采購(gòu)決策
1.采購(gòu)決策概述
采購(gòu)決策是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的要求,提出各種可行采購(gòu)方案,對(duì)方案進(jìn)行評(píng)價(jià)和比較,按照滿意性原則,對(duì)可行方案進(jìn)行抉擇并加以實(shí)施和執(zhí)行采購(gòu)方案的管理過程。采購(gòu)決策是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,其關(guān)鍵問題是如何制訂最佳的采購(gòu)方案,確定合理的商品采購(gòu)數(shù)量,為企業(yè)創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.采購(gòu)決策的特點(diǎn)
采購(gòu)決策是企業(yè)決策中的重要組成部分,它具有以下特點(diǎn):
(1)預(yù)測(cè)性。指對(duì)未來的采購(gòu)工作做出推測(cè),應(yīng)建立在對(duì)市場(chǎng)預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)之上。
(2)目的性。任何采購(gòu)決策的目的都是為了達(dá)到一定的采購(gòu)目標(biāo),如降低采購(gòu)成本等。
(3)可行性。指選擇的決策方案應(yīng)是切實(shí)可行的,否則就會(huì)失去決策的意義。
(4)評(píng)價(jià)性。評(píng)價(jià)性是指通過對(duì)各種可行方案進(jìn)行分析評(píng)價(jià),選擇滿意方案。
3.采購(gòu)決策的作用
企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中面臨著大量的決策問題,決策是管理者花費(fèi)時(shí)間和精力最多的工作之一??茖W(xué)的決策可以把握正確的經(jīng)營(yíng)方向,趨利避害、揚(yáng)長(zhǎng)避短,對(duì)于提高企業(yè)的生存和競(jìng)爭(zhēng)能力具有積極的作用。采購(gòu)決策除了具有規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、增強(qiáng)活力等一般作用之外,還可以發(fā)揮以下重要作用。
1)優(yōu)化采購(gòu)活動(dòng)
采購(gòu)活動(dòng)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工程、產(chǎn)品成本和質(zhì)量等產(chǎn)生重要影響,為了保證企業(yè)各項(xiàng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),必須推進(jìn)采購(gòu)活動(dòng)的優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)方式、采購(gòu)渠道、采購(gòu)過程的最優(yōu)化,提高采購(gòu)資源的最佳配置。
2)實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)
為了滿足即時(shí)生產(chǎn)的需要,應(yīng)實(shí)行準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu),而合理的采購(gòu)決策則使準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)成為可能。
3)提高經(jīng)濟(jì)效益
在產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量、服務(wù)等一定的情況下,準(zhǔn)確采購(gòu)可降低進(jìn)價(jià)、減少庫(kù)存、降低各種費(fèi)用的支出,使企業(yè)獲得更大的利潤(rùn),提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。采購(gòu)活動(dòng)受到諸多因素的影響,它們之間存在特定的關(guān)系,任何一種因素處理不好,都可能影響經(jīng)濟(jì)效益的提高。
4.采購(gòu)決策的程序
采購(gòu)決策關(guān)系到采購(gòu)工作的質(zhì)量,是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,必須按照一定的程序來進(jìn)行,基本程序如下所述。
(1)確定采購(gòu)目標(biāo)
根據(jù)企業(yè)的總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo),確定企業(yè)的采購(gòu)目標(biāo)。企業(yè)采購(gòu)的總目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)及時(shí)準(zhǔn)確的采購(gòu),滿足經(jīng)營(yíng)的需要,降低采購(gòu)費(fèi)用,提高經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)采購(gòu)總目標(biāo),可制定采購(gòu)的具體目標(biāo),如訂購(gòu)批量目標(biāo)、訂購(gòu)時(shí)間目標(biāo)、供應(yīng)商目標(biāo)、價(jià)格目標(biāo)、交貨期目標(biāo)等。
(2)收集有關(guān)的信息
信息是采購(gòu)決策的依據(jù),信息的可靠性決定采購(gòu)決策的正確性。信息按來源不同分為外部信息和內(nèi)部信息。
- 1)企業(yè)外部信息包括以下內(nèi)容:
- 宏觀的法律、經(jīng)濟(jì)政策。
- 貨源的信息。
- 科技信息。
- 運(yùn)輸方面的信息。
- 有相同需求的同行情況。同行從哪里采購(gòu),進(jìn)價(jià)多少;是否有更經(jīng)濟(jì)的材料;能否聯(lián)合采購(gòu)以降低進(jìn)價(jià)等。
- 2)企業(yè)內(nèi)部信息包括以下內(nèi)容:
- 物資需求情況。根據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃制定需求計(jì)劃,再結(jié)合庫(kù)存情況,制定采購(gòu)計(jì)劃。
- 庫(kù)存情況。如企業(yè)庫(kù)存能力如何、庫(kù)存費(fèi)用多少、現(xiàn)有商品庫(kù)存狀況。
- 財(cái)務(wù)情況。如是否有充足的采購(gòu)資金、采購(gòu)資金的周轉(zhuǎn)速度和籌集狀況。
- 本企業(yè)采購(gòu)隊(duì)伍情況。包括采購(gòu)人員的敬業(yè)精神、綜合素質(zhì)、合作精神等。
(3)擬定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的多個(gè)可行性方案
(4)選擇滿意的方案
針對(duì)以上各種方案,綜合分析,選擇滿意方案。方案的選擇問題是一個(gè)對(duì)各種可行方案進(jìn)行分析評(píng)價(jià)的過程。具體的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)因企業(yè)不同以及企業(yè)外部環(huán)境不同而異。
實(shí)際工作中,即使市場(chǎng)行情一定,不同類型的企業(yè)也會(huì)根據(jù)自身?xiàng)l件,采用不同的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。滿意的方案不一定是贏利最大的方案,而是對(duì)企業(yè)最有利、最可行的方案。
采購(gòu)決策的內(nèi)容很多,包括供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)渠道的選擇、采購(gòu)商品的品種、規(guī)格和質(zhì)量的選擇。不同的決策內(nèi)容如采購(gòu)時(shí)機(jī)、采購(gòu)批量、采購(gòu)價(jià)格等的決策,有不同的決策方法。采購(gòu)決策的方法很多,有定量決策的方法,也有定性決策的方法。主要有采購(gòu)人員估計(jì)法、期望值決策法、經(jīng)理人員意見法、數(shù)學(xué)模型法和直接觀察法。
1)采購(gòu)人員估計(jì)法。這種方法是召集一些采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)較豐富的采購(gòu)人員,征求他們對(duì)某一決策問題的看法,然后將他們的意見綜合起來,形成決策結(jié)果。
2)期望值決策法。這種方法是根據(jù)歷史資料來進(jìn)行決策。
3)經(jīng)理人員意見法。這種方法先征求部門經(jīng)理的意見,再做出決策。如果企業(yè)要選擇合適的供應(yīng)商,可采用經(jīng)理人員意見法。
- 具體步驟是:
- 征求采購(gòu)、生產(chǎn)、技術(shù)、銷售、財(cái)務(wù)等各部門經(jīng)理人員意見,各經(jīng)理按自己的標(biāo)準(zhǔn)給予不同評(píng)分。
- 匯總,按評(píng)分淘汰一部分供應(yīng)商。
- 讓各經(jīng)理對(duì)剩下的供應(yīng)商打分。
- 經(jīng)多次反復(fù),直到選擇合適的供應(yīng)商。
此種方法需多次反復(fù),耗費(fèi)時(shí)間,可行性差。
4)數(shù)學(xué)模型法。如果企業(yè)為了達(dá)到采購(gòu)存儲(chǔ)總費(fèi)用最低的目的,就必須用經(jīng)濟(jì)批量模型計(jì)算最佳采購(gòu)批量。值得注意的是,采用數(shù)學(xué)模型一定要注意使用條件。
5)直接觀察法。采購(gòu)部門的決策者在對(duì)簡(jiǎn)單問題決策時(shí),按一定的標(biāo)準(zhǔn)或按關(guān)鍵采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn),淘汰不符合標(biāo)準(zhǔn)的方案,對(duì)符合標(biāo)準(zhǔn)的方案按優(yōu)劣順序及可行性排列,選擇滿意方案。
總之,根據(jù)決策問題的特點(diǎn),選擇一種方法或幾種方法結(jié)合起來,能提高采購(gòu)決策的正確性,減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
(5)實(shí)施與反饋
有了采購(gòu)目標(biāo)和滿意的采購(gòu)方案,還要制定具體的實(shí)施細(xì)則,以使采購(gòu)方案得以實(shí)施。同時(shí),還應(yīng)注意收集、整理方案在實(shí)施過程中出現(xiàn)的新情況和新問題,進(jìn)行必要的調(diào)整,以保證采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
最后,對(duì)采購(gòu)方案的實(shí)施進(jìn)行檢查和分析。在實(shí)施與反饋過程中,應(yīng)將實(shí)際執(zhí)行情況與原定決策目標(biāo)進(jìn)行比較。
上述采購(gòu)決策程序,可用圖表示:
決策誤差的出現(xiàn)是不可避免的,誤差產(chǎn)生的原因可以概括為兩個(gè)方面:一是決策本身有漏洞;二是具體實(shí)施過程中的執(zhí)行力。無論是什么原因,都應(yīng)該確定改進(jìn)的措施,為下一步的采購(gòu)決策提供依據(jù)。