間接部門也稱事務(wù)部門，包括總務(wù)、行政、安全、財務(wù)、人事、生產(chǎn)管理、產(chǎn)品質(zhì)量管理、采購、對外承包、成本管理、生產(chǎn)技術(shù)、設(shè)計、設(shè)備保全和工程管理等部門。

所謂間接部門是指那些不直接參與生產(chǎn)活動的部門，間接部門的效率改善活動可以參考生產(chǎn)部門的改善活動進(jìn)行。間接部門改善活動的目的主要有兩個方面。

1.追求間接業(yè)務(wù)的效率化，充分發(fā)揮賦予各部門的組織機(jī)能；

2.培養(yǎng)具備維持和改善業(yè)務(wù)效率化體質(zhì)的人才。

培養(yǎng)間接部門人才就是提升員工信息收集、消化處理的能力以及相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)多面手。

而業(yè)務(wù)體質(zhì)改善主要從兩個方面著手：一方面是減少投入的各類事務(wù)損耗，創(chuàng)造高依賴度、低成本的事務(wù)體質(zhì)；另一方面是消除阻礙生產(chǎn)系統(tǒng)效率化的因素，充實和強(qiáng)化業(yè)務(wù)機(jī)能。

此外，間接部門的改善活動還包括員工提案活動和自主保全活動，這些活動應(yīng)該和現(xiàn)場的活動同步進(jìn)行。

間接人員的人數(shù)增加得越多，其人均附加價值就會變得越低。雖然有“規(guī)模效益”這種說法。但它并下適用于間接人員。如果對這種現(xiàn)象采取置之不理的態(tài)度，就會導(dǎo)致企業(yè)平添許多不必要的崗位，造成機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事。因此，無論是從降低成本的角度，還是從經(jīng)營資源合理使用的角度出發(fā)，都必須對間接部門實行合理化管理。

對間接部門的合理化管理，不僅需要改變許多企業(yè)多年來慣用的或現(xiàn)行的工作方法，還要對各部門的責(zé)任與權(quán)限進(jìn)行必要的調(diào)整。因此，僅僅依靠企業(yè)一部分人吊束推進(jìn)是無法取得理想效果的，只有全體人員都開始意識到企業(yè)必須實行效率化管理，間接部門的合理化管理工作才能真正開始步入正軌。

因此，必須集中各部門的人才，組成一個由最高決策者掛帥的團(tuán)隊，來推進(jìn)合理化項目的實施。

在實施合理化管理的進(jìn)程中，分析確定企業(yè)整體及各部門的目標(biāo)人員具有非常重要的意義。因此，各部門必須認(rèn)真分析本部門現(xiàn)在的工作情況，測算出工作量，制定出合理的用人計劃，力求實現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)的整體人員調(diào)整。然后再制定出明確的改善計劃和具體目標(biāo)。例如，將直接部門與間接部門的比例定為8．5對1．5，在這一前提下，或采取將間接部門人員配置減少10人，或采取將管理費減少10％等做法。

將間接部門的功能多樣化，向準(zhǔn)直接部門的方向轉(zhuǎn)變，變成能夠創(chuàng)造直接利潤的體制，這是實現(xiàn)間接部門效率化的重要手段。但是，如果不能將這種政策貫穿始終而流于短期的行為，則會貽患無窮，產(chǎn)生許多負(fù)面后果。因此，必須要用長遠(yuǎn)的眼光來看待間接部門，要給這些部門以必要的理解、支持和培養(yǎng)。另外，還可以根據(jù)經(jīng)營計劃的需要，同時擴(kuò)大對企業(yè)發(fā)展起重要作用的部門，為企業(yè)未來的發(fā)展作好準(zhǔn)備。

與生產(chǎn)現(xiàn)場密切合作的間接部門工作現(xiàn)場(非制造部門)中，尤其有關(guān)采購、貨倉、生管、技術(shù)、設(shè)計等部門，也要導(dǎo)入目視管理。

至于信息現(xiàn)場方面的目視管理，主要指信息的共有化，業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、簡單化、原則化等，借此提供快捷且準(zhǔn)確的信息給生產(chǎn)現(xiàn)場，并有效解決問題。具體為：

(一)文件管理

(1)文件的分類、顏色標(biāo)示。

(2)文件的保管場所標(biāo)示。

(3)文件的定位標(biāo)示。

(二)行動管理

(1)人員的動態(tài)管理：人員去向看板。

(2)個人的月行動計劃。

(3)出勤狀況管理：出勤狀況表。

(三)業(yè)務(wù)管理

(1)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的手冊化。

(2)教育培訓(xùn)的推進(jìn)狀況看板。

(四)OA設(shè)備管理

(1)OA機(jī)器及資訊的保管場所標(biāo)示。

(2)OA機(jī)器、空調(diào)等的管理狀況看板。

間接部門的TPM活動，主要在于消除無效的勞動，預(yù)防錯誤的發(fā)生，提高工作效率，確保順暢地處理各項事務(wù)。

1．TPM在間接部門的方向

(1)支持生產(chǎn)單位的TPM活動。

(2)各項信息處理加工。

(5)消除工作過程中的損失，如：

①時間損失。

②質(zhì)量損失。

③物質(zhì)損失。

2．間接單位TPM的推進(jìn)步驟

(1)清點文件、賬務(wù)及環(huán)境等。

(2)改善問題點，減少工作損失。

(5)制訂工作基準(zhǔn)，做成工作手冊，做到有章可循。

(4)工作檢查，如需要可對工作手冊進(jìn)行修訂。

(5)自主管理，結(jié)合IS09000的推行來運作。

3．各部門TPM活動的關(guān)鍵

(1)銷售：追求最佳的銷售額。

(2)企劃：提供正確的戰(zhàn)略企劃方案。

(5)人事：人力資源的吸收及培育。

(4)采購：提供物美價廉的原材料。

(5)生產(chǎn)：計劃及時的出貨期。

(6)后勤：力求提高員工在后勤方面的滿意度。

1．間接部門的特點

間接部門有兩項任務(wù)：第一項任務(wù)是指生產(chǎn)工程的前期任務(wù)，包括設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備以及材料調(diào)配等；第二項任務(wù)是作為支援生產(chǎn)的任務(wù)，包括確保員工的教育、訓(xùn)練以及構(gòu)筑快捷的信息體系。

與制造現(xiàn)場相比，它主要有以下特點。

(1)間接部門實施7S活動的對象主要是與辦公室間接相關(guān)的物品，包括辦公場地、辦公設(shè)備設(shè)施、辦公用具和文件等。

(2)制造現(xiàn)場開展7S活動的參與者主要是一線員工，而間接部門主要是一些部門職員，他們對7S的認(rèn)識與一線員工有所不同。

(3)不像生產(chǎn)現(xiàn)場的7S一樣有比較明顯的評價標(biāo)準(zhǔn)，因為沒有明確的辦法評價辦公效率的高低。

2．間接部門推行7S活動的必要性

多數(shù)企業(yè)的間接部門都會出現(xiàn)如下現(xiàn)象。

(1)文件、單據(jù)過多

造成文件、單據(jù)過多的原因有鼓勵使用書面聯(lián)絡(luò)、書面報告和書面指示，多余文件不丟棄，答復(fù)其他部門的文件都整理成資料等。

(2)必要的文件、單據(jù)卻沒有。

3．間接部門推行7S活動的目的

(1)減少文件和單據(jù)的數(shù)量。

(2)對企業(yè)外部及其他部門的文件盡早作答。

(3)擴(kuò)大辦公室的使用空間。

(4)避免遺漏發(fā)貨等。

4．要點提示

間接部門也是企業(yè)推行7S活動的部門之一，要摒棄“間接部門不用做7s”、“間接部N7s不好做”等錯誤觀點。