集團(tuán)采購(gòu)是指兩人或兩人以上公用物品的采購(gòu)。

一般是多品種、大批量、大金額、多批次甚至持續(xù)進(jìn)行的，由集體決策，直接關(guān)系到多個(gè)人利益的采購(gòu)活動(dòng)。如果采購(gòu)決策失誤，將對(duì)集團(tuán)造成較大的損失。所以，集團(tuán)采購(gòu)一般要慎重、科學(xué)、嚴(yán)格。家庭采購(gòu)也可以算是集團(tuán)采購(gòu)，但典型的集團(tuán)采購(gòu)主要是指企業(yè)采購(gòu)、政府采購(gòu)、事業(yè)單位采購(gòu)、軍隊(duì)采購(gòu)等。這些不同類(lèi)型的采購(gòu)，有一些共同點(diǎn)，但各自有各自的特點(diǎn)。其中企業(yè)采購(gòu)尤為廣泛和重要，這也是大多數(shù)人關(guān)注的。企業(yè)采購(gòu)根據(jù)企業(yè)類(lèi)型的不同，可分為流通企業(yè)采購(gòu)和生產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)。

(1)集團(tuán)是開(kāi)放的、松散的，在不違反購(gòu)買(mǎi)協(xié)議的情況下，任何高校圖書(shū)館都可以自由地加入或退出集團(tuán)。圖書(shū)館要加入某個(gè)集團(tuán)，不必履行任何手續(xù)，只要參加集團(tuán)購(gòu)買(mǎi)該數(shù)據(jù)庫(kù)就算加入該集團(tuán)了，一臣參與圖書(shū)館不再購(gòu)買(mǎi)該數(shù)據(jù)庫(kù)，就自動(dòng)退出集團(tuán)。

(2)在集團(tuán)內(nèi)各成員館之間的關(guān)系是平等的，集團(tuán)召集館和成員館之間不存在領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是否加入和退出集團(tuán)，完全是各個(gè)圖‘F5館自己的權(quán)利和責(zé)任。任何其他人，即使是集團(tuán)的召集館，也不能要求某個(gè)圖書(shū)館加入或退出集團(tuán)。

(3)集團(tuán)召集館，只是集團(tuán)的代表，其工作主要是資源的調(diào)研、評(píng)估和遴選，代表用戶(hù)的利益，與數(shù)據(jù)庫(kù)商談判價(jià)格和服務(wù)方式，聯(lián)系數(shù)據(jù)庫(kù)的試用和信息反饋，負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)部的組織、協(xié)調(diào)工作以及與代理公司聯(lián)系，組織培訓(xùn)等，但并不對(duì)各個(gè)集團(tuán)成員館的選擇和購(gòu)買(mǎi)負(fù)責(zé)。

(4)集團(tuán)對(duì)于全國(guó)高校和非高校系統(tǒng)都是開(kāi)放的。在集團(tuán)內(nèi)價(jià)格是公開(kāi)、透明的，凡是參加集團(tuán)的圖書(shū)館，都知道集團(tuán)的價(jià)格，也都將享受同等的優(yōu)惠條件。

(5)加入集團(tuán)的各成員館，既要對(duì)自己的學(xué)校負(fù)責(zé)，又要注意維護(hù)整個(gè)集團(tuán)的利益。如果某個(gè)成員館不能很好地履行協(xié)議，不僅會(huì)影響到自己的正常使用，而且可能還會(huì)影響到整個(gè)集團(tuán)的利益和信譽(yù)。所以加入集團(tuán)的各成員館要有集團(tuán)意識(shí)、誠(chéng)信意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和自我保護(hù)意識(shí)。

(6)集團(tuán)和數(shù)據(jù)庫(kù)商既是商家和用戶(hù)的關(guān)系，又是平等合作的關(guān)系。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)商來(lái)說(shuō)，應(yīng)該盡量改進(jìn)自己的服務(wù)，努力滿(mǎn)足用戶(hù)提出的各種要求，如果一時(shí)無(wú)法全部滿(mǎn)足，也應(yīng)列出時(shí)間表，給用戶(hù)一個(gè)答復(fù)。對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該認(rèn)真履行雙方簽訂的合同中的各項(xiàng)規(guī)定，尊重出版社的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，按時(shí)付款。用戶(hù)和數(shù)據(jù)庫(kù)商都要互相尊重、平等合作。

采取什么模式來(lái)組織集團(tuán)，最初大多是由數(shù)據(jù)庫(kù)商提出和選擇的，然后與集團(tuán)召集館進(jìn)行討論，集團(tuán)召集館會(huì)在組織集團(tuán)的模式上給他們提出建議，在價(jià)格上和他們討價(jià)還價(jià)，最后確定一個(gè)雙方都能接受的方案。一般說(shuō)來(lái)，每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)從開(kāi)始談判，到條件談妥，到組織好集團(tuán)，大約需要1—2年的時(shí)間。關(guān)于集團(tuán)采購(gòu)的模式，到目前為止，大約有以下幾種模式：

第一種模式，在全國(guó)范圍內(nèi)組織集團(tuán)，以每個(gè)學(xué)校(Site)為單位參加集團(tuán)，學(xué)校不論大小，都是一個(gè)用戶(hù)，都支付一份費(fèi)用，而且一般都沒(méi)有并發(fā)用戶(hù)數(shù)量限制。到目前為止，大多數(shù)集團(tuán)采取的都是這種模式，這種模式的優(yōu)點(diǎn)是操作比較簡(jiǎn)單。

第二種模式，按地區(qū)或研究機(jī)構(gòu)組織集團(tuán)，每個(gè)地區(qū)或機(jī)構(gòu)組成一個(gè)集團(tuán)，支付一筆固定費(fèi)用，至于有多少個(gè)圖書(shū)館參加集團(tuán)和集團(tuán)內(nèi)每個(gè)圖：書(shū)館的費(fèi)用，數(shù)據(jù)庫(kù)商并不限制，由集團(tuán)內(nèi)各成員館協(xié)商決定。一般會(huì)根據(jù)學(xué)校的規(guī)模、學(xué)生數(shù)量、重點(diǎn)學(xué)科數(shù)量、博士點(diǎn)數(shù)量、文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)、使用量等因素來(lái)確定每個(gè)圖書(shū)館應(yīng)支付的費(fèi)用。這樣做可以使規(guī)模比較小的學(xué)校，花少量的錢(qián)，就可以使用電子資源，有利于擴(kuò)大電子資源的受益面。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是擴(kuò)大了受益面，大的學(xué)校可以幫助小的學(xué)校，缺點(diǎn)是操作起來(lái)非常復(fù)雜，而且沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)判斷學(xué)校的大小，很難協(xié)調(diào)和平衡各成員館之間的利益，容易引起各成員館之間的矛盾。另外，如果某個(gè)圖書(shū)館由于某種原因，不能再續(xù)訂時(shí)，那么該圖書(shū)館原來(lái)承擔(dān)的費(fèi)用就要轉(zhuǎn)給別的圖書(shū)館，這樣勢(shì)必增加了其他圖書(shū)館的負(fù)擔(dān)，甚至可能會(huì)影響整個(gè)集團(tuán)的正常購(gòu)買(mǎi)。

第三種模式，根據(jù)用戶(hù)的情況不同，確定不同的價(jià)格，對(duì)于規(guī)模比較小、使用量也比較少的學(xué)校，費(fèi)用相對(duì)低一些。目前有三種確定不同級(jí)別用戶(hù)的辦法：第一種辦法，針對(duì)不同的使用量，確定不同的價(jià)格級(jí)別，由用戶(hù)參考自己前一年的使用量來(lái)選擇購(gòu)買(mǎi)哪個(gè)價(jià)格級(jí)別和使用量額度；第二種辦法，根據(jù)學(xué)校的規(guī)模、學(xué)生數(shù)量、重點(diǎn)學(xué)科數(shù)量、博士點(diǎn)數(shù)量、文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)、使用量等因素的不同，由數(shù)據(jù)庫(kù)商確定每個(gè)用戶(hù)的級(jí)別；第三種辦法，根據(jù)每個(gè)學(xué)校的學(xué)生人數(shù)(FIE)確定不同的價(jià)格級(jí)別。這種模式看上去比較公平，但是小的學(xué)校少付勢(shì)必導(dǎo)致大的學(xué)校要多付，這樣相當(dāng)于在各成員館之間進(jìn)行了一次文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)的再分配，但是如果價(jià)格差距太大，對(duì)于重點(diǎn)大學(xué)多引進(jìn)資源、建設(shè)一流大學(xué)不利。

第四種模式，根據(jù)成員館的數(shù)量，整個(gè)集團(tuán)選擇購(gòu)買(mǎi)一定數(shù)量的并發(fā)用戶(hù)，在集團(tuán)內(nèi)所有學(xué)校共享這些并發(fā)用戶(hù)，這種模式一般不限制成員館數(shù)量。這種模式適合于那種使用量不太大，但是使用面比較廣的數(shù)據(jù)庫(kù)。

第五種模式，數(shù)據(jù)庫(kù)商根據(jù)參加集團(tuán)的成員館的數(shù)量不同，確定不同的優(yōu)惠價(jià)格，參加集團(tuán)的圖書(shū)館越多，價(jià)格越優(yōu)惠，所有參加集團(tuán)的學(xué)校都可以享受這個(gè)優(yōu)惠價(jià)格。這種模式比較適合中國(guó)這樣一個(gè)發(fā)展中國(guó)家的情況。在許多發(fā)達(dá)國(guó)家，市場(chǎng)已基本飽和了，而中國(guó)還有很大的潛在市場(chǎng)，每年都會(huì)有新的用戶(hù)加入集團(tuán)，所以對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)商來(lái)說(shuō)，他們收入的增加應(yīng)該主要來(lái)自新的用戶(hù)，而不是數(shù)據(jù)庫(kù)價(jià)格的增加。

第六種模式，有些公司的數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品中包含有若千個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)不同學(xué)科組成若干個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)組。集團(tuán)成員可以根據(jù)自己需要，選擇購(gòu)買(mǎi)不同的數(shù)據(jù)庫(kù)(組)，而且一般選擇購(gòu)買(mǎi)的數(shù)據(jù)庫(kù)越多，享受的優(yōu)惠也越多。

第七種模式，對(duì)于大多數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶(hù)購(gòu)買(mǎi)的只是使用權(quán)，而不是所有權(quán)。購(gòu)買(mǎi)使用權(quán)，一般有兩種方式。第一種方式，用戶(hù)購(gòu)買(mǎi)了一年時(shí)間的使用權(quán)限，這時(shí)不僅可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)中當(dāng)年的數(shù)據(jù)，而且還可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)中的回溯數(shù)據(jù)。第二種方式，用戶(hù)購(gòu)買(mǎi)了一年數(shù)據(jù)的使用權(quán)，不管用戶(hù)何時(shí)購(gòu)買(mǎi)，都可以使用所購(gòu)買(mǎi)的年份的數(shù)據(jù)，即不管是1月份購(gòu)買(mǎi)，還是12月份購(gòu)買(mǎi)，價(jià)格都是一樣的。對(duì)于這種方式，如果用戶(hù)要使用回溯數(shù)據(jù)，一般需要另外付費(fèi)購(gòu)買(mǎi)。

第八種模式，對(duì)于許多全文數(shù)據(jù)庫(kù)，在購(gòu)買(mǎi)時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)是和紙本期刊捆綁在一起購(gòu)買(mǎi)的。大多數(shù)出版社推廣‘電子期刊是為了保護(hù)和擴(kuò)大他們的紙本期刊訂單，所以他們?cè)谥贫ㄙ?gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)格方案時(shí)，要求用戶(hù)不能撤銷(xiāo)紙本期刊的訂單，或者訂購(gòu)紙本期刊必須達(dá)到最低的“門(mén)檻值”，才有資格購(gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)庫(kù)。在這種情況下，用戶(hù)只要再支付少量費(fèi)用，或者不支付費(fèi)用就可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)。也有一些出版社，為了鼓勵(lì)用戶(hù)訂購(gòu)更多的紙本期刊，在用戶(hù)購(gòu)買(mǎi)了數(shù)據(jù)庫(kù)之后，如果還想再購(gòu)買(mǎi)紙本期刊，可以享受相當(dāng)大的優(yōu)惠價(jià)格。對(duì)于全文數(shù)據(jù)庫(kù)，這種和紙本期刊捆綁在一起購(gòu)買(mǎi)的情況相當(dāng)普遍。從用戶(hù)的角度說(shuō)，這種捆綁采購(gòu)的模式，并不完全適合中國(guó)的情況，因?yàn)槲覈?guó)圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)非常緊張，很難重復(fù)購(gòu)買(mǎi)紙本期刊和電子期刊。

第九種模式，現(xiàn)在購(gòu)買(mǎi)的大多數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)，都是出版社自主版權(quán)的數(shù)據(jù)和檢索平臺(tái)，但是也有的出版社只有數(shù)據(jù)，而沒(méi)有檢索平臺(tái)，所以出版社需要和別的公司合作，請(qǐng)這些公司做出版社的代理公司，將出版社的數(shù)據(jù)放到代理公司的檢索平臺(tái)下，組成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。這種數(shù)據(jù)庫(kù)，一般都有多個(gè)代理公司和檢索平臺(tái)，價(jià)格也不盡相同，因此很難做到整個(gè)集團(tuán)統(tǒng)一選擇一家代理公司的平臺(tái)，在這種情況下，只能組織一個(gè)數(shù)據(jù)的集團(tuán)，和出版商談判購(gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)的集團(tuán)價(jià)格，再和代理公司分別談判檢索平臺(tái)的價(jià)格，然后由用戶(hù)自己選擇檢索平臺(tái)。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是，由于是幾個(gè)公司作為代理公司，互相競(jìng)爭(zhēng)，所以檢索平臺(tái)的價(jià)格相當(dāng)不錯(cuò)，缺點(diǎn)是由于各館選擇了不同的檢索平臺(tái)，所以培訓(xùn)和管理比較麻煩。

第十種模式，以上九種模式都是各館自己選擇購(gòu)買(mǎi)自己所需要的數(shù)據(jù)庫(kù)，與別的圖書(shū)館幾乎沒(méi)有關(guān)系。但是也有另外一種模式，就是共建共享的模式，即集團(tuán)內(nèi)各館分別購(gòu)買(mǎi)一部分內(nèi)容，比如每個(gè)館分別選擇一部分電子圖書(shū)和電子學(xué)位論文，然后集團(tuán)內(nèi)成員一起共享所有這些電子圖書(shū)和電子學(xué)位論文。如果集團(tuán)成員越多，共享的資源也就越多。這種模式做到了真正的共建共享，但是一般這種模式都有并發(fā)用戶(hù)數(shù)量限制。