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采購過程

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1.什么是采購過程

采購過程是指從采購計(jì)劃開始,到采購詢價(jià)、采購合同簽定,一直到采購材料進(jìn)場為止的過程。

2.采購過程的內(nèi)容

1、詢價(jià)(Solicitation)

詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息,該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)(SourceQualification)。獲取信息的渠道有:招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。

2、供方選擇(Source Selection)

這個(gè)階段根據(jù)既定的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評價(jià)方法有以下幾種:

合同談判:雙方澄清見解,達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”。

加權(quán)方法:把定性數(shù)據(jù)量化,將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標(biāo)法”。

篩選方法:為一個(gè)或多個(gè)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。

獨(dú)立估算:采購組織自己編制“標(biāo)底”,作為與賣方的建議比較的參考點(diǎn)。

一般情況下,要求參與競爭的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后,經(jīng)談判,買賣雙方簽訂合同。

3、合同管理

合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程,一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。

1)授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。

2)監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績效

3)檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

4)變更控制,以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn),并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。

5)根據(jù)合同條款,建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系。

6)采購審計(jì)。

7)正式驗(yàn)收和合同歸檔。

3.采購過程的控制

一般而言,采購過程應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行控制:

1、制定詳盡的價(jià)格表(含價(jià)格上限和相關(guān)政策)

2、采用符合企業(yè)特點(diǎn)的采購策略(如常用的經(jīng)濟(jì)批量采購策略)

3、規(guī)定嚴(yán)格的采購流程(含申請制度、歸口部門、訂單審批制度、訂單跟蹤等過程)

4、制定合理的質(zhì)檢與驗(yàn)收流程等。除此之外,采購付款也應(yīng)當(dāng)涵蓋在采購過程管理中,何時(shí)付款和如何付款同樣需要進(jìn)行成本與效益的平衡,因?yàn)?a href="/wiki/%E8%B5%84%E9%87%91" title="資金">資金同樣是有成本的(資金成本)。

4.外包過程與采購過程的區(qū)別與聯(lián)系

一、兩者的區(qū)別

1、目的有所不同

對外包過程進(jìn)行控制和管理的目的,是確保其滿足質(zhì)量管理體系所要求的過程能力。承包方必須按照組織對過程事先策劃的安排(遵循所提供的程序或相關(guān)文件)進(jìn)行運(yùn)作。

對采購過程進(jìn)行控制的目的,是確保組織所采購的產(chǎn)品質(zhì)量要求、交付和服務(wù)等方面符合己規(guī)定的采購要求。尤其對于影響組織最終產(chǎn)品質(zhì)量的產(chǎn)品的采購,有效進(jìn)行供方選擇、評價(jià)和重新評價(jià)的控制至關(guān)重要。

2、對象有所不同

對外包過程的控制和管理,側(cè)重于過程的監(jiān)視和測量,控制對象是過程,當(dāng)然也包括對過程的結(jié)果(提供的產(chǎn)品)進(jìn)行驗(yàn)證。否則,無法充分證明其過程具備的能力

對采購過程的控制,側(cè)重于產(chǎn)品的監(jiān)視和測量,控制對象是產(chǎn)品??刂频闹饕绞绞沁M(jìn)貨驗(yàn)證,只有在"適當(dāng)時(shí)"(包括特殊過程、關(guān)鍵過程或?qū)ψ罱K產(chǎn)品構(gòu)成重要影響時(shí)),可向供方提出某些方面的要求(7.4.2條款),目的是使供方持續(xù)提供符合組織所要求的產(chǎn)品。

3、控制方法有所不同

對外包過程既要實(shí)施控制,又要進(jìn)行管理,涉及從輸入到輸出的整個(gè)運(yùn)作過程(包括其子過程)。如對產(chǎn)品制造過程的外包,不僅應(yīng)對其過程實(shí)施必要的監(jiān)視,還應(yīng)從原材料驗(yàn)證開始,直至最終產(chǎn)品的監(jiān)視和測量,都保持相應(yīng)的記錄。采購過程一般不涉及供方產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的管理,其控制方法緊緊圍繞供方所提供的產(chǎn)品、交付和服務(wù)等方面進(jìn)行驗(yàn)證,除"適當(dāng)外",很少要求供方必須進(jìn)行原材料進(jìn)貨驗(yàn)證、半成品檢驗(yàn)和提供記錄或報(bào)告。

4、實(shí)施部門有所不同

對采購過程實(shí)施控制,主要責(zé)任者是組織的采購部門或供應(yīng)部門。若把設(shè)計(jì)和開發(fā)過程、產(chǎn)品防護(hù)過程(如成品的儲藏和運(yùn)輸)、產(chǎn)品的監(jiān)視和測量過程(如房地產(chǎn)商委托監(jiān)理部門實(shí)施建房跟蹤)、服務(wù)過程(如旅行社委托異地景點(diǎn)導(dǎo)游)等外包過程,一律有采購部門或供應(yīng)部門進(jìn)行控制和管理,顯然不合適。只有將外包過程授權(quán)對口部門或由分管負(fù)責(zé)人實(shí)施控制和管理,才能取得預(yù)期的效果。

二、兩者的聯(lián)系

外包過程和采購過程具有一定的內(nèi)聯(lián)系。如采購過程中的選擇、評價(jià)和重新評價(jià)供方的方式,組織與合格供方簽訂相關(guān)合同或協(xié)議的形式以及在"適當(dāng)時(shí)"對供方提出其他要求等,外包過程都可以借鑒。尤其是產(chǎn)品制造過程的外包,很多要求都和采購過程的要求相類似,只是在控制程度和管理要求方面有所不同,稍加補(bǔ)充和完善即可實(shí)施。

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