登錄

采購(gòu)管理制度

百科 > 管理制度 > 采購(gòu)管理制度

1.采購(gòu)管理制度概述

采購(gòu)管理制度是指以文字的形式對(duì)采購(gòu)組織工作與采購(gòu)具體活動(dòng)的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定。

為了規(guī)范采購(gòu)工作,提高采購(gòu)工作的效率,我們必須建立健全多種采購(gòu)管理制度,以此作為采購(gòu)人員與采購(gòu)部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范,以保證采購(gòu)工作健康、有序、高效地運(yùn)行,從而圓滿地完成采購(gòu)任務(wù),滿足企業(yè)其他部門對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的要求。

采購(gòu)管理制度居于上層建筑的范圍,體現(xiàn)一定的生產(chǎn)力與市產(chǎn)關(guān)系的發(fā)展要求,企業(yè)采購(gòu)管理制度的建立不是一蹴而就的.而是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程,應(yīng)由企業(yè)管理層所倡導(dǎo),能被廣大的采購(gòu)員工所認(rèn)可,在實(shí)際工作中,它往往是集體智慧的結(jié)晶。

2.采購(gòu)管理制度的特點(diǎn)

建立企業(yè)采購(gòu)管理制度,可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系;明確采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)操作要求,從而有利于加強(qiáng)考核;有利于在采購(gòu)部門貫徹按勞分配制度,有利于激發(fā)職工的責(zé)任感與事業(yè)心。值得提出的是,采購(gòu)管理制度作用的發(fā)揮是建立在采購(gòu)制度本身科學(xué)性的基礎(chǔ)上的,為此,企業(yè)采購(gòu)管理制度應(yīng)體現(xiàn)以下幾個(gè)方面的特點(diǎn):

1、文字化

任何制度都是以文字的形式表示出來(lái)的,采購(gòu)制度也不例外。制度不是上級(jí)的口頭命令或要求,口說(shuō)無(wú)憑,應(yīng)以文字的形式固定下來(lái),作為大家共同的行動(dòng)綱領(lǐng),對(duì)任何人、任何采購(gòu)活動(dòng)均起規(guī)范作用。文字化的采購(gòu)制度可以張貼起來(lái),也可以打印成冊(cè),分發(fā)給每一個(gè)采購(gòu)人員,要求大家領(lǐng)會(huì)其內(nèi)容,自覺(jué)地按采購(gòu)制度要求自己。

2、可行性

任何企業(yè)的采購(gòu)制度都應(yīng)在充分考慮企業(yè)內(nèi)外部條件、企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、行業(yè)特點(diǎn)以及采購(gòu)人員本身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上制定,應(yīng)切實(shí)可行。不同類型企業(yè)的采購(gòu)制度可以有差異,即使是同一個(gè)企業(yè)在不同時(shí)期也應(yīng)有不同的采購(gòu)制度,我們反對(duì)照搬照抄和一成不變的采購(gòu)制度,強(qiáng)調(diào)采購(gòu)制度在實(shí)施貫徹中的切實(shí)可行性,而不是僵化的教條與清規(guī)戒律。

3、嚴(yán)肅性

采購(gòu)管理制度一旦確定,采購(gòu)人員應(yīng)不折不扣地執(zhí)行,只制定制度而不加強(qiáng)執(zhí)行與實(shí)施的監(jiān)督,這樣的規(guī)定、制度是毫無(wú)價(jià)值的。在實(shí)際運(yùn)作中,對(duì)違反制度的采購(gòu)人員應(yīng)有相應(yīng)的制裁措施,應(yīng)提倡采購(gòu)制度的嚴(yán)肅性。

4、協(xié)調(diào)性

采購(gòu)管理制度要注重各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào),把上下級(jí)工作、前后環(huán)節(jié)工作有機(jī)地協(xié)調(diào)與聯(lián)系起來(lái),以體現(xiàn)集體利益。

5、相對(duì)穩(wěn)定性

采購(gòu)制度已確定,一般地,短期內(nèi)不要變動(dòng),通常一兩年、甚至更長(zhǎng)時(shí)間應(yīng)保持穩(wěn)定,便于大家執(zhí)行。如果經(jīng)常變動(dòng),采購(gòu)人員剛剛領(lǐng)會(huì)了老制度,又出現(xiàn)了新制度,這樣就會(huì)難以適應(yīng),容易造成采購(gòu)工作的混亂。當(dāng)然,采購(gòu)制度并不是長(zhǎng)期固定不變的,隨著外部環(huán)境的變化,企業(yè)內(nèi)部條件的改進(jìn),采購(gòu)制度也可以適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整。

3.采購(gòu)管理制度的內(nèi)容

采購(gòu)管理的主要制度有采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、監(jiān)督制度和民主管理制度。

1、采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度

采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度,即采購(gòu)決策制度,按采購(gòu)什么、采購(gòu)多少,什么時(shí)候采購(gòu)等決策權(quán)屬于哪一級(jí)來(lái)劃分領(lǐng)導(dǎo)制度。具體有三種:

(1)集中制

采購(gòu)的決策權(quán)集中于總公司,其他分公司或分廠無(wú)權(quán)采購(gòu),適用于小企業(yè)或分公司(分廠)較集中的企業(yè)采用,集中制的特點(diǎn)是:① 采購(gòu)數(shù)量大,能享受數(shù)量折扣,降低進(jìn)價(jià);② 集中采購(gòu),統(tǒng)籌安排,可節(jié)約大量人力、物力、財(cái)力;③ 目前一些連鎖店大都采用這種決策制度,例如日本的八佰伴集團(tuán)就曾采用這種決策制度。

(2)分散制

將采購(gòu)的決策權(quán)分散于各個(gè)分公司或分廠。一般大規(guī)模企業(yè),且分公司(分廠)分散在各地,企業(yè)的各分公司(分廠)所需的物資差異較大時(shí),企業(yè)常采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度,采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度能充分調(diào)動(dòng)分公司(分廠)的積極性,減少了內(nèi)部物資的調(diào)撥手續(xù),但不利于采購(gòu)資金的統(tǒng)一管理,浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力,無(wú)法享受價(jià)格優(yōu)惠,使進(jìn)價(jià)較高。

(3)混合制

若企業(yè)的分公司(分廠)的所需的物品相同,且采購(gòu)金額較大時(shí),由總公司統(tǒng)一采購(gòu),對(duì)于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時(shí)性采購(gòu)的物品由分公司自行采購(gòu)。這樣,一方面能使采購(gòu)資金較合理地統(tǒng)一管理,又能調(diào)動(dòng)各分公司的積極性,及時(shí)滿足經(jīng)營(yíng)需要。

2、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度

經(jīng)濟(jì)責(zé)任制是按照客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律的要求,以提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo),科學(xué)地確定相關(guān)部門、人員經(jīng)濟(jì)職責(zé)、利益權(quán)力的一項(xiàng)管理制度。明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,有利于維護(hù)采購(gòu)隊(duì)伍的良好的工作秩序,提高工作效率,講究經(jīng)濟(jì)核算,從而提高經(jīng)濟(jì)效益。采購(gòu)部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度通常有以下幾方面:

(1)崗位責(zé)任制

崗位責(zé)任制是采購(gòu)制度的中心環(huán)節(jié)。建立與健全采購(gòu)崗位責(zé)任制,能做到采購(gòu)部門人人有職責(zé),事事有人管,目標(biāo)清楚,責(zé)任明確,工作有條不紊,加強(qiáng)職工責(zé)任感,調(diào)動(dòng)工作積極性,發(fā)揮其聰明才智;可以堵塞工作漏洞,保證采購(gòu)工作的良好秩序。

雖然不同類型的企業(yè)采購(gòu),崗位責(zé)任制不盡相同,但一般采購(gòu)部門內(nèi)設(shè)有不同的崗位,不同崗位確定有不同的職責(zé)。結(jié)合采購(gòu)工作的實(shí)際,我們認(rèn)為采購(gòu)部門的人員應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)有:

采購(gòu)主管和計(jì)劃人員的職責(zé)是:① 制定采購(gòu)計(jì)劃;② 制定和修訂采購(gòu)制度;③ 統(tǒng)籌安排采購(gòu)資金;④ 監(jiān)督和考評(píng)采購(gòu)人員,并指導(dǎo)其工作;⑤ 合同的審議和管理;⑥ 決策購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)活動(dòng),以提高經(jīng)濟(jì)效益;⑦ 組織領(lǐng)導(dǎo)采購(gòu)人員搜集市場(chǎng)信息預(yù)測(cè)可供貨源及其趨勢(shì),為企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀;⑧ 指導(dǎo)采購(gòu)人員與供應(yīng)商搞好關(guān)系。 一般采購(gòu)人員的職責(zé)是:① 貨源、價(jià)格服務(wù)市場(chǎng)調(diào)查;② 與供應(yīng)商談判,確定有關(guān)事項(xiàng),如價(jià)格、質(zhì)量、交貨期及結(jié)算條件等;③ 催貨;④ 處理退貨、索賠;⑤ 發(fā)票的核對(duì)與付款;⑥ 辦理物品入庫(kù)手續(xù);⑦ 與供應(yīng)商建立良好關(guān)系;⑧ 搜集調(diào)撥信息,預(yù)測(cè)可供資源及其趨勢(shì),供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;⑨ 節(jié)省購(gòu)進(jìn)費(fèi)用支出,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

(2)采購(gòu)費(fèi)用承包制

這是采購(gòu)部門加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算的一種形式,在實(shí)際工作中,許多企業(yè)的采購(gòu)費(fèi)用大大超過(guò)正常的費(fèi)用水平,造成采購(gòu)環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)效益低下,從而也影響了整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。因此,用制度的形式來(lái)控制采購(gòu)費(fèi)用的開支水平顯得尤為重要。

采購(gòu)費(fèi)用承包制是將采購(gòu)費(fèi)用指標(biāo)落實(shí)到每一個(gè)崗位、每一個(gè)采購(gòu)人員身上,只允許其在規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)開支費(fèi)用,從而控制采購(gòu)費(fèi)用支出。 實(shí)際操作過(guò)程中,可以用相對(duì)數(shù)來(lái)控制,如規(guī)定采購(gòu)每噸商品的費(fèi)用額或每百元商品的費(fèi)用額等。也可以用絕對(duì)數(shù)來(lái)控制,如規(guī)定采購(gòu)部門在按要求完成采購(gòu)任務(wù)的前提下,每月的采購(gòu)總費(fèi)用水平,對(duì)于超支的部門由采購(gòu)部門、采購(gòu)員自己承擔(dān);對(duì)于節(jié)支的部分可由采購(gòu)部門、采購(gòu)人員自行分配,以激發(fā)其工作責(zé)任感。

3、獎(jiǎng)懲制度

為了調(diào)動(dòng)廣大采購(gòu)人員的工作積極性,充分發(fā)揮他們的聰明才智、努力干好本職工作,企業(yè)應(yīng)該建立與健全各種形式的獎(jiǎng)懲制度以真正體現(xiàn)“干多干少不一樣,干好干壞不一樣,干與不干不一樣,干輕干重不一樣”的分配精神。對(duì)于一些成績(jī)突出、工作勤奮踏實(shí)的采購(gòu)人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì);對(duì)于那些工作散漫、績(jī)效較差,甚至給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失的采購(gòu)人員應(yīng)進(jìn)行必要的懲罰,甚至清除出采購(gòu)隊(duì)伍。

在建立獎(jiǎng)懲制度時(shí)應(yīng)注意兩點(diǎn):一是把握好“刺激度”,即拉開檔次,不搞平均主義,要獎(jiǎng)得高,罰得重,使獎(jiǎng)懲措施真正起到激勵(lì)的作用。另一方面要注意多種獎(jiǎng)懲方法相結(jié)合,根據(jù)心理學(xué)理論,人的需求是多方面的,物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)只能滿足職工物質(zhì)方面的需要,過(guò)分強(qiáng)調(diào)物質(zhì)刺激,會(huì)產(chǎn)生“一切向錢看”的錯(cuò)誤觀念,其作用必然有限。我們提倡物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與其他獎(jiǎng)勵(lì)形式的配合,如精神鼓勵(lì)(評(píng)先進(jìn)、表?yè)P(yáng)、提干等)。對(duì)于懲罰來(lái)講也是如此,可以罰款,亦可行政處分,甚至開除公職,這樣獎(jiǎng)懲制度才真正有效。

4、監(jiān)督制度

貫徹采購(gòu)制度必須堅(jiān)持嚴(yán)格監(jiān)督與考核,沒(méi)有嚴(yán)格的監(jiān)督,采購(gòu)制度就會(huì)流于形式,嚴(yán)格的監(jiān)督是以科學(xué)考核依據(jù)為基礎(chǔ)的。在實(shí)際工作中監(jiān)督的方法包括三種:一是由采購(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)各部門組織和職工個(gè)人執(zhí)行情況進(jìn)行縱向檢查;二是組織有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行橫向聯(lián)合檢查;三是個(gè)人自查。

在制定監(jiān)督制度時(shí),要注意把握兩個(gè)方面:一是對(duì)權(quán)力的使用和監(jiān)督,檢查是否有濫用職權(quán)、借采購(gòu)之機(jī)以權(quán)謀私的現(xiàn)象;二是對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)任的監(jiān)督與檢查,檢查責(zé)任是否落實(shí)到每個(gè)單位、每個(gè)人,或是否有職責(zé)不清、相互推諉的現(xiàn)象。

5、民主管理制度

實(shí)現(xiàn)民主管理制度是現(xiàn)代企業(yè)的重要趨勢(shì),國(guó)有企業(yè)的性質(zhì)決定了民主管理是一項(xiàng)基本制度。采購(gòu)部門同樣應(yīng)強(qiáng)調(diào)民主管理。實(shí)行民主管理,可以較好地把民主與集中結(jié)合起來(lái),調(diào)動(dòng)職工的積極性;可以集中廣大采購(gòu)人員的智慧,集思廣益,共商大計(jì);可以密切干群關(guān)系,克服官僚主義、瞎指揮;也可以有利于解決采購(gòu)部門內(nèi)部的矛盾與爭(zhēng)端,促進(jìn)采購(gòu)部門的安定團(tuán)結(jié)。

實(shí)施民主管理制度,要求企業(yè)一方面在采購(gòu)部門內(nèi)部提倡民主的作風(fēng),一些重大的采購(gòu)決策不能只是采購(gòu)負(fù)責(zé)人一人說(shuō)了算,要?jiǎng)訂T大家討論,每個(gè)采購(gòu)員天天與供應(yīng)商打交道,熟悉市場(chǎng)行情,充分利用他們的智慧,能提高采購(gòu)決策的準(zhǔn)確性;另一方面,也應(yīng)廣泛征求企業(yè)其他部門的意見(jiàn),采納他的合理化建議,特別是銷售部門、市場(chǎng)開發(fā)部門意見(jiàn),因?yàn)樗麄兠刻炫c客戶打交道,了解消費(fèi)者的需要,了解市場(chǎng)變化趨勢(shì),聽取他們的合理化建議,往往能確保采購(gòu)的商品適銷對(duì)路,滿足消費(fèi)者需求,從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。 建立和健全采購(gòu)管理制度是搞好采購(gòu)工作、保證采購(gòu)部門良性運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性工作,是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程,各種制度 需要不斷地完善,以體現(xiàn)其科學(xué)性。我們同樣強(qiáng)調(diào)各種采購(gòu)制度之間的協(xié)調(diào)、各種制度互相配合,共同構(gòu)建成企業(yè)采購(gòu)制度體系。這樣的規(guī)章制度才能真正發(fā)揮其效用。

4.中外企業(yè)物資采購(gòu)管理制度的差異[1]

一、物資采購(gòu)計(jì)劃的確認(rèn)階段

生產(chǎn)部門對(duì)物資的需求,是采購(gòu)計(jì)劃制定的根本依據(jù)。物資采購(gòu)計(jì)劃要從生產(chǎn)需求開始,這一點(diǎn)國(guó)內(nèi)外企業(yè)沒(méi)有什么不同,但其后的審核批準(zhǔn)程序,二者卻存在很大差異,因此產(chǎn)生了不同的控制效果。

國(guó)外企業(yè)物資采購(gòu)管理制度規(guī)定:首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知提出請(qǐng)購(gòu)單;第二步,將請(qǐng)購(gòu)單交由倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員審核,保管人員根據(jù)庫(kù)存情況核定采購(gòu)數(shù)量,并經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門主管簽字后,傳遞到采購(gòu)部門;第三步,采購(gòu)部門接到請(qǐng)購(gòu)單后,審查是否重復(fù)采購(gòu),以及是否存在其他不合理請(qǐng)購(gòu)品種或數(shù)量等,審核同意后,根據(jù)已掌握的市場(chǎng)價(jià)格,對(duì)采購(gòu)所需資金做出估算,并將請(qǐng)購(gòu)單交資金預(yù)算管理部門;第四步,資金預(yù)算管理人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和資金預(yù)算審核請(qǐng)購(gòu)物資是否在預(yù)算之內(nèi),審核后再交還采購(gòu)部門,采購(gòu)部門方可根據(jù)各部門審核過(guò)的請(qǐng)購(gòu)單編制正式采購(gòu)計(jì)劃。

相對(duì)而言,我們企業(yè)這方面的制度比較簡(jiǎn)單:首先,也是由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制用料申請(qǐng)表,報(bào)送采購(gòu)部門;其次,采購(gòu)部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數(shù)量,并根據(jù)庫(kù)存情況審定采購(gòu)數(shù)量;最后,編制正式采購(gòu)計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

兩種制度的差別在于:首先,業(yè)務(wù)流程不同。國(guó)外企業(yè)的制度相對(duì)復(fù)雜,要經(jīng)過(guò)四個(gè)部門審核、批準(zhǔn),有四個(gè)控制點(diǎn);而我們的企業(yè)只經(jīng)過(guò)兩個(gè)部門,加上主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān),有三個(gè)控制點(diǎn)。其次,組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不同。對(duì)生產(chǎn)部門請(qǐng)購(gòu)單或用料申請(qǐng)計(jì)劃的審核,國(guó)外企業(yè)增加了倉(cāng)儲(chǔ)部門和資金預(yù)算管理部門的參與,而倉(cāng)儲(chǔ)部門與采購(gòu)部門是完全獨(dú)立的兩個(gè)部門;而我們企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置中,倉(cāng)儲(chǔ)部門和采購(gòu)部門同屬物資管理部門,是一個(gè)部門內(nèi)的兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立部門,倉(cāng)儲(chǔ)部門一般不直接參與計(jì)劃的審核,明顯處于次要地位。盡管兩種制度的控制目的相同,但這些差異對(duì)內(nèi)控制度的控制效果影響卻很大。其主要原因是,從內(nèi)部控制理論分析,內(nèi)部控制實(shí)質(zhì)就是內(nèi)部牽制,即一項(xiàng)業(yè)務(wù)由二個(gè)或二個(gè)以上的人或部門經(jīng)手,其發(fā)生差錯(cuò)和串謀舞弊的機(jī)率就會(huì)大大降低。因而,在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上要求將不相容職務(wù)進(jìn)行分離,將一項(xiàng)業(yè)務(wù)分由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門控制。國(guó)外企業(yè)將請(qǐng)購(gòu)單的審核分由倉(cāng)儲(chǔ)部門、采購(gòu)部門、資金預(yù)算部門負(fù)責(zé),而我們企業(yè)對(duì)物資用料申情計(jì)劃僅由物資管理一個(gè)部門審核,其控制效果必然要弱。從另一個(gè)角度分析,雖然我們企業(yè)的物資管理部門內(nèi)部,采購(gòu)部門和存儲(chǔ)部門也是分開的,具有相對(duì)獨(dú)立性,但他們同由一個(gè)部門管理,接觸機(jī)會(huì)較多,有共同的部門利益,很難避免人際關(guān)系和部門利益等因素的影響??傊?,由于機(jī)構(gòu)設(shè)置上的差異,國(guó)外企業(yè)的內(nèi)部控制效果明顯優(yōu)于我們企業(yè)的內(nèi)部控制。這一點(diǎn)在實(shí)際工作中已經(jīng)非常明了。

另外,參與部門不同,對(duì)控制效果產(chǎn)生的影響也不相同。國(guó)外企業(yè)規(guī)定,生產(chǎn)部門的請(qǐng)購(gòu)單首先經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員審核,相當(dāng)于我們企業(yè)要求采購(gòu)人員做的“ 庫(kù)平”工作。不同的是,國(guó)外企業(yè)是由倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員來(lái)完成,而我們是由采購(gòu)人員根據(jù)保管人員提供的庫(kù)存資料來(lái)完成。由倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員直接負(fù)責(zé)和由采購(gòu)人員間接負(fù)責(zé),最終效果差別很大。如我們的企業(yè)庫(kù)存一般都存在令人頭痛積壓?jiǎn)栴},對(duì)積壓物資的使用、處理,應(yīng)是采購(gòu)計(jì)劃中必須考慮的重要因素,但因物資積壓與保管人員關(guān)系不大,所以保管人員并不會(huì)積極主動(dòng)地去清理,而國(guó)外企業(yè)要求倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員參與采購(gòu)計(jì)劃審核,對(duì)物資積壓就負(fù)有直接責(zé)任,因而會(huì)積極主動(dòng)地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地避免積壓物資的產(chǎn)生,這一點(diǎn)很值得我們借鑒。

二、選擇采購(gòu)渠道,確定采購(gòu)價(jià)格階段

采購(gòu)渠道和采購(gòu)價(jià)格的確認(rèn),是物資采購(gòu)控制的重中之重。它直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,因而無(wú)論中外企業(yè)都將其作為關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。

國(guó)外企業(yè)規(guī)定:采購(gòu)部門應(yīng)該根據(jù)市場(chǎng)情況和以往的業(yè)務(wù)往來(lái),建立供應(yīng)商資信情況信息庫(kù),或通過(guò)中介機(jī)構(gòu)查詢有關(guān)供貨商的資信情況,然后向兩家以上供應(yīng)商索取采購(gòu)物資的價(jià)格和質(zhì)量指標(biāo),比較不同供應(yīng)商所提供資料,選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價(jià)格最合理的供應(yīng)商。對(duì)于評(píng)選供應(yīng)商,多數(shù)企業(yè)還會(huì)成立一個(gè)專門委員會(huì),集體研究決定。選定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格后,采購(gòu)部門就可填制正式訂貨單或采購(gòu)合同,但還須將定貨單副本交由請(qǐng)購(gòu)部門(生產(chǎn)部門),證實(shí)定單內(nèi)容符合他們的要求,同時(shí)還要將定貨單副本送收貨部門,以便驗(yàn)收時(shí)使用。而我們企業(yè)在采購(gòu)渠道及價(jià)格確定方面,雖然一般也要求進(jìn)行比價(jià)或招標(biāo),一些單位也設(shè)置了專門的崗位或部門負(fù)責(zé)監(jiān)督,但實(shí)際上還是主要由采購(gòu)人員和主管領(lǐng)導(dǎo)審定,比價(jià)或招標(biāo)對(duì)多數(shù)單位來(lái)說(shuō)還只是一種形式。

兩種制度相比,最大的不同之處就在于,國(guó)外企業(yè)強(qiáng)調(diào)集體決策,弱化了管理者的個(gè)人作用,也更易避免決策中的個(gè)人行為。而我們企業(yè)選定采購(gòu)渠道和價(jià)格的決策中,強(qiáng)調(diào)主管領(lǐng)導(dǎo)的作用。兩種制度體現(xiàn)了管理理念上的差別,反映出我們企業(yè)人治觀念重于法制觀念,而這種觀念更易產(chǎn)生個(gè)人行為。當(dāng)然,這種觀念也有其客觀因素,就是我們的市場(chǎng)不規(guī)范,依賴采購(gòu)人員和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)較多等。

另外,國(guó)外企業(yè)與我們企業(yè)物資采購(gòu)管理制度還存在其他方面的差別,如對(duì)業(yè)務(wù)記錄資料的要求,國(guó)外企業(yè)很嚴(yán)格很規(guī)范,要?dú)w檔備查。而我們企業(yè)對(duì)這方面很不重視,記錄資料是為應(yīng)付檢查而準(zhǔn)備,雖然規(guī)范但不真實(shí)。

評(píng)論  |   0條評(píng)論