項目溝通計劃是對于項目全過程的溝通工作，溝通方法、溝通渠道等各個方面的計劃與安排。

就大多數(shù)項目而言，溝通計劃的內(nèi)容是作為項目初期階段工作的一個部分。同時，項目溝通計劃還需要根據(jù)計劃實施的結果進行定期檢查，必要時還需要加以修訂。所以項目溝通計劃管理工作是貫穿于項目全過程的一項工作，項目溝通計劃是和項目組織計劃緊密聯(lián)系在一起的，因為項目的溝通直接受項目組織結構的影響。

溝通計劃包括決定項目涉及人的信息和溝通需求：誰需要什么信息；什么時候需要；怎么獲得。雖然所有的項目都需要溝通項目信息，但信息需求和傳播方式差別很大。確認涉及人的信息需求和決定滿足需求的適當方式是項目獲得成功的重要因素。

對于大多數(shù)項目，溝通計劃的大部分工作作為項目前期階段的一部分來完成。然而本過程的結果在項目進行中應時常被復查和修訂（如有需要）以確保持續(xù)的應用性。

溝通計劃常常與組織計劃緊密聯(lián)系在一起，因為項目的組織結構對項目溝通要求有重大影響。

項目溝通計劃包括四個方面的具體工作，如下圖所示：

1、編制項目溝通計劃前的準備工作

1）收集信息

• 項目溝通內(nèi)容方面的信息；
• 項目溝通所需溝通手段的信息；
• 項目溝通的時間和頻率方面的信息；
• 項目信息來源與最終用戶方面的信息。

2）所獲信息的加工處理

對收集到的溝通計劃方面的信息進行加工和處理也是編制項目溝通計劃的重要一環(huán)，而且只有經(jīng)過加工處理過的信息，才能作為編制項目溝通計劃的有效信息使用。

2、項目溝通需求的確定

項目溝通需求的確定是在信息收集的基礎上，對項目組織的信息需求做出的全面決策，其內(nèi)容包括：

• 項目組織管理方面的信息需求；
• 項目內(nèi)部管理方面的信息需求；
• 項目技術方面的信息需求；
• 項目實施方面的信息需求；
• 項目與公眾關系的信息需求。

3、溝通方式與方法的確定

在項目溝通中，不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法，因此在編制項目溝通計劃過程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個方面：

• 溝通需求的緊迫程度；
• 溝通方式方法的有效性；
• 項目相關人員的能力和習慣；
• 項目本身的規(guī)模。

4、項目溝通計劃的編制

項目溝通計劃的編制是要根據(jù)收集的信息，先確定出項目溝通要實現(xiàn)的目標，然后是根據(jù)項目溝通目標和確定項目溝通需求去分解得到項目溝通的任務，進一步根據(jù)項目溝通的時間要求去安排這些項目溝通任務，并確定出保障項目溝通計劃實施的資源和預算。

項目溝通計劃書的內(nèi)容除了前面給出的目標、任務、時間要求、具體責任、預算與資源保障以外，一般還應該包括下列特殊內(nèi)容：

• 信息的收集和歸檔格式要求；
• 信息發(fā)布格式與權限的要求；
• 對所發(fā)布信息的描述；
• 更新和修訂項目溝通管理計劃的方法；
• 約束條件與假設前提。