保管庫存是指商業(yè)批發(fā)企業(yè)的倉儲部門掌握的庫存商品數(shù)量，也叫“倉庫庫存”。在商業(yè)批發(fā)企業(yè)中，倉儲部門為了便于管理庫存商品，需要設置商品保管帳，掌握倉庫中商品的收、付、結、存數(shù)量，據(jù)以做好商品保管和收發(fā)工作、明確物資保管責任。

企業(yè)為了正確核算存貨的價值，保護存貨的安全和完整，除供應部門應掌握可供調(diào)撥存貨的增減存數(shù)量外，會計部門和倉庫還應有按照各自需要記錄的庫存數(shù)。會計部門為了核算存貨的價值，必須正確核算存貨的數(shù)量。會計核算存貨數(shù)量的增減時，其標志是是否取得或失去存貨的所有權。我國《企業(yè)會計準則》規(guī)定，存貨的界定應以法定所有權轉(zhuǎn)移為標志，凡在盤存日法定所有權屬于企業(yè)的存貨，不論存在何處，都應界定為企業(yè)的存貨；凡在盤存日法定所有權不屬于企業(yè)的存貨，即使存于本企業(yè)的倉庫，也不界定為企業(yè)的存貨。倉庫保管部門記載存貨的增、減、存是以實際入庫或出庫為標志進行登記的，它是一種實物庫存。

會計庫存與保管庫存的差異主要表現(xiàn)在以下三個方面：①已入庫未購，如接受受托代銷或保管；②已出庫未銷，如代扣、代銷、寄銷等；③已銷本出庫，如會計上已根據(jù)發(fā)票記帳，而購方未向倉庫提貨。由于以上差異的客觀存在，保管庫存數(shù)與會計庫存數(shù)很難一致。

調(diào)整會計庫存與保管庫存的差異：根據(jù)盤點結果，應確定已入庫采購和已銷未出庫、已出庫未銷數(shù)，按以下公式調(diào)整為會計庫存數(shù)：

會計庫存數(shù)=保管庫存數(shù)+已出庫未銷售-已銷售未出庫-已入庫末作采購

這些數(shù)字應由供應、會計、保管部門的相關人員核對清楚；

批發(fā)企業(yè)在經(jīng)營過程中，其業(yè)務部門、倉儲部門、會計部門都需要掌握庫存商品的數(shù)量，但各部門的要求不同，由業(yè)務部門掌握的，稱“可調(diào)庫存”；由倉儲部門掌握的，稱“保管庫存”；由財會部門掌握的，稱“會計庫存”。業(yè)務部門根據(jù)可調(diào)庫存，可隨時掌握可供調(diào)撥的商品數(shù)量，以便調(diào)撥開單和組織進貨。倉儲部門根據(jù)保管庫存，可隨時掌握庫存商品數(shù)量，以便做好保管和收發(fā)工作。財會部門根據(jù)會計庫存，可了解商品資金占用，以便加強資金管理。三種庫存的增加，都以商品驗收入庫為依據(jù)，但三種庫存的減少，在業(yè)務部門以開單調(diào)撥為依據(jù)，倉儲部門以商品提運出庫為依據(jù)，財會部門以銷售商品出入帳時間為依據(jù)。由于從開單經(jīng)倉庫發(fā)貨到貨款結算，往往要經(jīng)過若干時間，因此，三種庫存中，通常是會計庫存大于保管庫存，保管庫存又大干可調(diào)庫存。三種庫存彼此銜接可以系統(tǒng)地反映批發(fā)企業(yè)庫存商品在購銷過程中的全部動態(tài)及其演變過程。在明細分類核算中，為減少工作量，一般不需設置三套庫存商品明細帳，而由業(yè)務部門與財會部門合用一套帳，稱“二帳合一”，倉儲部門則單獨設置一套帳。有些小型批發(fā)企業(yè)還實行業(yè)務、倉庫、財會三方面合署辦公，合用一套帳，稱“三帳合一”。