編制公共關(guān)系預(yù)算是公關(guān)計(jì)劃的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。它是將時(shí)間、人力、資金等因素按一定的方式合理配置，以保證公關(guān)活動(dòng)的順利開展。

編制公共關(guān)系預(yù)算的作用可以概括為：計(jì)劃、協(xié)調(diào)、溝通、激勵(lì)和控制等五個(gè)方面，這些作用相互之間不是孤立的，而是緊密地聯(lián)系在一起的。

(1)計(jì)劃

通過預(yù)算可以預(yù)先知道計(jì)劃、項(xiàng)目活動(dòng)需要的經(jīng)費(fèi)，以及需要多少人力、財(cái)力、物力作為活動(dòng)的保障。通過預(yù)算可以為公共關(guān)系活動(dòng)費(fèi)用的分配提供一個(gè)參照系，即知道陔如何根據(jù)各項(xiàng)目計(jì)劃的輕重緩急來(lái)分配有限的資金。同時(shí)，公關(guān)預(yù)算將“時(shí)間——經(jīng)費(fèi)——活動(dòng)”聯(lián)系起來(lái)加以考慮，為公共關(guān)系活動(dòng)制定了明確的日程。

(2)協(xié)調(diào)

通過編制公關(guān)計(jì)劃、預(yù)算使一個(gè)組織的各個(gè)部分融合為一個(gè)協(xié)調(diào)的整體。大家都為著一系列共同的目標(biāo)而工作，如果小進(jìn)行協(xié)調(diào)，每個(gè)人可能只從本部門角度考慮問題。例如銷售部門可能努力擴(kuò)大銷售，但對(duì)生產(chǎn)部門的生產(chǎn)能力就考慮得少些；生產(chǎn)部門為了充分利用其生產(chǎn)能力，提高的產(chǎn)量又可能超出銷售部門的銷售能力和市場(chǎng)需要；生產(chǎn)部門比較關(guān)心產(chǎn)品的質(zhì)量和在產(chǎn)品的存貨水平，而銷售部門則重視產(chǎn)品的售價(jià)；采購(gòu)部門總想大批量購(gòu)進(jìn)材料以得到節(jié)省采購(gòu)費(fèi)用和價(jià)格低的好處；財(cái)務(wù)部門則更重視手中資金的有效運(yùn)用，以應(yīng)付到期應(yīng)該支付的款項(xiàng)。財(cái)務(wù)公關(guān)活動(dòng)的編制計(jì)劃、預(yù)算就是要協(xié)調(diào)各部門的這些分歧(內(nèi)部公關(guān))。

(3)溝通

為使企業(yè)各部門的工作互相協(xié)調(diào)，取得經(jīng)營(yíng)管理工作的高效率，在內(nèi)部必須改善信息溝通。經(jīng)過有效的溝通，把企業(yè)公關(guān)活動(dòng)的目的、目標(biāo)、政策、計(jì)劃和成就及時(shí)傳達(dá)給各個(gè)部門，使每個(gè)部門對(duì)企業(yè)公關(guān)活動(dòng)的目的、目標(biāo)以及它們自己應(yīng)該起的作用有清楚的了解。為此，較好的辦法是使公共關(guān)系活動(dòng)的各部門參與預(yù)算的編制工作。預(yù)算的編制與評(píng)議過程又使多部門間溝通信息，增進(jìn)了解，從而使得最終被批準(zhǔn)的預(yù)算可以去粗存精，突出主要內(nèi)容。

(4)激勵(lì)

要使人們積極主動(dòng)地從事某項(xiàng)工作，必須給予激勵(lì)，即在事先規(guī)定某種激勵(lì)的形式以激發(fā)人們?nèi)ヅぷ鞯?a href="/wiki/%E5%8A%A8%E6%9C%BA" title="動(dòng)機(jī)">動(dòng)機(jī)，充分發(fā)揮其聰明才智。激勵(lì)可以是某種精神上的滿足，或一定數(shù)額的獎(jiǎng)金，或兩者兼而有之。

在預(yù)算工作中，可以從編制程序和方法里研究如何發(fā)揮預(yù)算的激勵(lì)作用。如果企業(yè)中的各個(gè)部門和個(gè)人都有機(jī)會(huì)參與預(yù)算的編制，從中認(rèn)識(shí)到局部和整體利益的一致性，由此而產(chǎn)生的參與感、成就感，就為認(rèn)同預(yù)算，自覺地執(zhí)行預(yù)算，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)公關(guān)目標(biāo)起到了激勵(lì)的作用。

(5)控制

公共預(yù)算在以下三個(gè)方面起到控制費(fèi)用成本的作用。①各個(gè)部門或項(xiàng)目編制預(yù)算時(shí)，需要分析和說(shuō)明所提出的計(jì)劃和應(yīng)支出的金額，這種分析和說(shuō)明能起到控制成本、費(fèi)用的作用。②各部門或活動(dòng)項(xiàng)目的計(jì)劃經(jīng)企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)審議和批準(zhǔn)后，核定給它們的預(yù)算資金成為對(duì)實(shí)際支出的控制數(shù)字。③實(shí)際支出與核定的預(yù)算資金對(duì)比，是超支還是節(jié)約，可以作為評(píng)價(jià)各部門或各活動(dòng)項(xiàng)目的業(yè)績(jī)和確定偏離預(yù)算的責(zé)任的方法。以日本電氣公司為例，它從1982年起開始贊助體育活動(dòng)，每年經(jīng)費(fèi)為10億日元。在3年之內(nèi)，它的營(yíng)業(yè)額凈增5000億日元，收入凈增240億日元。正是從這種預(yù)算和核算中，公司才認(rèn)定這是一本萬(wàn)利的買賣，并在以后的工作中更加重視體育方面的公共關(guān)系。

各類組織的情況和需要不同，每個(gè)年度公共關(guān)系工作的需要也會(huì)發(fā)生變化，因此必須與組織整體目標(biāo)和計(jì)劃方案的實(shí)施密切配合，才能使公共關(guān)系的預(yù)算更科學(xué)、更切合實(shí)際。下面介紹三種編制公共關(guān)系預(yù)算的常用方法。

(1)銷售額抽成法。企業(yè)按其年度計(jì)劃銷售總額抽取一定的百分比作為年度公共關(guān)系預(yù)算經(jīng)費(fèi)。這種方法只能計(jì)算出年度公共關(guān)系活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的總額，因此只適用于年度公共關(guān)系預(yù)算。

(2)項(xiàng)目作業(yè)綜合法。即先列出公共關(guān)系項(xiàng)目計(jì)劃及每項(xiàng)公共關(guān)系計(jì)劃所需的費(fèi)用細(xì)目和數(shù)額，核定單項(xiàng)公共關(guān)系活動(dòng)預(yù)算；然后將年度內(nèi)各個(gè)公共關(guān)系項(xiàng)目預(yù)算匯總，便可得出全年公共關(guān)系預(yù)算經(jīng)費(fèi)總額。這種方法具體、準(zhǔn)確，既適用于年度公共關(guān)系活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，又適用于項(xiàng)目公共關(guān)系活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，但需要在時(shí)間安排和經(jīng)費(fèi)預(yù)算上留有余地，以預(yù)防意外情況的發(fā)生。

(3)平均發(fā)展速度預(yù)測(cè)法。即運(yùn)用歷史資料計(jì)算出公共關(guān)系經(jīng)費(fèi)實(shí)際開支總的發(fā)展速度，并計(jì)算出平均發(fā)展速度。按照這一平均發(fā)展速度確定公共關(guān)系活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算數(shù)額。采取這種方法，可以保證公共關(guān)系活動(dòng)經(jīng)費(fèi)每年都有所增加。這對(duì)于持續(xù)地開展公共關(guān)系活動(dòng)，并已經(jīng)積累一定經(jīng)驗(yàn)的組織比較合適。