控制信息是指組織的管理部門，為了實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)而對(duì)組織活動(dòng)的各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督、調(diào)節(jié)所應(yīng)有的信息。控制信息主要來(lái)自組織的內(nèi)部，要求比較詳細(xì)具體。

管理中的控制信息可以來(lái)自系統(tǒng)輸出的結(jié)果，也可以來(lái)自過(guò)程中，或者來(lái)自系統(tǒng)錄入及主要擾動(dòng)量的變化。根據(jù)信息的性質(zhì)，可將控制劃分為前饋控制、同期控制、反饋控制三類。

(一)前饋控制

前饋控制是在工作正式開始前，管理者對(duì)工作中可能會(huì)產(chǎn)生的偏差進(jìn)行預(yù)測(cè)和估計(jì)并采取防范措施，將可能會(huì)發(fā)生的偏差消除于產(chǎn)生之前的一種控制類型。

前饋控制的側(cè)重點(diǎn)在于預(yù)先防范。它與反饋控制的主要區(qū)別是，它是在控制產(chǎn)生偏差的原因，而不是控制行動(dòng)的結(jié)果，它最大的優(yōu)點(diǎn)是克服了時(shí)滯現(xiàn)象，同時(shí)，這也是它在現(xiàn)代化管理中的一大重要特點(diǎn)。

值得指出的是，前饋控制的優(yōu)點(diǎn)還有：

1、避免了事后控制對(duì)已鑄成差錯(cuò)的事件無(wú)能為力的弊端；

2、易于被接受。由于是針對(duì)某項(xiàng)計(jì)劃行動(dòng)所依賴的條件所進(jìn)行的控制，不是針對(duì)具體人員，因而不易造成對(duì)立面的沖突，易于被接受并付諸實(shí)施。

不過(guò)，前饋控制的困難在于，它需要及時(shí)和準(zhǔn)確的信息，并要求管理人員充分了解前饋控制因素與計(jì)劃工作的影響關(guān)系。

(二)同期控制

同期控制是一種發(fā)生在計(jì)劃執(zhí)行工作中(管理者親臨現(xiàn)場(chǎng))所進(jìn)行的控制。它具有監(jiān)督(按預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)檢查)和指導(dǎo)(據(jù)自己經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)或共同商討解決)兩項(xiàng)職能。

同期控制的側(cè)重點(diǎn)在于及時(shí)了解情況并予以指導(dǎo)，它是一種主要為基層管理者所采用的控制方法。因?yàn)樗话愣荚诂F(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，故又被稱為現(xiàn)場(chǎng)控制。它能做到偏差被即時(shí)發(fā)現(xiàn)、即時(shí)了解與即時(shí)解決。

具體來(lái)說(shuō)，同期控制的優(yōu)點(diǎn)是，有指導(dǎo)職能，可提高工作能力及自我控制能力；但缺點(diǎn)甚多。這就是：

1、受管理者時(shí)間、精力、業(yè)務(wù)水平的制約；

2、現(xiàn)場(chǎng)控制的應(yīng)用范圍較小；

3、易形成心理上的對(duì)立。

因此，同期控制不可能作為常規(guī)控制辦法，只能是其他控制的補(bǔ)充。

(三)反饋控制

反饋是指將系統(tǒng)的輸出信息返送到輸入端，同輸入信息進(jìn)行比較。它是用過(guò)去的情況來(lái)指導(dǎo)現(xiàn)在和將來(lái)，它的側(cè)重點(diǎn)在于矯正偏差，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

反饋控制是管理控制工作的主要方式，是最常用的控制類型。它的優(yōu)點(diǎn)有：首先，它能為管理者提供出計(jì)劃執(zhí)行的效果究竟是怎樣的真實(shí)信息；其次，還可以增強(qiáng)員工的積極性。因?yàn)?，人們希望獲得評(píng)價(jià)自身績(jī)效的信息，而反饋正好能提供出這樣的信息。再次，由于是在工作開始之前所進(jìn)行的控制，因而能夠避免事后控制對(duì)已鑄成差錯(cuò)的事件無(wú)能為力的弊端。最后，它是在工作開始之前，針對(duì)某項(xiàng)計(jì)劃行動(dòng)所依賴的條件(而不是針對(duì)具體人員)所進(jìn)行的控制，因而不易造成對(duì)立面的沖突，易于被被管理者接受并付諸實(shí)施。

反饋控制的困難在于它的時(shí)滯性，即從發(fā)現(xiàn)偏差到采取更正措施之間，可能會(huì)有時(shí)間的延遲現(xiàn)象存在。這就是說(shuō)，在進(jìn)行更正的時(shí)候，實(shí)際情況可能已經(jīng)有了很大的變化，而且往往是損失已經(jīng)造成了。

值得強(qiáng)調(diào)的是，時(shí)滯現(xiàn)象對(duì)系統(tǒng)的危害極大，它可以使系統(tǒng)的輸出劇烈波動(dòng)和不穩(wěn)定，導(dǎo)致系統(tǒng)的狀況繼續(xù)惡化甚至崩潰。因此，反饋控制與亡羊補(bǔ)牢類似。它需要及時(shí)和準(zhǔn)確的信息。

綜合上述，三種控制類型的比較如圖所示，一目了然。圖中的實(shí)線代表信息，虛線代表糾正措施。

圖一　三種控制的區(qū)別

信息控制系統(tǒng)的建立，是一項(xiàng)十分繁瑣而又復(fù)雜的工作，其過(guò)程包羅萬(wàn)象，同時(shí)，由于系統(tǒng)的不同，所考慮的因素也就沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，必須運(yùn)用系統(tǒng)的方法來(lái)做好這項(xiàng)工作。信息控制系統(tǒng)的建立與其他管理信息系統(tǒng)的建立有著相似的程序，分為三個(gè)步驟：系統(tǒng)分析，系統(tǒng)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)的綜合評(píng)價(jià)。

(一)系統(tǒng)分析

系統(tǒng)分析是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的前期工作，其目的是為了設(shè)計(jì)一個(gè)最優(yōu)的系統(tǒng)。系統(tǒng)分析所要分析的內(nèi)容是：建立系統(tǒng)的目的是什么?希望系統(tǒng)能夠做些什么?誰(shuí)來(lái)使用系統(tǒng)?什么時(shí)候使用?用戶希望的目標(biāo)是什么?

從事系統(tǒng)分析工作也有一定的程序，通常要遵循以下幾個(gè)步驟：

1．確定邊界。在進(jìn)行系統(tǒng)分析時(shí)，首先必須明確問(wèn)題的性質(zhì)及所限定的范圍，再研究問(wèn)題中所包含的重要因素，各因素間的相互關(guān)系及其與外部環(huán)境的關(guān)系。

2．確定目標(biāo)。目標(biāo)指決策者希望達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。決策者可能只有一個(gè)單純的目標(biāo)，也可能希望同時(shí)實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目標(biāo)。單目標(biāo)的系統(tǒng)分析比較簡(jiǎn)單，而多目標(biāo)的系統(tǒng)分析則要考慮目標(biāo)之間的協(xié)調(diào)，以免因某一方面目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而對(duì)其他目標(biāo)產(chǎn)生不利的影響，因此，要防止發(fā)生目標(biāo)之間相互抵觸或顧此失彼的現(xiàn)象。

3．收集資料。模式的建立及方案的研究和擬定，都必須有資料作依據(jù)，各種方案的可行性論證，更需要有準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)，所以在確定邊界及目標(biāo)后，即需要著手收集有關(guān)的資料。

4．建立模式。模式是指簡(jiǎn)單的圖形、實(shí)體或符號(hào)來(lái)代表一個(gè)真實(shí)的系統(tǒng)，以達(dá)到化繁為簡(jiǎn)的目的。

5．制定標(biāo)準(zhǔn)。要力求實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)分析所擬定的目標(biāo)，必須設(shè)定支付的費(fèi)用及所要獲得的效益標(biāo)準(zhǔn)。

6．進(jìn)行分析。將整個(gè)系統(tǒng)劃分為若干子系統(tǒng)，先就各子系統(tǒng)進(jìn)行局部分析，將分析得到的結(jié)果，再作綜合研究，以對(duì)系統(tǒng)整體進(jìn)行分析。上述各個(gè)步驟，只適用于一般情況，并非固定不變，在實(shí)際運(yùn)用時(shí)，可視個(gè)別情況斟酌選擇，有的步驟可以同時(shí)進(jìn)行，有的步驟可以先后移動(dòng)。

(二)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

經(jīng)過(guò)系統(tǒng)分析，有了明確的目標(biāo)之后，就可以開始系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作了。

設(shè)計(jì)一套信息控制系統(tǒng)，一般包括下列幾項(xiàng)內(nèi)容：在最少的限制情況下，決定一個(gè)系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的功用；設(shè)計(jì)“可行的理想的系統(tǒng)目標(biāo)”，以供正常情況下使用；收集有關(guān)“可行的理想的系統(tǒng)目標(biāo)”可行的資料；建議“可行的理想的系統(tǒng)目標(biāo)”的其他部分；選擇與“可行的理想的系統(tǒng)目標(biāo)”有密切關(guān)系的其他系統(tǒng)；寫出有關(guān)的程序、公式以及作業(yè)程序。完成上述設(shè)計(jì)以后，便在實(shí)際的作業(yè)情況下，測(cè)驗(yàn)新設(shè)計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)行情況并進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，達(dá)到預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)即可投入實(shí)際應(yīng)用。在設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)時(shí)，還要隨時(shí)注意幾個(gè)重要因素，以求得到一個(gè)效率較好的系統(tǒng)。這幾個(gè)因素是：針對(duì)所要實(shí)現(xiàn)的功用來(lái)設(shè)計(jì)系統(tǒng)；以目標(biāo)系統(tǒng)在正常的作業(yè)狀況下所完成的事項(xiàng)為優(yōu)先考慮條件；盡量地多方面設(shè)計(jì)數(shù)個(gè)目標(biāo)系統(tǒng)十分接近而且可以完成相同功用的系統(tǒng)；在這個(gè)系統(tǒng)中，選擇一個(gè)可以最有效地完成所期望功用的系統(tǒng)。

(三)系統(tǒng)綜合評(píng)價(jià)

當(dāng)一個(gè)信息控制系統(tǒng)建立完畢并順利工作一段時(shí)間后，對(duì)設(shè)計(jì)的每一步驟以及最后系統(tǒng)的完成都應(yīng)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。綜合評(píng)價(jià)的目的是：對(duì)于設(shè)計(jì)出來(lái)的系統(tǒng)，用技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的觀點(diǎn)，綜合地評(píng)價(jià)與審查研究系統(tǒng)的合理性，以及所設(shè)計(jì)的系統(tǒng)成功的可能性。評(píng)價(jià)過(guò)程的基本步驟如下：

1、評(píng)價(jià)方法的制定。評(píng)價(jià)方法因系統(tǒng)的合理性以及所設(shè)計(jì)的具體形態(tài)不同而各不相同。但從總體來(lái)說(shuō)只有兩類：一類是根據(jù)系統(tǒng)工程的方法來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)，另一類是根據(jù)實(shí)施試驗(yàn)運(yùn)行的各種結(jié)果來(lái)審查投資費(fèi)用與效果的綜合評(píng)價(jià)方法。

1、對(duì)費(fèi)用、效果的分析。

3、綜合評(píng)價(jià)。綜合評(píng)價(jià)基本上是按性能、費(fèi)用、時(shí)間這些因素的理論值和實(shí)際達(dá)到的指標(biāo)來(lái)進(jìn)行的。通常，把時(shí)間換算成費(fèi)用來(lái)考慮。系統(tǒng)的效率是進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)時(shí)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的重要因素。決定效率高低的各種因素主要有可靠性、穩(wěn)定性、快速響應(yīng)性、變通性、適應(yīng)性和擴(kuò)展性。

在企業(yè)管理中。各分級(jí)主管部門的角色對(duì)其所考慮的問(wèn)題起著決定性的作用，角色不同，每個(gè)團(tuán)體成員所考慮的問(wèn)題不同，鑒于此，對(duì)于信息在傳遞過(guò)程中的數(shù)量應(yīng)適當(dāng)加以控制。應(yīng)該讓下級(jí)知道的信息快傳遞，適用范圍有限的信息則力求保密。但企業(yè)在這方面應(yīng)當(dāng)避免兩個(gè)極端情況的發(fā)生：

1．信息過(guò)分保密

同行各企業(yè)、各部門或同班組的員工之間相互保密，妨礙了彼此了解和相互協(xié)調(diào)。有些本應(yīng)共有的信息材料，由于人為地保密，結(jié)果沒有向下級(jí)部門及時(shí)傳達(dá)，從而使信息阻塞，出現(xiàn)了無(wú)端猜疑，影響了個(gè)人社會(huì)需求的滿足。

2．不加控制

信息隨意擴(kuò)散在傳遞信息時(shí)，不考慮信息的保密程度，不選擇信息傳遞的對(duì)象，將所收集的信息隨意擴(kuò)散，導(dǎo)致信息混亂。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，也要注意信息的審查與清理，不能將所有信息全部捅到會(huì)議上，增加會(huì)議負(fù)擔(dān)，引起心理疲勞。上面提到的兩種情況如果不加注意的話。極有可能會(huì)導(dǎo)致謠言和小道消息，不利于組織的團(tuán)結(jié)，影響團(tuán)隊(duì)士氣和工作效率。