)該定期或不定期調(diào)整自己的組織機構(gòu),進行部門的合理劃分。
2.部門劃分的原則
1. 最少部門原理:指組織結(jié)構(gòu)中的部門力求量少而精簡,這是以有效地實現(xiàn)組織目標(biāo)為前提的。
2. 彈性原理:指劃分部門應(yīng)隨業(yè)務(wù)的需要而增減。在一定時期劃分的部門,沒有永久性的概念,其增設(shè)和撤銷應(yīng)隨業(yè)務(wù)工作而定。組織也可以設(shè)立臨時部門或工作組來解決臨時出現(xiàn)的問題。
3. 目標(biāo)實現(xiàn)原理:指必要的職能均應(yīng)具備,以確保目標(biāo)的實現(xiàn)。當(dāng)某一職能與兩個以上部門有關(guān)聯(lián)時,應(yīng)將每一部門所負(fù)責(zé)的部分加以明確規(guī)定。
4. 指標(biāo)均衡原理:指各部門職務(wù)的指標(biāo)分派應(yīng)達到平衡,避免忙閑不均,工作量分?jǐn)偛痪?
5. 檢查職務(wù)與業(yè)務(wù)部門分設(shè)??己撕蜋z查業(yè)務(wù)部門的人員,不應(yīng)隸屬于受其檢查評價的部門,這樣就可以避免檢查人員“偏心”,能夠真正發(fā)揮檢查職務(wù)的作用。
3.部門劃分需要考慮的因素
1、系統(tǒng)化
在傳統(tǒng)的金字塔型組織結(jié)構(gòu)中,企業(yè)管理的特征是權(quán)力集中,但機構(gòu)多、人員多,扯皮多、實際效率低下。計劃經(jīng)濟體制形成了企業(yè)大部分職能管理部門主要是國家職能管理機構(gòu)的執(zhí)行者,主要任務(wù)是政府主管部門的各種決定通過會議,文件、要求等布置下來,企業(yè)負(fù)責(zé)執(zhí)行,并向上級提供有關(guān)報表,資料、信息、報告等。于是,形成了企業(yè)為上級主管行政部門服務(wù)的傳統(tǒng)積習(xí),在企業(yè)內(nèi)部也是車間為科室服務(wù),科室為廠部服務(wù)。
實施價值鏈管理要克服這種陋習(xí),打破以往按職能劃分的習(xí)慣,通過業(yè)務(wù)流程重組,優(yōu)化流程和組織結(jié)構(gòu),系統(tǒng)地建立面向客戶、面向市場競爭的、基于職能的主營業(yè)務(wù)流程和信息化管理體系。
2、經(jīng)濟性
價值鏈管理貫徹企業(yè)成本最小化和效益最大化,所以,必須考慮部門劃分的經(jīng)濟性問題。設(shè)置任何一個部門,都需安排管理人員和業(yè)務(wù)人員及確定辦公地點,以及必要的費用支出,如辦公費、差旅費、電話費等等。因此,在設(shè)置一個部門時,管理及辦公費用是必須考慮的因素。
3、控制因素
價值鏈管理也考慮到各個部門在整個業(yè)務(wù)流程中的相互制約關(guān)系。工作如何在不同崗位之間和部門之間的分配,這對實現(xiàn)有效地控制有著重要的影響。部門的劃分,在很多情況下要考慮有助于控制的因素。比如某一作業(yè)如果成為另一項作業(yè)的控制點,如會計與出納、生產(chǎn)與質(zhì)檢等。這類作業(yè)一般說來應(yīng)該劃分成不同的崗位。
有時由于工作量或技術(shù)上的問題,也可以把相同的業(yè)務(wù)劃分成兩個以上的部門,這些單獨的部門彼此平行。如在分設(shè)有數(shù)條裝配線的制造廠,由于部門彼此平行,業(yè)務(wù)相同.管理上更易制定標(biāo)準(zhǔn),也更易對產(chǎn)出進行比較,也能起到加強控制的作用。
4、協(xié)調(diào)
減少部門接口或工作環(huán)節(jié),也是價值鏈管理的基本原則之一。大公司按產(chǎn)品劃分部門是一種典型的考慮協(xié)調(diào)關(guān)系的部門模式。有一些作業(yè),雖然彼此性質(zhì)不同.但由于相互間存在極其重要的協(xié)調(diào)關(guān)系,也不妨歸在同一部門之內(nèi)。比如,在一家百貨公司,將某一類商品的采購和銷售劃歸一個主管負(fù)責(zé)。這是因為這樣的管理者最能了解這類顧客的需求,因而能夠隨時適應(yīng)顧客的需要。
5、服務(wù)與保證
劃分部門時,還要考慮崗位之間或部門之間的服務(wù)或保證關(guān)系。傳統(tǒng)原則與觀念是下級服從上級,現(xiàn)代企業(yè)在處理工作崗位或部門之間的關(guān)系時,應(yīng)遵守工序服從原則,下道工序的管理者可以指揮上一道工序的管理者。
6、專業(yè)化
劃分部門時,要使其中的崗位盡可能地配備專業(yè)人員,相同的專業(yè)人員盡可能地集中在一個部門。這樣可以在部門中更有效地行使某種管理職能,并使其符合“規(guī)模經(jīng)濟性”的原則。在實際業(yè)務(wù)流程中,需要具備某些特定的知識和技能,特定的知識和技能需要得越迫切,在劃分部門時,對此類知識和技能的考慮也必將更多、更深刻。
7、人性的因素
由于內(nèi)部摩擦和互相推諉,一個不合理的組織結(jié)構(gòu)即使有最好的人才,也會造成浪費。這種組織不可能留住和培養(yǎng)優(yōu)秀的人才,也不可能吸收高質(zhì)量的新人進入這個組織。所以,在劃分部門時,應(yīng)在有關(guān)人性方面給予足夠的考慮。
8、重視心理因素
實際上,任何一位部門管理者,莫不希望自己的部門受到高層管理者的足夠重視,自己能夠直接向高層管理者報告。這種需受到重視的心理絕不可以當(dāng)作一項部門劃分的原則,因為假定最高決策者要對任何部門和作業(yè)都不加區(qū)別地同等重視,那么他本來可以圓滿進行的任務(wù)就會變成許多大大的事務(wù)而難以進行了。
但這種要求受到重視的心理應(yīng)該在劃分部門時,從另一個角度加以考慮。這就是說;要使每一個部門的管理者不但要考慮當(dāng)前所應(yīng)該受重視的程度,還要考慮到未來應(yīng)該受到重視的程度:不但考慮到局部的重視程度,還要考慮全局的重視程度;不但要考慮直接受到重視的程度,還要考慮到由于向某個重要部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)而受到重視的程度,從而帶來部門管理水平的提高
4.部門劃分的方法
1.按人數(shù)劃分
這是一種最簡單的劃分方法,即每個部門規(guī)定一定數(shù)量的人員,由主管人員指揮完成一定的任務(wù)。這種劃分的特點是只考慮人力因素,在企業(yè)的基層組織的部門劃分中使用較多,如每個班組人數(shù)的確定。
2.按時間劃分
這種方法也常用于基層組織劃分。如許多工業(yè)企業(yè)按早、中。晚三班制進行生產(chǎn)活動,那么部門設(shè)置也是早、中、晚三套。這種方法適用于那些正常的工作日不能滿足市場需求的企業(yè)。
3.按職能劃分
這種方法是根據(jù)生產(chǎn)專業(yè)化原則,以工作或任務(wù)的性質(zhì)為基礎(chǔ)來劃分部門的。這些部門被分為基本的職能部門和派生的職能部門。基本的職能部門處于組織機構(gòu)的首要一級,當(dāng)基本的職能部門的主管人員感到管理幅度太大,影響到管理效率時,就可將本部門任務(wù)細分,從而建立派生的職能部門。這種劃分方法的優(yōu)點是遵循了分工和專業(yè)化原則,有利于充分調(diào)動和發(fā)揮企業(yè)員工的專業(yè)才能,有利于培養(yǎng)和訓(xùn)練專門人才,提高企業(yè)各部門的工作效率。其缺點是,各職能部門容易從自身利益和需要出發(fā),忽視與其他職能部門的配合,各部門橫向協(xié)調(diào)差。
4.按產(chǎn)品劃分
這種方法劃分的部門是按產(chǎn)品或產(chǎn)品系列來組織業(yè)務(wù)活動。這樣能發(fā)揮專業(yè)設(shè)備的效率,部門內(nèi)部上下關(guān)系易協(xié)調(diào);各部門主管人員將注意力集中在特定產(chǎn)品上,有利于產(chǎn)品的改進和生產(chǎn)效率的提高。但是這種方法使產(chǎn)品部門的獨立性比較強而整體性比較差,加重了主管部門在協(xié)調(diào)和控制方面的負(fù)擔(dān)。
5.按地區(qū)劃分
相比較而言,這種方法更適合于分布地區(qū)分散的企業(yè)。當(dāng)一個企業(yè)在空間分布上涉及地區(qū)廣泛,并且各地區(qū)的政治、經(jīng)濟、文化、習(xí)俗等存在差別并影響到企業(yè)的經(jīng)營管理,這時就將某個地區(qū)或區(qū)域的業(yè)務(wù)工作集中起來,委派一位主管人員負(fù)責(zé)。這種方法的優(yōu)點是:因地制宜,取得地方化經(jīng)營的優(yōu)勢效益。其缺點是:需要更多的具有全面管理能力的人員;增加了最高層主管對各部門控制的困難,地區(qū)之間不易協(xié)調(diào)。
6.按服務(wù)對象劃分
這種方法多用于最高層主管部門以下的一級管理層次中的部門劃分。它根據(jù)服務(wù)對象的需要,在分類的基礎(chǔ)上劃分部門。如生產(chǎn)企業(yè)可劃分為專門服務(wù)于家庭的部門、專門服務(wù)于企業(yè)的部門等。這種方法的優(yōu)點是:提供服務(wù)針對性強,便于企業(yè)從滿足各類對象的要求出發(fā)安排活動。其缺點是:按這種方法組織起來的部門,主管人員常常列舉某些原因要求給予特殊照顧和優(yōu)待,從而使這些部門和按照其他方法組織起來的部門之間的協(xié)調(diào)發(fā)生困難。