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會計信息系統(tǒng)

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1.什么是會計信息系統(tǒng)

會計信息系統(tǒng)是基于計算機的、將會計數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為信息的系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)是利用信息技術(shù)會計信息進行采集、存儲和處理,完成會計核算任務(wù),并能提供為進行會計管理、分析、決策用的輔助信息的系統(tǒng)。目前的會計信息系統(tǒng)大都屬于會計EDP和MIS一類。由于技術(shù)水平的限制,會計DSS尚處于探索階段。會計信息系統(tǒng)可以是一個獨立的系統(tǒng),也可以是企業(yè)MIS的一個子系統(tǒng)。

會計信息系統(tǒng)是從20世紀(jì)80年代初開始在我國運用的。起初會計信息系統(tǒng)軟件由企業(yè)自制,后來出現(xiàn)了用友、金碟等財務(wù)軟件公司,財務(wù)軟件的發(fā)展逐漸走向規(guī)范與成熟。從20世紀(jì)90年代末,傳統(tǒng)的財務(wù)軟件的缺陷漸漸顯現(xiàn)出來,企業(yè)不再簡單地要求軟件系統(tǒng)進行記賬與報表輸出,還要求軟件系統(tǒng)能夠提供業(yè)務(wù)相關(guān)的成本、盈利以及績效等方面的支持信息,這就促使財務(wù)軟件逐漸向ERP等高度集成化的軟件發(fā)展,國內(nèi)各大財務(wù)軟件廠商也紛紛從單獨的財務(wù)軟件設(shè)計轉(zhuǎn)型為ERP廠商。ERP是基于企業(yè)價值鏈的現(xiàn)代管理系統(tǒng),它集企業(yè)的物流、價值流和信息流于一體。會計信息系統(tǒng)是ERP的重要組成部分,是ERP中的重心,是整合企業(yè)各個部門各種資源的最佳手段,完全實現(xiàn)了管理會計與財務(wù)會計的一體化以及財務(wù)業(yè)務(wù)的一體化。ERP中會計信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的差異。設(shè)計的著眼點不同傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)在設(shè)計時,是站在會計部門會計的角度去設(shè)計,而不是站在企業(yè)的角度,這樣設(shè)計的會計軟件一般總是不能邁出會計部門的范圍,所形成的會計信息系統(tǒng),信息流只能在會計部門內(nèi)部流動,形成了信息孤島,而信息孤島間的信息流動往往不能以原始的形式流動,而需要轉(zhuǎn)換成紙制憑證。

2.會計信息系統(tǒng)提供信息的不同層次

會計信息系統(tǒng)根據(jù)功能和管理層次的高低,也可以包括會計事務(wù)處理系統(tǒng),會計管理信息系統(tǒng)和會計決策支持系統(tǒng)。

  • 會計事務(wù)處理系統(tǒng)──初級管理(核算型、部門級)
  • 會計管理信息系統(tǒng)──中級管理(管理型、企業(yè)級或部門級)
  • 會計決策支持系統(tǒng)──高級管理(管理型、企業(yè)級)

3.會計信息系統(tǒng)的特點

一、數(shù)據(jù)來源廣泛,數(shù)據(jù)量大;

二、數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)處理的流程較復(fù)雜;

三、數(shù)據(jù)的真實性,可靠性要求高;

四、數(shù)據(jù)處理的環(huán)節(jié)多,很多處理步驟具有周期性;

五、數(shù)據(jù)的加工處理有嚴(yán)格的制度規(guī)定并要求留有明確的審計線索;

六、信息輸出種類多,數(shù)量大,格式上有嚴(yán)格的要求;

七、數(shù)據(jù)處理過程的安全,保密性有嚴(yán)格的要求。

4.會計信息系統(tǒng)的基本功能

  • 會計數(shù)據(jù)的采集
  • 會計數(shù)據(jù)的存貯
  • 會計數(shù)據(jù)的加工
  • 會計信息的傳輸
  • 會計信息的輸出

5.會計信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程

信息系統(tǒng)論是社會發(fā)展到一定階段、特定的環(huán)境下才發(fā)展起來的,體現(xiàn)了會計的本質(zhì)特征。以信息系統(tǒng)化為核心所形成的理論和方法體系能適應(yīng)具體社會環(huán)境的要求。

根據(jù)信息技術(shù)(數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、通訊、人工智能、多媒體、感測和識別、光電子技術(shù)等)對會計信息系統(tǒng)的影響程度、以及本身是否克服了傳統(tǒng)復(fù)式簿記的弊端將會計信息系統(tǒng)模式劃分為四種:手工會計信息系統(tǒng)、電算化會計信息系統(tǒng)、準(zhǔn)現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)、現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)。

一、手工會計信息系統(tǒng)(15世紀(jì))

其核心是會計恒等式、會計循環(huán)、會計科目表、分錄和賬簿。

該模式可追溯到l3、l4世紀(jì)威尼斯商人的借貸記賬法,后由意大利數(shù)學(xué)家、近代會計之父盧卡·帕喬利經(jīng)過6年調(diào)查研究和整理,于1494年11月10日出版了《數(shù)學(xué)大全》一書。該模式一直延用至今。

二、電算化會計信息系統(tǒng)(2O世紀(jì)50年代)

電子計算機應(yīng)用于手工會計信息系統(tǒng)之中,即為電算化會計信息系統(tǒng)模式,該模式正逐步取代手工會計信息系統(tǒng)。1946年2月14日,由美國政府和賓夕法尼亞大學(xué)合作開發(fā)的世界上第一臺電子計算機ENIAE在費城公諸于世。1954年美國通用電氣公司第一次使用計算機計算職工工資,從而引起了會計處理的變革,標(biāo)志著電算化會計信息系統(tǒng)模式的開始。電算化會計信息系統(tǒng)橫向擴展,最后形成整個企業(yè)管理信息系統(tǒng),縱向發(fā)展并按職能結(jié)構(gòu)可分為“會計信息處理系統(tǒng)、會計管理信息系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)”。

三、準(zhǔn)現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)(20世紀(jì)60年代末)

計算機數(shù)據(jù)管理技術(shù)經(jīng)歷了人工管理、文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)三個階段。數(shù)據(jù)庫會計的理論模型可以追溯到1939年,由戈茨(Goetz)提出,該系統(tǒng)是保存最原始狀態(tài)的數(shù)據(jù),以便數(shù)據(jù)可以按照最切合每一個用戶需求的形式進行組織。遺憾的是,在建立數(shù)據(jù)模型時,主要按傳統(tǒng)會計模式的數(shù)據(jù)邏輯模型組織數(shù)據(jù),利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對數(shù)據(jù)進行更多的分類操作;只描述與復(fù)式記賬會計體系有關(guān)的數(shù)據(jù),未能用先進的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)描述會計處理的對象本身,以便系統(tǒng)能產(chǎn)生更多的視圖。

四、現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)(1982年)

1982年7月,美國密歇根州立大學(xué)會計系教授麥卡錫(Me.Carthy)在《會計評論》上發(fā)表了題為《REA會計模型:共享數(shù)據(jù)環(huán)境中的會計系統(tǒng)的一般框架》的論文,提出了REA模型,標(biāo)志著現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)模式的開始?!?

隨著數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,REAL模式是理論最完善、研究最系統(tǒng)、變革力度最大、成果最多的一種創(chuàng)新模式,極有可能成為未來會計信息系統(tǒng)的主流模式。其核心是集成,集成業(yè)務(wù)處理、信息處理、實時控制和管理決策。它不僅僅局限于財務(wù)管理,而是面向整個企業(yè)管理,從詳細(xì)記錄最原始經(jīng)濟業(yè)務(wù)事件的屬性或語義表述于數(shù)據(jù)庫中開始,而不是從記錄經(jīng)過人為加工后的會計分錄開始,其基本元素不再是科目、分錄、賬簿。充分利用信息技術(shù)并克服了電算化會計信息系統(tǒng)的弊端,因此稱其為現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)。

6.會計信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

一、向IT時代發(fā)展,采用開放式架構(gòu)

網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟不僅對傳統(tǒng)會計的基本理論和組織管理提出了更新、更高、更深的要求,而且?guī)砹藢鹘y(tǒng)會計的理念、理論與方法的前所未有的強烈沖擊。財務(wù)工作者必須對會計管理信息系統(tǒng)進行全方位的創(chuàng)新,使會計能夠適應(yīng)新的經(jīng)濟形式的要求。

隨著信息技術(shù)(Information Technology)的誕生與飛速發(fā)展,我們的社會正在由工業(yè)社會步入信息社會,知識經(jīng)濟、信息技術(shù)時代已經(jīng)來臨,會計所面臨的環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。IrI’時代不僅為會計信息系統(tǒng)提供了信息技術(shù)這一先進的技術(shù)手段,而且IrI’時代會計信息的重要性也空前提高,社會的各個方面,無論是外部信息需求者還是內(nèi)部信息使用者,都對會計信息的收集、加工、傳送和披露內(nèi)容有著更高的要求。會計信息系統(tǒng)還應(yīng)充分考慮到企業(yè)間的交流和應(yīng)用,在系統(tǒng)的開放性方面給予全面考慮。在這種情況下,利用信息技術(shù)對原有會計信息系統(tǒng)進行改造與創(chuàng)新,以滿足IT時代對會計工作的要求。

二、開發(fā)更新信息系統(tǒng)軟

目前,我國信息化進程中的問題在于如何充分利用IT技術(shù)來開發(fā)新的會計信息系統(tǒng)。根據(jù)國家規(guī)劃到2010年,全國80% 以上的單位要實現(xiàn)會計電算化。未來的會計信息系統(tǒng)發(fā)展主要集中在AIS與MIS的集成,大力開發(fā)全面管理型和戰(zhàn)略支持型的“企業(yè)管理軟件”。即開發(fā)ERP,然后向Internet、Web轉(zhuǎn)移,建立能使現(xiàn)有應(yīng)用程序結(jié)構(gòu)與Internet協(xié)議進行通訊的橋連技術(shù),增加新的基于Web的應(yīng)用程序,改寫原有的應(yīng)用,使應(yīng)用程序的代碼完全適合Internet,最終建立REA模式的信息系統(tǒng)。

三、培養(yǎng)復(fù)合型人才

會計信息系統(tǒng)離不開高素質(zhì)的會計人員,所以政府和企業(yè)都要重視加快專業(yè)人才引進和復(fù)合型人才培養(yǎng)。對現(xiàn)有會計人員要采取定期培訓(xùn)和長期進修相結(jié)合的辦法,要改革和完善相應(yīng)的會計人員管理制度,比如實施會計委派制,形成科學(xué)的會計人才選拔和激勵機制。 

會計信息系統(tǒng)要求有一批掌握現(xiàn)代電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),融自然科學(xué)、社會科學(xué)、人文科學(xué)于一身的復(fù)合型人才。而目前,這種復(fù)合型人才還很匱乏。因此要加大復(fù)合型會計人才的培養(yǎng)力度。貫徹人本戰(zhàn)略,積極培養(yǎng)人才,普及信息技術(shù)及電子商務(wù)知識,培養(yǎng)專業(yè)化的人才。社會各界應(yīng)大力支持會計信息系統(tǒng)的發(fā)展,為提高企業(yè)未來的國際競爭力、迎接人世帶來的挑戰(zhàn)提供保障。

四、建立安全機制

未來的會計信息系統(tǒng)構(gòu)架將充分基于開放的網(wǎng)絡(luò),將會使自身存在很大的安全風(fēng)險,這些風(fēng)險主要體現(xiàn)在信息泄密和數(shù)據(jù)破壞上。根據(jù)會計信息系統(tǒng)的特點、互聯(lián)網(wǎng)的開放特征及安全問題的來源,考慮會計信息系統(tǒng)的特點,應(yīng)做好以下具體工作:

1、建立輸入控制制度。為會計信息系統(tǒng)的安全提供基礎(chǔ)首先建立會計確認(rèn)制度。對電子化原始憑證加以認(rèn)可,并通過動態(tài)數(shù)字簽字對其可靠性加以確認(rèn),保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,并在會計報表中得到真實反映。其次建立記賬憑證的輸入制度。從原始憑證電子化到記賬憑證電子化,面臨的主要問題是會計軟件如何根據(jù)網(wǎng)絡(luò)上已經(jīng)審核簽字的原始憑證,自動生成記賬憑證;并在生成過程中,最大限度地減少人為的干預(yù)。 

2、建立操作控制制度,為會計信息系統(tǒng)的安全提供基石首先建立機房管理控制制度。對機房的使用、維護、安全保密,機房的溫度,防火報警系統(tǒng)、防磁、防塵等方面的管理控制規(guī)范。為了使機房保持良好的秩序,以減少程序、數(shù)據(jù)丟失或遭受破壞的風(fēng)險。其次建立操作權(quán)限控制制度。開展電算化會計的企業(yè)必須明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件操作的工作內(nèi)容和權(quán)限,對操作密碼要嚴(yán)格管理,指定專人定期更換,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件。最后健全操作規(guī)程控制制度。操作規(guī)程控制主要指操作中應(yīng)注意的事項,是保證會計信息系統(tǒng)正確、安全運行,防止各種差錯的有力措施。

3、建立會計數(shù)據(jù)監(jiān)控制度,為會計信息系統(tǒng)的安全提供基準(zhǔn)。

首先建立嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。在制定企業(yè)內(nèi)部控制制度時可以借鑒相關(guān)的法律規(guī)章制度,從法律、道德、紀(jì)律等方面約束企業(yè)內(nèi)部工作人員,以防止企業(yè)內(nèi)部工作人員的舞弊與犯罪行為。

其次建立數(shù)字簽名確認(rèn)制度。企業(yè)與往來客戶雙方都向其共同信賴的第三方機構(gòu)(cA)申請用戶身份證書,并將各自的相關(guān)信息及內(nèi)容列入自己的證書域內(nèi),同時設(shè)定自己的簽名密鑰,甚至可以擁有加密密鑰對。再次建立監(jiān)控制度。做好嚴(yán)格的系統(tǒng)監(jiān)控工作,在系統(tǒng)產(chǎn)生錯誤時,能夠盡早地產(chǎn)生錯誤報告并給出錯誤次數(shù)的統(tǒng)計,以便及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題;判斷有無非法用戶進入會計信息系統(tǒng),并隨時采取措施,保證系統(tǒng)的安全。最后建立會計數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)控制制度。為了防止數(shù)據(jù)丟失,及時的對會計數(shù)據(jù)進行多種備份,以便在系統(tǒng)出現(xiàn)問題后能夠迅速地恢復(fù)這些會計數(shù)據(jù)。

4、建立安全控制制度,為會計信息系統(tǒng)的安全提供基點首先建立網(wǎng)絡(luò)安全控制制度。通過防火墻技術(shù)、密碼技術(shù)對信息加密實現(xiàn)網(wǎng)上訪問的安全性。其次建立環(huán)境安全控制制度。

5、建立軟件安全控制設(shè)。通常對軟件程序的保護措施是對數(shù)據(jù)和程序加密,要對計算機病毒進行防治等。最后建立系統(tǒng)關(guān)聯(lián)方和企業(yè)內(nèi)部人員道德的控制制度。選擇信用好的合作伙伴,內(nèi)部審計人員及時發(fā)現(xiàn)問題,及時進行控制。對于那些有意破壞的關(guān)聯(lián)方要提出警告,加強對工作人員社會道德觀念的教育,加強會計人員職業(yè)道德教育,對不同層次上的工作人員實行崗位責(zé)任制,并利用密碼進行權(quán)限控制。

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