合同評審是指接到客戶訂單以后,為了確認能夠保質(zhì)保量地完成訂單,對生產(chǎn)能力和物料進行確認,掃除生產(chǎn)過程中的不確定因子,避免因生產(chǎn)過程中出現(xiàn)解決不了的問題而影響產(chǎn)品質(zhì)量和交貨時間的一項活動。

首先，合同評審是供方的職責(zé)，但可以與客戶聯(lián)合進行；

其次，合同評審可以根據(jù)需要在合同的不同階段重復(fù)進行，該定義明確提出應(yīng)在“合同簽訂前”開展合同評審活動，以確保合同中對產(chǎn)品的質(zhì)量要求規(guī)定得合理、明確并形成文件；

第三，如果合同中又提出質(zhì)量保證要求，評審時應(yīng)同時對此項要求進行評定，通過對合同要求與實驗室現(xiàn)有能力的對比，評定供方通過必要的努力能否實現(xiàn)合同的規(guī)定，包括質(zhì)量與交貨期、違約賠償?shù)?。根?jù)滿足合同要求的難易程度，實驗室可組織相應(yīng)的職能部門進行評定，對復(fù)雜項目合同評審一般在投標階段就開始實施，在正式簽訂合同前往往要多次進行合同評審活動，直至合同正式簽訂為止。合同簽訂后若發(fā)生合同更改，則還需重復(fù)上述合同評審活動。

在任何一個公司中起關(guān)鍵作用的是營銷部門，它要尋找顧客、替公司招攬生意。營銷部門的效率可以用其努力維持的訂貨數(shù)量來衡量。大量的訂貨使公司能夠合理的規(guī)劃公司周期性的生產(chǎn)，保證其產(chǎn)品能全部銷售。訂貨單多了，生產(chǎn)期就長，經(jīng)營者對營銷人員就更滿意。

然而，維持訂貨量是一回事，要使顧客充分滿意又是另一回事。在這里有一個所有部門（包括營銷部門）的能力和效益發(fā)生沖突的問題。起初，某一公司可能靠廣告宣傳激起銷售力來維持有足夠的訂貨量，然而能夠讓顧客滿意的，只能是產(chǎn)品質(zhì)量和按時交貨。偶爾，過份熱心的經(jīng)銷人員預(yù)訂訂貨單并承諾了公司不能做到的交貨時間表，那樣，他們就要去說服顧客，推遲交貨期。這種情況對公司的生存和產(chǎn)品都存有潛在的危險。

在當(dāng)今競爭環(huán)境中，特別在出口領(lǐng)域，顧客在交貨時間表上是不會發(fā)善心的。此外，國際競爭加劇和工資費用增長迫使工廠廠長們在低存貨上經(jīng)營。在這種情況下，對一個供應(yīng)商來講，若不能按期交付原材料和零部件，就意味著所有生產(chǎn)系統(tǒng)不合拍而閑置。由于質(zhì)量體系的特殊成分，提供商品和服務(wù)的公司應(yīng)當(dāng)有一個完全確定的合同評審程序。

(一)任何形式（傳真函件或其他方式）的合同或訂單的各項要求都要有明確的規(guī)定，并形成文件。

(二)對每份合同或訂單在正式簽定前都要評審．并滿足以下要求：

1.合同或訂單的各項要求都有明確的規(guī)定并形成文件；

2.任何與投標不一致的合同或訂單的要求已經(jīng)得到解決；

3.具有滿足合同或訂單的要求的能力。

(一)技術(shù)保證能力

1.應(yīng)用的材料

2.采用的結(jié)構(gòu)和工藝

3.要求的加工精度

4.產(chǎn)品的性能指標要求

5.設(shè)備加工性能的符臺性

6.產(chǎn)品包裝要求

7.功能尺寸

8.顧客的其他特殊要求

(二)質(zhì)量保證能力

1.檢驗和試驗要求

2.質(zhì)量驗收方式

3.質(zhì)量保證期

4.檢驗?zāi)芰?

5.質(zhì)量標準

6.特殊質(zhì)量要求

7.質(zhì)量責(zé)任的確定方法和質(zhì)量糾紛的仲裁。

(三)材料保證能力

1.有無庫存或數(shù)量是否充足

2.材料質(zhì)量狀況

3.是否采用了新材料

4.是否需要采購

5.采購周期能否保證臺同交貨期要求

(四)生產(chǎn)保證能力

1.合同產(chǎn)品的數(shù)量

2.臺同交貨期

3.臺同產(chǎn)品所需設(shè)備能力

4.供貨能力

(五)資金保證能力和財務(wù)結(jié)算

1.臺同所需原材料外協(xié)件外購件的資金保證狀況

2.財務(wù)結(jié)算方式

3.顧客的戶名開戶行、帳號、稅號是否清楚。

(六)價格

1.常規(guī)臺同或訂單是否執(zhí)行了公司的價格政策

2.一般和特殊臺同的價格是否

臺理。

(七)其它

1.交貨方式

2.付款條件，

3.運輸方式是否符合交通運輸法規(guī)及公司運輸現(xiàn)狀

4.保險費運輸費等費用承擔(dān)情況

5.違約責(zé)任及經(jīng)濟賠償。

供應(yīng)商可能會接到顧客對產(chǎn)品兩個方面的詢問：標準產(chǎn)品和特殊的零件或需按照顧客要求的規(guī)格制造的設(shè)備。每類產(chǎn)品需要有不同的評審程序。

1. 標準產(chǎn)品的合同評審程序

制造商總是向未來的買主提供本公司的產(chǎn)品標準或產(chǎn)品規(guī)格。這些現(xiàn)成的質(zhì)量參數(shù)有操作功能、壽命、可靠性和可維修性，以及附加的其它技術(shù)資料如功率或燃料特性、容量或操作范圍、需要的環(huán)境條件等等。在主要設(shè)備箱里，銷售小冊子也應(yīng)提出如顏色、形狀以及可選擇的附件的情況。在接受標準產(chǎn)品訂貨或簽合同之前，供應(yīng)商應(yīng)就合同評審程序執(zhí)行下列步驟：

（1）向未來的客戶提供全部技術(shù)規(guī)格和其它有關(guān)資料，以便客戶了解產(chǎn)品全貌，如果需要，產(chǎn)品樣品也應(yīng)做可靠性評估。

（2）如果產(chǎn)品滿足客戶需要，在認可交貨時間表以前，應(yīng)就建議的時間表和生產(chǎn)部門商量。

（3）在某些情況下，客戶可能要求對產(chǎn)品作些修改，以適合其公司特殊需要，這些修改的全部細節(jié)應(yīng)由客戶提供成文的東西，并就其可行性和管理、工程部門商量。

（4）確保訂單或合同包含有關(guān)產(chǎn)品型式的全部詳情，包括它的顏色或各種各樣的輔助項目如工具、附件及應(yīng)用的配件。

（5）要保證訂單或合同清楚地標明雙方同意的包裝、運輸、安裝（哪里適用）及其它有關(guān)項目如保險和支付方法等方面內(nèi)容。

（6）應(yīng)規(guī)定不管是客戶還是其利益的代理人要在運出產(chǎn)品以前和在收到產(chǎn)品時對產(chǎn)品進行檢驗。全部檢查或試驗細節(jié)，例如要試驗的參數(shù)、試驗方法、抽樣大小，用于驗收的標準等，應(yīng)由供應(yīng)商的質(zhì)量專家和客戶研究之后明確下來。

（7）大多數(shù)耐用消費品和工業(yè)產(chǎn)品有一份擔(dān)保單保護客戶，擔(dān)保單的用語和條件應(yīng)寫清楚，以免出現(xiàn)不同的解釋而引起爭執(zhí)。

（8）最后，不管做了多大的努力，產(chǎn)品質(zhì)量問題仍可能會發(fā)生，供應(yīng)者應(yīng)保證合同要有解決質(zhì)量問題的程序和問題出現(xiàn)時解決爭執(zhí)的辦法。

2.專門訂單的合同評審程序

特殊訂貨的開發(fā)和生產(chǎn)過程不同于那些標準或正常產(chǎn)品的生產(chǎn)，它需要進行局部變動或要重新調(diào)整，要成功地執(zhí)行這樣的訂貨是相當(dāng)復(fù)雜的。因為毫無相似之處的因素會滲透在開發(fā)和生產(chǎn)過程的任何階段中。徹底了解采購者的需要對投標和合同形成是極其重要的。為了弄清客戶直接的或不十分明確的要求，常常需要專家們進行各種級別和范圍的對話。因為特殊訂貨合同包含著應(yīng)考慮到的設(shè)計和開發(fā)、實際設(shè)計和開發(fā)階段，甚至包括在合同簽約之后，應(yīng)作出協(xié)商和復(fù)查。合同評審至少應(yīng)保證：

（1）客戶應(yīng)對其要求盡可能作出詳細規(guī)定，使得設(shè)計和下一步工作有充分可靠依據(jù)。

（2）為了保證符合客戶要求，評審應(yīng)包括各種各樣性能和效率。

（3）圍繞合同執(zhí)行，制定質(zhì)量保證計劃，和客戶討論以確?？蛻羲匈|(zhì)量要求得到滿足。

（4）建立起與客戶的通訊渠道，研究與質(zhì)量相關(guān)的所有問題。

（5）根據(jù)合同評審結(jié)果，在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的情況下需要修改設(shè)計時，這種修改應(yīng)和客戶商量征得同意。

此外，合同評審應(yīng)包括檢查或試驗，擔(dān)保單的用語和條件以及解決質(zhì)量問題的程序。

作為整個質(zhì)量控制系統(tǒng)的一部分，制度化的合同評審程序有下列益處：

（1）所有感興趣的當(dāng)事人有機會評審合同。

（2）可以得到核查表或指導(dǎo)性文件（評審用的），以了解合同要求的程度。

（3）評審員可利用評審分析合同限期及有關(guān)的委托。

（4）這份合同是包含了全部性能類別，為了成功地履行這份合同，正好以此為起點有助于計劃的開發(fā)。

（5）一種用客戶來評審質(zhì)量計劃的方法。

（6）有準備的通過適當(dāng)?shù)脑u審來修改合同或質(zhì)量計劃。

如上所述，我們知道，如果執(zhí)行合同評審的程序，可減少甚至避免在供方與客戶之間產(chǎn)生的誤解或爭執(zhí)。由于它是相當(dāng)透明的，其結(jié)果增加了客戶的信任，使其對產(chǎn)品質(zhì)量的抱怨降到最低的程度。

1.制定合同評審控制程序

《實驗室資質(zhì)認定評審準則》4.6“合同評審”條款中規(guī)定“實驗室應(yīng)建立并保持評審客戶要求、標書和合同的程序,明確客戶要求”;ISO/IEC17025∶2005《檢測和校準實驗室能力認可準則》4.4“要求、標書和合同評審”條款中也要求“實驗室應(yīng)建立和保持評審客戶要求、標書和合同的程序”。

檢測實驗室面臨各種各樣的食品生產(chǎn)企業(yè)和經(jīng)銷商,為能很好地滿足他們的各種需求,確保檢測質(zhì)量,為客戶提供高質(zhì)量的檢測服務(wù),首先應(yīng)針對食品產(chǎn)品的特點,編制“評審客戶要求,標書和合同的控制程序”,在程序中明確規(guī)定合同評審的范圍、要求、內(nèi)容、評審時機、評審方法、參與評審人員以及各自的職責(zé)(即5W1H),確保檢測實驗室對食品生產(chǎn)企業(yè)和經(jīng)銷商進行有效的溝通,他們的要求與合同之間的任何差異,應(yīng)在檢測實驗室工作開展之前得到解決,每項合同應(yīng)得到檢測實驗室與客戶雙方的接受,實驗室應(yīng)確保充分理解他們的需求和期望,并將其轉(zhuǎn)化為實驗室的要求,貫穿于整個檢驗過程中。

2.確定評審人員及評審時機

(1)業(yè)務(wù)接待員

接受食品產(chǎn)品檢驗的合同評審,是檢測實驗室整個檢驗活動的第一道工序,這道工序做得好與不好,直接關(guān)系到提供給客戶檢測結(jié)果和檢驗報告質(zhì)量的好與不好,檢測實驗室委托業(yè)務(wù)的接待,一般均由授權(quán)的業(yè)務(wù)接待員來實施。鑒此業(yè)務(wù)接待員應(yīng)具有以下幾方面的知識和技能:。

1)熟悉食品產(chǎn)品現(xiàn)行技術(shù)標準和檢驗標準的要求以及食品質(zhì)量安全準入檢驗細則所規(guī)定的必檢項目(即帶3的項目)、本實驗室能夠承擔(dān)該類產(chǎn)品的檢驗資質(zhì)和能力;2)掌握本實驗室通過計量認證/驗收、國家實驗室認可的食品產(chǎn)品檢驗項目;3)了解食品產(chǎn)品檢驗項目的收費標準和收費規(guī)定;4)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和食品檢驗知識、職業(yè)道德、法律意識、具有與客戶溝通、協(xié)調(diào)實驗室與客戶關(guān)系的技能和語言表達能力。

(2)評審時機

1)常規(guī)合同

在食品檢測委托業(yè)務(wù)中,通常是常規(guī)的檢驗委托,即是在檢測實驗室通過計量認證/驗收和國家實驗室認可的項目內(nèi),檢驗方法和檢驗條件均無變化,因此掌握好委托業(yè)務(wù)的評審時機,是做好合同評審的前題。此時合同評審可由授權(quán)的業(yè)務(wù)接待員與客戶就有關(guān)檢驗要求進行評審,并通過客戶填寫“檢測委托合同”的形式確認評審內(nèi)容,明確檢驗項目,檢測依據(jù),雙方簽字,合同生效。此時業(yè)務(wù)接待員一定要向客戶明確帶“3”的項目是必檢項目且在合同中明確。

2)特殊合同

對于比較復(fù)雜或重要的或需采用先進設(shè)備的檢驗任務(wù),檢測實驗室應(yīng)由技術(shù)負責(zé)人或技術(shù)主管組織食品檢驗人員共同參與評審,及時向客戶了解需求,記錄客戶有關(guān)檢驗的依據(jù)、對象、目的、時間、數(shù)量、結(jié)果、特殊要求等細節(jié),在檢測實驗室能力、資源均能滿足的前提下,技術(shù)負責(zé)人或技術(shù)主管授權(quán)與客戶正式簽署《檢測委托合同》,如果要使用新的檢測方法,實驗室應(yīng)對方法進行確認,并做出該新檢驗方法在本實驗室的不確定度和精密度的評價和確認,在確信具備能力和符合標準條件的情況下,應(yīng)編制相應(yīng)的檢測作業(yè)指導(dǎo)書,提供給相關(guān)檢測人員,并將客戶需求轉(zhuǎn)化為檢測實驗室的要求加以實施。

3.合同評審的主要內(nèi)容

合同評審主要明確委托單位對產(chǎn)品檢驗的要求,《食品安全實施細則》規(guī)定的食品質(zhì)量檢測項目,這些項目主要包括理化指標、感官指標、衛(wèi)生指標和標簽指標。理化指標主要有:水分、鹽分、蛋白質(zhì)、脂肪、亞硝酸鹽、總酸;感官指標主要有:色澤、香氣、滋味;衛(wèi)生指標主要有:無機砷、汞、鉛、銅、菌落總數(shù)、大腸菌群、致病菌、食品添加劑(糖精鈉、甜蜜素、安賽蜜、色素)、防腐劑(苯甲酸、山梨酸、);標簽指標主要有:產(chǎn)品名稱、配料表、生產(chǎn)單位名稱和地址、生產(chǎn)日期和保質(zhì)期、儲存方式、執(zhí)行標準等。這些在合同評審中都應(yīng)加以明確,如屬Q(mào)S發(fā)證檢驗的,檢驗項目一定要按實施細則進行。

檢測實驗室對來自客戶的檢驗需求,應(yīng)給予高度的重視,并使客戶的需求得到正確、及時和有效的滿足。因此在接受食品生產(chǎn)企業(yè)委托進行合同評審時應(yīng)描述以下主要內(nèi)容:1)該食品的名稱、規(guī)格型號、產(chǎn)品等級、委托單位的有關(guān)信息,包括能體現(xiàn)產(chǎn)品特性的內(nèi)容,如食品主含量、添加劑、生產(chǎn)日期、儲存要求等。

2)委托食品的狀態(tài)、數(shù)量、抽/送樣方式,包括應(yīng)清楚描述能否滿足檢驗要求;

3)該食品所執(zhí)行的檢驗標準或檢驗方法、檢驗項目、判定依據(jù)、檢驗結(jié)果的報告形式和傳遞方式;

4)完成時間、檢驗費用、分包情況和檢驗后樣品的處置方式等等。

當(dāng)客戶表示可以接受檢測實驗室合同評審的最終結(jié)果時,合同即可簽署。合同中應(yīng)闡明與客戶要求相一致的雙方的責(zé)任、義務(wù)和權(quán)利等相關(guān)內(nèi)容,這些內(nèi)容一經(jīng)雙方簽字即生效,單方違約應(yīng)對違約造成的后果承擔(dān)責(zé)任。

4.合同變更

經(jīng)雙方簽立的《委托檢測合同》在執(zhí)行中,任一方提出修改要求時,檢測實驗室應(yīng)按程序文件的規(guī)定,對合同進行修改,并及時與客戶和食品檢驗人員進行溝通,以防止變更后給雙方的利益造成損失。

若修改后的合同有重大變化,檢測實驗室技術(shù)負責(zé)人或技術(shù)主管應(yīng)重新組織食品檢驗人員對變更后的合同進行評審,對修改的內(nèi)容逐條進行記錄,評審結(jié)果應(yīng)作為合同的附件由雙方授權(quán)人簽字,并將修改后的內(nèi)容通知客戶和相關(guān)的檢測人員,防止出現(xiàn)工作差錯給雙方造成損失。

5.合同評審應(yīng)關(guān)注的要點

在委托檢驗合同評審中,會碰到各種各樣的情況,應(yīng)注意把握以下幾點:

(1)把握好社會效應(yīng)與法律責(zé)任要素.考慮為客戶服務(wù),提高社會效應(yīng),符合食品質(zhì)量安全準入制度,增進經(jīng)濟效益,這是檢測實驗室的目標之一,但不能為了經(jīng)濟利益?zhèn)卧鞌?shù)據(jù),出具虛假證明?！顿|(zhì)量法》第五十七條規(guī)定:“產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構(gòu)、認證機構(gòu)偽造檢驗結(jié)果或者出具虛假證明的,責(zé)令改正,對單位處五萬元以上十萬元以下的罰款,對直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員處一萬元以上五萬元以下罰款;有違法所得的,并處沒收違法所得;情節(jié)嚴重的,取消其檢驗資格、認證資格;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構(gòu)、認證機構(gòu)出具的檢驗結(jié)果或者證明不實,造成損失的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任;造成重大損失的,撤消其檢驗資格、認證資格?！庇纱丝梢?檢測實驗室在考慮經(jīng)濟利益時,必須把握好法律責(zé)任,嚴格按標準規(guī)定進行產(chǎn)品檢驗和結(jié)果判定,在符合法律法規(guī)的前題下,向客戶出具公正的檢驗數(shù)據(jù)。

(2)把握好利益和風(fēng)險,技術(shù)能力要素

對于向社會出具公正數(shù)據(jù)的檢測實驗室,在考慮利益的同時,一定要考慮風(fēng)險,要考慮自身的檢驗?zāi)芰?、技術(shù)力量,決不能接受超范圍、超技術(shù)力量,不具備檢驗?zāi)芰Φ捻椖?確保承擔(dān)的檢驗任務(wù)均在計量認證/驗收范圍內(nèi)展開。確保出具檢驗報告的合法性、有效性。

(3)為客戶保密

《實驗室資質(zhì)認定評審準則》4.1.6條規(guī)定:“實驗室及其人員對其在檢測和/或校準活動中所知悉的國家秘密、商業(yè)秘密和技術(shù)秘密有保密義務(wù),并有相應(yīng)措施”。

為能確保做到為客戶保密,檢測實驗室應(yīng)編制《保護客戶機密信息和所有權(quán)控制程序》,明確規(guī)定為客戶保密的措施,以及所承擔(dān)的義務(wù)和責(zé)任,作為組織內(nèi)部文件加以實施。當(dāng)客戶委托檢驗的產(chǎn)(商)品涉及到國家秘密、專利、商業(yè)機密或在檢驗中需涉及客戶的技術(shù)機密時,檢測實驗室相關(guān)職能部門和食品檢驗人員應(yīng)嚴格按程序的規(guī)定,采取有效措施,必要時追加補充規(guī)定為客戶保密,切實為客戶做好保密工作,做到誠信服務(wù),并向客戶作出鄭重承諾。

6.檢驗方法的確定

在食品檢測任務(wù)的委托中,均應(yīng)按國家頒布標準和檢驗細則的要求及項目實施食品產(chǎn)品的檢驗。

但當(dāng)客戶委托檢驗的食品產(chǎn)品沒有相應(yīng)的檢驗細則,也沒有國際、國家、行業(yè)、地方規(guī)定的檢驗方法且需實驗室在合同評審中確定檢驗方法時,應(yīng)盡可能選擇國際或國家標準中已經(jīng)公布或由知名的技術(shù)組織或有關(guān)科技文獻或雜志上公布的方法,但應(yīng)經(jīng)檢測實驗室技術(shù)主管的確認,及時與客戶進行溝通,得到客戶允諾后方可采用。

7.分包情況

《實驗室資質(zhì)認定評審準則》4.4檢測和/或校準分包條款規(guī)定:“如果實驗室將檢測和/或校準工作的一部分分包,接受分包的實驗室一定要符合本準則的要求;分包比例必須予以控制(限儀器設(shè)備使用頻次低、價格昂貴及特種項目)。實驗室應(yīng)確保并證實分包方有能力完成分包任務(wù)。實驗室應(yīng)將分包事項以書面形式征得客戶同意后方可分包”;ISO/IEC17025∶2005《檢測和校準實驗室能力認可準則》4.5校準和檢測的分包要素對分包也有所要求。如委托檢驗的食品中某些項目實驗室要進行分包時,一定要控制分包的比列,要在符合準則的范圍內(nèi),檢測實驗室的個別項目才允許分包,同時要對接受分包實驗室的資質(zhì)、能力等方面進行考核評價,確保分包方有能力且符合評審準則和認可準則的情況下,并以書面的形式征得食品生產(chǎn)企業(yè)和經(jīng)銷商同意后方可實施分包。

若存在上述情況,在合同評審時,檢測實驗室應(yīng)將分包項目在檢驗報告中加以描述。

8.保存合同評審記錄

記錄是“闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件”。合同評審是檢測實驗室整個檢驗活動的一個子過程,尤其在執(zhí)行食品質(zhì)量安全市場準入制的情況下,實驗室更要把標準的規(guī)定、客戶的需求、客戶的信息全部記錄在合同中,為此檢測實驗室應(yīng)指定相關(guān)部門或?qū)Ｈ税踩咨瀑A存保管好合同評審記錄,以便于上級管理部門和有關(guān)人員的檢索,并為委托方保密。