個(gè)人信息管理是以個(gè)人為中心，將個(gè)人意識(shí)、管理理念、現(xiàn)代化技術(shù)等有機(jī)地結(jié)合起來，通過信息獲取、組織、集成、交流與共享等一系列環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)信息、知識(shí)的共享與創(chuàng)新，以此提高個(gè)人的適應(yīng)能力、生存能力和競(jìng)爭(zhēng)能力的管理模式與理論。

個(gè)人信息管理強(qiáng)調(diào)以個(gè)人為中心，以信息為基礎(chǔ)，以知識(shí)共享與創(chuàng)新為目標(biāo)，將信息與知識(shí)看作是一種可以開發(fā)與利用的資源，對(duì)其實(shí)施科學(xué)管理，這是一種有效的管理方法和手段，幫助個(gè)人獲取信息與知識(shí)，并進(jìn)行組織整序，有目的、及時(shí)、高效地更新自己的知識(shí)和技能?！瘋€(gè)人信息管理存在于個(gè)人層面，人們對(duì)其的理解也不可能完全相同。但是無論個(gè)人信息管理的定義是什么，其實(shí)質(zhì)都在于幫助個(gè)人提升工作效率，整合自己的信息資源，提高個(gè)人的競(jìng)爭(zhēng)力。它是一種新的管理理念和方法，能將個(gè)人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成更有價(jià)值的知識(shí)，最終有利于自己的工作和生活，通過個(gè)人信息管理，人們可以養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，增強(qiáng)信息素養(yǎng)，完善自己的專業(yè)知識(shí)體系，提高自己的能力和競(jìng)爭(zhēng)力，為實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值和可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

信息資源開發(fā)與利用是信息管理的出發(fā)點(diǎn)，個(gè)人信息管理也不例外。與其他層次的信息管理不同，個(gè)人信息管理的目標(biāo)突出了個(gè)體，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

(1)整合零散的個(gè)人信息與知識(shí)

大量個(gè)人信息處于零散的無序狀態(tài)，有價(jià)值的信息得不到有效的利用與共享，從而造成了知識(shí)流失。按照個(gè)人發(fā)展的實(shí)際需要，對(duì)信息進(jìn)行分類和序化，并根據(jù)信息之間的關(guān)系進(jìn)行組織、存儲(chǔ)，便于信息積累與共享，并實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識(shí)創(chuàng)新。在此基礎(chǔ)上，將個(gè)人信息與知識(shí)提升為組織知識(shí)。

(2)提高個(gè)人處理問題的效率

通過個(gè)人信息管理，構(gòu)建個(gè)人知識(shí)平臺(tái)，提高個(gè)人應(yīng)變能力和反應(yīng)速度。面對(duì)問題，能夠通過平日的信息與知識(shí)的積累，快速查找答案，有效解決問題。

(3)培育新的想法與思維

在日新月異的時(shí)代背景下，保持創(chuàng)新能力是組織和個(gè)人獲得并保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的源泉。對(duì)于個(gè)人而言，信息管理與知識(shí)管理的最終目的是如何使自己跨越時(shí)空界限，交流思想，共同創(chuàng)造新的思維。在信息管理過程中，借助非正式與正式的信息交流，把具備某種共性的人們聚集起來實(shí)現(xiàn)信息共享，充分利用人們頭腦中的創(chuàng)造性思維，產(chǎn)生新的思維。

(4)完善個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快、借助現(xiàn)代信息技術(shù)、個(gè)人獲取信息的能力實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，個(gè)人信息的擁有量極度膨脹、對(duì)于數(shù)量龐大的信息積累，個(gè)人只有科學(xué)地管理信息，并主動(dòng)對(duì)大量零散的信息進(jìn)行深度加工，從中挖掘出有用的知識(shí)，通過有效吸收，才能不斷完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)自身的適應(yīng)能力。

1．個(gè)人信息管理的特點(diǎn)

為了明確并突出個(gè)人信息管理的特點(diǎn)，我們選擇了組織信息管理和個(gè)人知識(shí)管理兩個(gè)與之密切相關(guān)的概念分別進(jìn)行對(duì)比。

1)個(gè)人信息管理與組織信息管理的關(guān)系。

個(gè)人信息管理存在于個(gè)人層面，通過個(gè)人信息管理的實(shí)施，個(gè)人可以在短時(shí)間內(nèi)處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識(shí)，準(zhǔn)確地表達(dá)知識(shí)，提高工作效率和自身能力。組織信息管理面向社會(huì)組織，目的在于創(chuàng)造組織的效率和效能。個(gè)人是組織的基本單位，強(qiáng)化個(gè)人信息管理是發(fā)展組織信息管理的基礎(chǔ)，兩者在目的、實(shí)施主體、實(shí)施方式、技術(shù)支持條件、作業(yè)流程、應(yīng)用界面等方面有所區(qū)別，但是在信息管理觀念的基礎(chǔ)架構(gòu)上，個(gè)人信息管理和組織信息管理的應(yīng)用和運(yùn)作是相輔相成的。

2)個(gè)人信息管理與個(gè)人知識(shí)管理的關(guān)系。

個(gè)人知識(shí)管理最初由PaulDorsey教授于1998年提出，并被JonathonGoade在個(gè)人知識(shí)管理網(wǎng)PKMNet站點(diǎn)(http：／／www．millikin．edu／webmaster／seminar／PKMnet)上進(jìn)行了詳細(xì)介紹。盡管關(guān)于個(gè)人知識(shí)管理的定義眾說紛紜，但其最終目的都在于更有效的構(gòu)建個(gè)人知識(shí)系統(tǒng)，為個(gè)人的學(xué)習(xí)工作服務(wù)。通過實(shí)施個(gè)人知識(shí)管理，個(gè)人可以在短時(shí)間內(nèi)處理大量信息，快速有效地獲取所需知識(shí)，準(zhǔn)確地表達(dá)知識(shí)，提高工作效率和自身競(jìng)爭(zhēng)力。個(gè)人知識(shí)管理問題的核心是研究人和知識(shí)結(jié)合的問題，其目標(biāo)明確，就是實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新。從某種意義上來說，兩者之間的關(guān)系正如信息管理與知識(shí)管理的關(guān)系，既有區(qū)別又有聯(lián)系。個(gè)人信息管理側(cè)重對(duì)信息外部形態(tài)的整合，而個(gè)人知識(shí)管理注重動(dòng)態(tài)過程，注重知識(shí)的應(yīng)用和共享，以人為核心，以知識(shí)創(chuàng)新為中心，目標(biāo)是知識(shí)創(chuàng)新與增值。從管理對(duì)象來看，個(gè)人信息管理關(guān)注顯性知識(shí)，而知識(shí)管理包括顯性知識(shí)管理和隱性知識(shí)管理，以隱性知識(shí)為管理重點(diǎn)，注重顯性知識(shí)和隱性知識(shí)之間的共享與轉(zhuǎn)換。從管理目標(biāo)來看，個(gè)人信息管理在于信息的整理與組織，個(gè)人知識(shí)管理在于知識(shí)的共享與創(chuàng)新。

綜上所述，個(gè)人信息管理不同于個(gè)人知識(shí)管理，個(gè)人信息管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，而個(gè)人知識(shí)管理是信息管理的延伸與發(fā)展。由此可見，個(gè)人信息管理、組織信息管理和個(gè)人知識(shí)管理都是以人為中心，以資源為基礎(chǔ)，以信息技術(shù)為工具，以知識(shí)創(chuàng)新為目標(biāo)，需要相關(guān)技術(shù)和一定社會(huì)機(jī)構(gòu)的智力支撐，依賴于信息知識(shí)的自由流動(dòng)與共享。個(gè)人信息管理是基于個(gè)人發(fā)展的需要，涉及的影響因素比較少，比組織信息管理更容易實(shí)施。由于實(shí)施主體是人，人會(huì)受到主觀情緒和客觀水平的限制，因此個(gè)人信息管理更強(qiáng)調(diào)人本思想，更注重采用的方法和技術(shù)是否與個(gè)人的匹配，注重實(shí)用性與時(shí)效性，以個(gè)人知識(shí)創(chuàng)新為目的，提升個(gè)人在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中的優(yōu)勢(shì)。此外，由于缺乏外界的約束與監(jiān)督，可能在實(shí)施的過程中更容易半途而廢，所以個(gè)人信息管理成功的關(guān)鍵在于持之以恒。

2.個(gè)人信息管理的原則

個(gè)人在精力、資金、技術(shù)等方面，與組織有很大的差異，因此與組織信息管理不同，個(gè)人信息管理應(yīng)當(dāng)以人為本，注重可操作性，在實(shí)施中應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

(1)簡(jiǎn)單原則在信息管理中，個(gè)人常常使用文件夾、收藏夾、個(gè)人圖書館等方式對(duì)信息進(jìn)行分類，為保證查找方便和易于歸類，所建立的分類要切合自己的需要，簡(jiǎn)單易行，不宜太深、太廣。

(2)易用原則實(shí)施信息管理時(shí)，個(gè)人不需要學(xué)習(xí)艱深的程序設(shè)計(jì)和專門技術(shù)。個(gè)人可以根據(jù)需要，方便地對(duì)自己的信息進(jìn)行管理，而且自己可以切身感覺到這種管理的效果。在實(shí)際運(yùn)作過程中，選擇自己最熟悉、最便于開展的形式，如使用PDA、Office軟件，甚至傳統(tǒng)的記錄工具。

(3)經(jīng)濟(jì)原則經(jīng)濟(jì)實(shí)惠是實(shí)施個(gè)人信息管理的一個(gè)很重要的考量依據(jù)，尤其是對(duì)于經(jīng)濟(jì)實(shí)力不強(qiáng)的在校學(xué)生來說更是如此。要根據(jù)自身的狀況，充分利用可以獲得的免費(fèi)工具，如高校圖書館所提供的免費(fèi)數(shù)據(jù)庫，軟件、清華同方個(gè)人數(shù)字圖書館系統(tǒng)等)，有個(gè)人特色的信息管理。

(4)彈性原則從網(wǎng)絡(luò)上下載的免費(fèi)軟件(秘書管理甚至13常使用的Office軟件，實(shí)現(xiàn)具在建立個(gè)人信息庫或知識(shí)庫的時(shí)候，應(yīng)該充分考慮個(gè)人未來發(fā)展需要，預(yù)留的容量至少可以滿足個(gè)人收集數(shù)年以上的信息與知識(shí)存儲(chǔ)量，也就是必須注意所用數(shù)據(jù)庫的最大容量。

個(gè)人信息管理的內(nèi)容基本由網(wǎng)絡(luò)信息資源管理、文件檔案管理、人際交往信息管理和個(gè)人時(shí)間管理4部分組成，網(wǎng)絡(luò)信息資源管理包括網(wǎng)站及網(wǎng)頁內(nèi)容的鏈接、分類管理、網(wǎng)絡(luò)工具(如網(wǎng)摘、搜索引擎)、網(wǎng)絡(luò)空間(如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)硬盤)，文件檔案管理包括工作13記、工作總結(jié)、讀書筆記以及收集的音頻、視頻、文章等，人際交往信息管理包括書信、聯(lián)系人通訊錄、個(gè)性特點(diǎn)、電子郵件等，個(gè)人時(shí)間管理包括個(gè)人備忘錄、日志提醒等。此外，還可以把個(gè)人瞬間靈感閃過時(shí)想到的好點(diǎn)子也管理起來。

1)個(gè)人信息需求分析。因?yàn)閭€(gè)人信息管理的內(nèi)容種類繁多，既有專業(yè)信息，又有私人信息、個(gè)人感興趣的信息、人際關(guān)系的信息，個(gè)人可以根據(jù)自身應(yīng)用的特點(diǎn)、工作學(xué)習(xí)的需要以及個(gè)人現(xiàn)有知識(shí)儲(chǔ)備，對(duì)信息進(jìn)行定位，得出獲取的優(yōu)先順序，并且在實(shí)際運(yùn)作中不斷進(jìn)行調(diào)整和修正。

2)信息管理工具的選擇。根據(jù)實(shí)際情況，選擇實(shí)施個(gè)人信息管理的工具?？梢赃x擇用自己的專用計(jì)算機(jī)來操作個(gè)人信息管理，建立文件夾來收藏資料，不需要其他應(yīng)用軟件，相當(dāng)于文檔管理，這種方式適合于個(gè)人專有、機(jī)密的特定信息的管理，完全個(gè)性化設(shè)置，但是功能簡(jiǎn)單，僅能滿足個(gè)人信息管理的初級(jí)需要；也可以選擇專門開發(fā)的個(gè)人信息管理軟件，如個(gè)人知識(shí)王，它是以個(gè)人信息管理、知識(shí)管理和溝通管理為基本任務(wù)，幫助個(gè)人實(shí)現(xiàn)工作、學(xué)習(xí)、生活等相關(guān)信息和個(gè)人社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)信息的有效管理；或者可以選擇第3方信息管理平臺(tái)，與專門軟件相類似，但是提供跨機(jī)構(gòu)的共享和交流平臺(tái)，在線隨時(shí)使用。

3)個(gè)人信息搜集計(jì)劃的制定。搜集計(jì)劃是個(gè)人信息需求的具體體現(xiàn)，也是進(jìn)行具體搜集的重要依據(jù)和保證工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。計(jì)劃可以有中長期和短期之分，在規(guī)定了某一時(shí)期內(nèi)信息搜集的總目標(biāo)后，可以依據(jù)內(nèi)容再具體劃分為幾個(gè)分目標(biāo)，以便分批、分期進(jìn)行靈活安排。信息搜集計(jì)劃要依據(jù)搜集的原則，事先分析得來的各種材料，確定搜集途徑、信息的類型、信息的數(shù)量與比例，從而制定一個(gè)合理可行的計(jì)劃。

4)個(gè)人信息組織標(biāo)準(zhǔn)的建立。為了長期有序地進(jìn)行信息管理，建立一定的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范和協(xié)調(diào)信息內(nèi)容的更新、修改和共享，這些標(biāo)準(zhǔn)可以是操作原則、時(shí)間安排和分類標(biāo)準(zhǔn)等。要保證個(gè)人信息管理工作的有效進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)注意信息的命名要簡(jiǎn)單明了，具有唯一性，信息組織要以內(nèi)涵為依據(jù)進(jìn)行科學(xué)分類。

5)信息交流與共享。個(gè)人信息在交流中得到升華并實(shí)現(xiàn)共享，也可以為個(gè)人的發(fā)展提供條件。個(gè)人應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)把自身的信息與知識(shí)表達(dá)出來共享，如在博客上展示自己，得到反饋，修正自己，如此反復(fù)，新知識(shí)就創(chuàng)造出來了。

6)信息利用。把信息與實(shí)際應(yīng)用結(jié)合在一起，幫助個(gè)人進(jìn)行信息加工，形成應(yīng)用的規(guī)則意識(shí)。

7)信息維護(hù)與提高。長期有序地按照制定的計(jì)劃和實(shí)際工作與學(xué)習(xí)的需要維護(hù)并不斷提高個(gè)人信息與知識(shí)體系，對(duì)信息與知識(shí)進(jìn)行更新、修改或刪除，不斷完善個(gè)人信息組織標(biāo)準(zhǔn)，在個(gè)人信息管理過程中逐步完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。