項目報告多數(shù)是根據(jù)項目記錄整理而成的有關(guān)項目實際情況或特殊問題的說明文件，它也是項目溝通計劃實施過程中使用最多的項目溝通方式和文件，同時也是項目溝通中最為重要的信息傳遞和溝通的方法。項目報告包括很多種，主要有項目績效報告、項目總結(jié)報告、項目預(yù)測報告等。項目報告可以是正式的報告，也可以是非正式的報告。前者一般是根據(jù)項目溝通計劃而按照一定的周期生成和呈報的，后者則是根據(jù)項目實施中的某些特殊需要而生成和呈報的。

項目報告的目的是為了及時反映項目進展?fàn)顩r和內(nèi)外部環(huán)境變化狀況，發(fā)現(xiàn)存在的問題、發(fā)生的變化，分析潛在的風(fēng)險和預(yù)測發(fā)展趨勢，以便管理人員做出正確的判斷和決策，實現(xiàn)項目管理的有效控制。

項目的情況報告，一般沒有格式的特別要求，但項目報告內(nèi)容應(yīng)滿足項目管理決策的信息需要。一般來講項目報告應(yīng)由以下五個方面的內(nèi)容組成：

1．項目進展簡介

項目報告中應(yīng)列出有關(guān)的重要事項。敘述每一個事項近期的成績、完成的里程碑以及其他一些對項目有重大影響的事件(如采購、人事、業(yè)主等)<)為使報告既簡潔又清楚，報告要有細節(jié)，以提供可索取進一步信息的途徑。

2．項目近期走勢

近期走勢敘述從現(xiàn)在到下次報告期間項目將要發(fā)生的事件。對每個將要發(fā)生的事件進行預(yù)測及簡單說明，必要時附上原因，并提供一份項目下一期的里程碑圖表。

3．預(yù)算情況

預(yù)算情況一般以清晰、直觀的圖表反映項目近期的預(yù)算情況，并對以往的重大偏差做出解釋。

4．困難與危機

困難是指力所不及的事，危機是指對項目造成重大險情的事。在這里應(yīng)當(dāng)對高層管理人員提出予以支持的要求。

5．人和事表揚

不可否認(rèn)的是，在一個健康的項目組內(nèi)，人是最可寶貴的資源。在“以人為本”的項目管理中，表揚好人、好事是不可缺少的工作。項目工作是需要意志力的工作，項目成功是每一個項目工作者長年累月加班加點、不辭辛勞、樂于奉獻的結(jié)果。

當(dāng)然，與項目有關(guān)的不同的組織、不同的部門和不同層次的人員，會提供廣度、深度不同的項目信息報告，提供報告的頻次也不一樣。

對于基層管理人員，他們所關(guān)心的是個人和小組工作任務(wù)的完成，因此所需要的信息主要是關(guān)于個人和小組的工作任務(wù)完成情況及其影響因素，而且報告的次數(shù)較多。

而高層管理者所要求的信息，其內(nèi)容細節(jié)少、綜合性強，大多是綜述性的項目進展情況，報告的次數(shù)少。

項目報告與項目行動計劃和WBS的關(guān)系是確定報告內(nèi)容和頻次的關(guān)鍵。項目報告內(nèi)容必須與按照特定行動計劃進行過程控制的信息密切相關(guān)。報告的頻次應(yīng)達到在計劃完成期間滿足控制所需信息要求。

原則上項目報告應(yīng)及時給出，以便項目控制的實現(xiàn)。因此報告的時間一般要對應(yīng)于項目里程碑時間。這就意味著項目報告不一定定期提供，除非是提供給高層管理者的進度報告。

項目里程碑的確定是項目控制的一個有效手段。對高層管理者，一個項目可能只有幾個里程碑，即便是大項目也是如此。而對于基層管理者，在項目計劃的實施過程中存在許多關(guān)鍵點，在這些關(guān)鍵之處有許多決策要做。但決策行為是建立在決策者對項目實施狀況的了解、分析、判斷基礎(chǔ)之上，而決策一定，建立在資源基礎(chǔ)上的變化必然會發(fā)生。這些關(guān)鍵點包括關(guān)鍵技術(shù)能否實現(xiàn)，關(guān)鍵元器件供貨是否準(zhǔn)時。我們將這些關(guān)鍵點定為里程碑?；鶎庸芾碇械睦锍瘫拇_定還取決于項目進展中的細節(jié)內(nèi)容。里程碑?dāng)?shù)量越多，所要求的報告的信息內(nèi)容越詳細、報告次數(shù)也越多。另外，信息報告應(yīng)和計劃、預(yù)算、進度系統(tǒng)的邏輯相一致，主要目的是保證通過控制實現(xiàn)項目計劃。

為了達到項目管理信息需求的目的，我們可以考慮三種不同形式的報告。

1．日常報告

日常報告是用來報告有規(guī)律、經(jīng)常性的信息。但有規(guī)律地進行項目報告也不一定意味著要按日歷安排報告工作時間。對于高層管理者，進展報告常常是周期性提供的，但對項目經(jīng)理和基層管理人員，報告則是根據(jù)工作實際需要給出。一般按里程碑時間安排報告時間，有時根據(jù)資源利用期限發(fā)出日常報告，也有時每周甚至每日提供報告。

2．例外報告

此種報告方式常用在下面兩種場合：

(1)為項目管理決策提供信息報告，報告發(fā)給決策有關(guān)人員。

(2)公布決策并為之做出解釋的報告。如當(dāng)某一決策是建立在某一例外基礎(chǔ)之上并必須以文件形式將此決策通知給有關(guān)管理人員時，可采用此類報告。

3．特別分析報告

特別分析報告常用于宣傳項目特別研究成果或是對項目實施中發(fā)生的一些問題進行評述。這類報告可以發(fā)給項目中的任何人。

項目報告除了用文字表達外，圖表亦是傳遞信息的重要工具。報告按傳遞的方式不同可分書面報告、會議報告、口頭報告等。

項目報告在項目溝通中具有不可替代的作用，它根據(jù)信息溝通的需要可以分成很多種類。項目管理人員必須了解、熟悉和掌握項目報告的基本方法、作用、程序與格式。其中，項目報告的主要分類有如下幾種。 　

按照項目報告作用的分類

不管項目報告是口頭報告還是書面報告，它們都有一系列按照不同標(biāo)志的分類。其中最為重要的是根據(jù)項目報告的用途所進行的分類，這種方法能很好地區(qū)分不同作用的報告，而且便于區(qū)分在項目報告中所需使用的溝通方法。根據(jù)用途劃分的項目報告有如下三種。

1．匯報性報告

這種報告的核心內(nèi)容是匯報項目的實際情況或發(fā)生的問題，這種報告使用的材料都是項目實際情況的記錄，而且一般需要采用“白描”的方法提出報告。在這種報告中人們只需要將事情的本來面貌敘述清楚即可，不需要加入各種各樣的分析、評論和說服性的內(nèi)容，因為這種報告的關(guān)鍵是說明事實而不是要說服對方或征得對方的認(rèn)可。這是在項目溝通中使用最多的一種報告，這類報告一般需附有相應(yīng)項目實際情況的原始記錄文件作為附件材料。

2．說服性報告

這種報告的目的是證明一種觀點、一個計劃、一個方案或其他事情的正確性，并說服對方接受報告者提出的觀點、計劃或方案等。這種報告也是經(jīng)常使用的，而且其重要性比匯報性報告要高許多。因為這種報告是用來解決問題或者說服對方接受某種解決方案的，所以說服性報告中不但要包括白描性的事實敘述，同時最主要的是必須包括解釋性、說服性和論證性的敘述。這種報告也需附一些項目記錄或其他資料作為附件以說明情況或提供支持。

3．敲定性報告

這種報告的目的是通過報告去與對方敲定和決策一件事情，這是一種最終必須導(dǎo)致作出決策的報告。這種報告是一種請示或商量如何辦理某件事情或解決某個問題的報告，因此報告者需要在報告過程中提出自己的意見、觀點和建議，給對方以兩種以上的選擇(一種選擇就不是敲定性的報告了)并說明相應(yīng)的具體理由。這種報告的白描性事實以及解釋性和論證性的敘述都不多，主要是征詢性的敘述和說明，因為這種報告是敲定事情和作決策用的。

按照項目報告格式和內(nèi)容的分類

項目報告的內(nèi)容和格式有些是由項目團隊自己確定的，有些是按照項目業(yè)主或客戶的規(guī)定作出的。項目報告的內(nèi)容和格式必須適合報告讀者的要求和期望，而不是適合寫報告者的要求和期望。通常，項目報告的這兩個方面的分類最為重要的有如下方式。

1．按照項目報告的格式劃分

這樣可以將項目報告劃分成兩大類，即項目報表和項目報告。其中，項目報表是在項目溝通過程中用統(tǒng)計語言編寫的一種使用最多的項目報告，這種項目報告以一種項目管理的工程語言編寫而成，十分簡練和明了。項目報表又可以按照固定格式或變動格式，以及固定周期或是變動周期進行進一步的分類，同時項目報表還可以分別按照項目的工期、質(zhì)量、成本、安全等進行具體的細分。項目報表通常可以是單獨的報告，也可以與一定形式的說明性文字報告一起使用，以分析和說明報告的一些細節(jié)問題及其出現(xiàn)原因。

項目報告是指主要是使用文字說明項目實際情況或項目問題的書面報告，它是一種使用報告格式和語言寫成的項目報告，這種項目報告可以有也可以沒有固定的報告格式和要求，多數(shù)情況下是根據(jù)所報告的問題和事情來決定報告格式的。這種項目報告也有定期和不定期之分，而且也可以是分別涉及項目的工期、質(zhì)量、成本、安全等具體問題或情況的報告。但這種項目報告著重討論的不是事實數(shù)據(jù)，而是說明項目實際情況或問題及其原因分析。

2．按照項目報告的用途劃分

同樣，按照項目報告的用途劃分也會有許多種不同的項目報告種類。最為常用的分類辦法是將項目報告劃分成項目績效報告和工作終結(jié)報告兩類。其中，項目績效報告是在整個項目的實現(xiàn)過程中，按照一定的報告期不斷給出的有關(guān)項目各方面工作實際進展情況的報告。這是項目溝通中使用最為廣泛的項目報告，所以本章后面將會對其作詳細的討論。

另一種項目報告是項目工作終結(jié)報告，這是在項目或項目階段結(jié)束之時對項目或項目階段的工作總結(jié)。工作終結(jié)報告并不是項目績效報告的累積，也不是對項目或項目階段整個過程中所發(fā)生事情的詳盡描述，而是在項目或一個項目階段結(jié)束時必須給出的一種文檔報告文件。

各種項目報告編寫都要考慮下列要求和原則，以便能夠提供有價值的項目報告。

1．項目報告要簡潔明了

不要試圖以報告長度來打動項目報告接收者，報告的長短不等于項目進展或完成的好壞。而且項目報告越簡明才會有更大的機會被閱讀，因此應(yīng)盡量使各種項目報告簡潔明了。

2．報告內(nèi)容和形式要保持一致

要保證項目報告的內(nèi)容與形式能夠保持一致，就需要根據(jù)報告內(nèi)容選用報告的格式和語言。在項目報告中要突出重點，要讓各類使用項目報告的人都能懂得和理解其中的信息。

3．借助圖表進行簡明和充分的表達

圖表是一種項目管理中使用的工程語言，所以在項目報告中要充分使用它。一般自然語言在項目溝通中的效果不佳，但是圖表卻可以很好地說明項目管理的問題和情況。

4．報告方式與報告使用者的要求相符

項目報告有“對內(nèi)”和“對外”之分，有給項目團隊或項目業(yè)主和客戶的，不同的項目報告使用者所要的項目報告的方式與要求是不同的，報告必須符合項目報告使用者的要求。

信息伴隨著項目的進行，尤處不有，無所不在，要想通過報告把任何情況都反映清楚是不可能的。不考慮項目資源的限制，不計較項目成員對信息的接受和忍受力，粗制濫造報告或報告泛濫等都會影響管理與控制工作。通過項目工作實踐，人們總結(jié)出在項目報告工作中一般存在以下一些問題：

(1)報告由誰做出是一個問題。項目技術(shù)人員或許不愿意把“大量的時間”白白花費在他們認(rèn)為意義不大的報告上，他們認(rèn)為只要他們做到心中有數(shù)就可以了。而實際情況經(jīng)常是技術(shù)人員不得不花費一定時間在報告上，因而造成一定的抵觸情緒，致使報告質(zhì)量不高，花了時間反而效果不佳。

(2)技術(shù)人員最了解實際的進度情況，他們提出的報告是最具權(quán)威的，因此與項目組成員保持好良好的溝通或者關(guān)系是非常必要的。

(3)報告細節(jié)內(nèi)容太多，超越人們有限閱讀的耐性，也阻礙了持續(xù)的信息采集工作，造成了成本高、流于形式、缺乏信任互相扯皮等現(xiàn)象。

(4)項目管理信息系統(tǒng)和母公司管理信息系統(tǒng)聯(lián)系較少，兩個系統(tǒng)的資料具有的町比性不多。

(5)項目的控制與計劃之間對應(yīng)性差。如項目跟蹤系統(tǒng)所跟蹤的對象及收集的信息內(nèi)容與計劃不直接相關(guān)，這樣的跟蹤是毫無意義的。