會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是指以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的，用系統(tǒng)思想分析、設(shè)計(jì)和建立的用于處理會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，提供財(cái)會(huì)信息，幫助管理人員進(jìn)行財(cái)會(huì)決策的現(xiàn)代會(huì)計(jì)系統(tǒng)。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)就是在電子計(jì)算機(jī)中實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和處理過程，它的建立通常要經(jīng)過如下過程：

1、系統(tǒng)檢查

主要任務(wù)是了解使用者的要求及現(xiàn)實(shí)環(huán)境。通過對(duì)企業(yè)調(diào)查，了解企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)部門與其他部門的信息聯(lián)系；通過對(duì)會(huì)計(jì)部門的調(diào)查，了解會(huì)計(jì)記錄的特點(diǎn)和方法。系統(tǒng)調(diào)查的目的是要對(duì)信息做出科學(xué)合理的歸納、匯總，對(duì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流做出準(zhǔn)確的判斷分析。

2、系統(tǒng)分析

系統(tǒng)分析的主要任務(wù)是明確新系統(tǒng)要做什么，即通過對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行全面詳細(xì)的調(diào)查分析，用文字、符號(hào)、圖表來描述調(diào)查結(jié)果，包括系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及劃分，系統(tǒng)界面及內(nèi)部接口、功能、數(shù)據(jù)流程圖、數(shù)據(jù)字典、輸入輸出要求等系統(tǒng)的邏輯模型，作為下一個(gè)階段系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作的重要依據(jù)。

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)既有相同點(diǎn)，又有不同點(diǎn)，經(jīng)過比較分析后，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)具有如下特點(diǎn)：

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的相同點(diǎn)有：

• 數(shù)據(jù)的層次結(jié)構(gòu)

在會(huì)計(jì)工作中，廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)來處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是會(huì)計(jì)技術(shù)上的革命，但并沒有改變會(huì)計(jì)的基本原理。會(huì)計(jì)電算化仍然要遵循復(fù)式記賬的基本原理，對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要運(yùn)用復(fù)式記賬原理，編制會(huì)計(jì)分錄，登記賬戶，然后編制會(huì)計(jì)報(bào)表。

無論是手工會(huì)計(jì)還是電算化會(huì)計(jì)，最終目標(biāo)都是為了加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，提供會(huì)計(jì)信息，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)預(yù)測，參與經(jīng)營決策，提高經(jīng)濟(jì)效益，手工會(huì)計(jì)或電算化會(huì)計(jì)要達(dá)到系統(tǒng)目標(biāo)，都必須經(jīng)過數(shù)據(jù)的收集、加工、處理和傳輸，從價(jià)值方面入手來控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，努力實(shí)現(xiàn)以盡量少的投入，達(dá)到盡量大的產(chǎn)出。

• 基本原理

• 目標(biāo)和基本功能

都要遵循基本的會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)方法。電算化會(huì)計(jì)會(huì)引起會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)方法上的變化，但這種變化是漸進(jìn)型的，而不是突變型的，目前的電算化會(huì)計(jì)必須遵循基本的會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)方法。

都必須保存會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)的重要?dú)v史資料，必須按照規(guī)定妥善保管。實(shí)行電算化會(huì)計(jì)，大部分會(huì)計(jì)檔案的物理性質(zhì)發(fā)生了變化，由手工會(huì)計(jì)下紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案變?yōu)榇判越橘|(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，備份消失和復(fù)制都很容易。這就要求用更科學(xué)的方法，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保管。

• 會(huì)計(jì)理論和方法

• 會(huì)計(jì)法規(guī)和準(zhǔn)則

共同遵守會(huì)計(jì)法規(guī)和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。電算化會(huì)計(jì)不能置會(huì)計(jì)法規(guī)和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則于不顧，相反應(yīng)當(dāng)更嚴(yán)格地執(zhí)行，從措施上、技術(shù)上杜絕可能的失誤。

• 會(huì)計(jì)檔案保存

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不同點(diǎn)有：

• 計(jì)算工具

手工操作的主要工作是算盤、計(jì)算器，而計(jì)算機(jī)操作使用電子計(jì)算機(jī)及一些輔助設(shè)備，計(jì)算省時(shí)省力。

• 數(shù)據(jù)載體

• 數(shù)據(jù)處理形式

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理要經(jīng)過分類、計(jì)算、過賬和登記，而電算化會(huì)計(jì)處理數(shù)據(jù)是自動(dòng)進(jìn)行的。

• 查找方式

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的查找要翻閱各種憑證、賬簿、報(bào)表，查找速度慢，而會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，查找方便、迅速。

• 內(nèi)部控制方式

• 錯(cuò)誤更正方法

• 賬務(wù)處理程序

• 賬簿設(shè)置和記賬

• 會(huì)計(jì)人員素質(zhì)

• 會(huì)計(jì)工作組織體制

• 對(duì)賬、結(jié)賬和賬項(xiàng)調(diào)整

☉提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性

由于電子計(jì)算機(jī)能夠長時(shí)間大量存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，并能以極高的速度和準(zhǔn)確性自動(dòng)地進(jìn)行運(yùn)算和數(shù)據(jù)處理，從而打破了手工操作的局限性，可以為經(jīng)濟(jì)管理工作提供更為詳細(xì)、更加及時(shí)的信息。

☉拓展了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的領(lǐng)域

會(huì)計(jì)電算化以后，由于計(jì)算機(jī)有大量存儲(chǔ)并易于調(diào)用，從廣度上大大擴(kuò)展了會(huì)計(jì) 數(shù)據(jù)的領(lǐng)域。在已建立起的過去經(jīng)營活動(dòng)詳細(xì)記錄的基礎(chǔ)上，通過適時(shí)處理，不僅可以及時(shí)掌握當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最新動(dòng)態(tài)，而且還可以對(duì)未來經(jīng)營方案進(jìn)行預(yù)測，這就為日常管理、分析、預(yù)測和決策，隨時(shí)提供可靠的依據(jù)。

☉為充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能作用創(chuàng)造了有利條件

整個(gè)數(shù)據(jù)處理過程能全部由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，人們只需做一些輔助性的操作，而把工作的重點(diǎn)和主要精力放在對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的分析、預(yù)測和日常管理方面，更好地完成會(huì)計(jì)反映和監(jiān)督生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的各項(xiàng)任務(wù)，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能。

☉同時(shí)，備份在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中很重要。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)主要有數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)管理、信息輸出、信息用戶和信息反饋等元素組成。

在電算化方式下，通常采用的賬務(wù)處理程序是記賬憑證核算方式。

(一)數(shù)據(jù)輸入：數(shù)據(jù)輸入著重于確認(rèn)企業(yè)經(jīng)營過程中所發(fā)生的內(nèi)、外部交易事項(xiàng)資料，確認(rèn)能夠進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的相關(guān)資料，并且根據(jù)既定的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度予以定量化記錄反映。

(二)數(shù)據(jù)處理：輸入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的交易資料必須經(jīng)過一系列的處理，如記錄、分類、匯總、整理、分析等。

(三)信息輸出：根據(jù)既定的會(huì)計(jì)報(bào)表格式與時(shí)間要求，將已經(jīng)處理的資料傳送給特定的使用者。

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的簡稱，是電子計(jì)算機(jī)代替人工，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬、記賬、算賬、查賬以及部分需由人工完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷，乃至提供決策的過程。隨著電子信息技術(shù)的普及，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計(jì)算機(jī)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高；另一方面，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來許多新問題。

一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響

1.手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)賬務(wù)的集中化處理，使會(huì)計(jì)部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細(xì)賬的核對(duì)等自然而然地消失了。取而代之的計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制措施，如憑證借貸平衡校驗(yàn)，余額發(fā)生額平衡檢查。由此可見，電算化會(huì)計(jì)除了人這個(gè)執(zhí)行控制的主體外，許多內(nèi)容控制方法主要是通過會(huì)計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn)的。因此，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制。

2.存儲(chǔ)介質(zhì)的變化。在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會(huì)計(jì)人員所熟悉的會(huì)計(jì)證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個(gè)基本特征。但是，電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。另外，電磁介質(zhì)易受損壞，所以會(huì)計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。因此，在計(jì)算機(jī)中如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個(gè)非常重要的問題。

3.控制的范圍擴(kuò)大。傳統(tǒng)的內(nèi)容控制主要針對(duì)交易處理。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，給會(huì)計(jì)工作增加了新的工作內(nèi)容，同時(shí)也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運(yùn)行的復(fù)雜性，內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等，以及磁盤內(nèi)會(huì)計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。

4.電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)交易授權(quán)、執(zhí)行與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)存在差異。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制，在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。但在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失的案例數(shù)不勝數(shù)。例如：業(yè)務(wù)人員被客戶收買，非法取得他人口令，繞過批準(zhǔn)程序開出銷售提單；非法核銷客戶應(yīng)收款及相關(guān)資料；掌握公司顧客訂單密碼，開出假訂單，騙走公司產(chǎn)品等。

二、建立和完善電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制

1.組織與管理控制。組織與管理控制是指通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行的控制，其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度，以達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位?；緯?huì)計(jì)崗位可包括會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位；電算化會(huì)計(jì)崗位包括系統(tǒng)管理、操作、進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)等工作崗位。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。設(shè)立會(huì)計(jì)核算崗位，可以一人多崗，也可以一崗多人，但必須做到不相容職務(wù)的分離。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù)；數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù)；系統(tǒng)操作職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。建立健全會(huì)計(jì)電算化崗位的內(nèi)部控制制度，可以使不同崗位相互監(jiān)督、制約，以使企業(yè)達(dá)到防止舞弊和欺詐的目的。

2.系統(tǒng)日常操作管理控制。系統(tǒng)操作控制主要表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個(gè)方面。操作權(quán)限控制是指每個(gè)崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)，不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)制定適當(dāng)?shù)臋?quán)限標(biāo)準(zhǔn)體系，使系統(tǒng)不被越權(quán)操作，從而保證系統(tǒng)的安全。操作權(quán)限控制常采用設(shè)置口令來實(shí)行，操作規(guī)程控制是指系統(tǒng)操作必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程進(jìn)行。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng)，并形成一套電算化系統(tǒng)文件，如對(duì)進(jìn)入機(jī)房內(nèi)的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查；規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志；規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范；規(guī)定軟盤專用以防病毒感染；規(guī)定不準(zhǔn)在計(jì)算機(jī)上玩電腦游戲等等。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程包括：軟硬件操作規(guī)程，作業(yè)運(yùn)行規(guī)程，上機(jī)時(shí)間記錄規(guī)程等。

3.系統(tǒng)維護(hù)控制。系統(tǒng)的維護(hù)是指日常為保障系統(tǒng)正常運(yùn)行而對(duì)系統(tǒng)硬軟件進(jìn)行的安裝、修正、更新、擴(kuò)展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護(hù)控制就是針對(duì)這些工作而實(shí)施的控制。系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)。硬件維護(hù)主要包括定期進(jìn)行檢查并做好記錄；在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時(shí)進(jìn)行故障分析并做好記錄。而軟件維護(hù)包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)和完善性維護(hù)。在軟件修改、升級(jí)和硬件更換過程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。

4.數(shù)據(jù)和程序控制。數(shù)據(jù)和程序控制主要是指對(duì)數(shù)據(jù)、程序的安全控制。程序的安全與否直接影響著系統(tǒng)的運(yùn)行，而數(shù)據(jù)的安全與否關(guān)系到財(cái)務(wù)信息的完整性和保密性。數(shù)據(jù)控制的目標(biāo)是要做到任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不損毀、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復(fù)與重建等。程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。程序的安全控制還要求系統(tǒng)使用單位制定具體的防病毒措施，包括對(duì)所有來歷不明的介質(zhì)和在使用前進(jìn)行病毒檢測，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測，使用網(wǎng)絡(luò)病毒防火墻以防止日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)病毒侵入等。

5.網(wǎng)絡(luò)的安全控制。網(wǎng)絡(luò)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性提出了比單機(jī)系統(tǒng)更高的要求，需加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的控制：

(1)用戶權(quán)限設(shè)置：從業(yè)務(wù)范圍出發(fā)，將整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分級(jí)管理，設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)管理員和專職會(huì)計(jì)員等崗位，層層負(fù)責(zé)，對(duì)各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，把各項(xiàng)業(yè)務(wù)的授權(quán)、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管等職能授予不問崗位的用戶，并賦予不同的操作權(quán)限，拒絕其他用戶的訪問。

(2)密碼設(shè)置：每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)密碼進(jìn)行分組管理，避免使用易破譯的密碼。對(duì)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行有效加密。在網(wǎng)絡(luò)中傳播數(shù)據(jù)前對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，接收到數(shù)據(jù)后再進(jìn)行相應(yīng)的解密處理，并定期更新加密密碼。

6.電算化會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制。電算化條件下會(huì)計(jì)檔案的保管范圍不僅限于原有賬、證、表，而且還包括軟件技術(shù)和軟件使用過程中產(chǎn)生的其他檔案，這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)。系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的各種文檔及其他會(huì)計(jì)資料的功能是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實(shí)施檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)，一般包括：

(1)存檔的手續(xù)必須有會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；

(2)各種安全保證措施，如備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方；

(3)采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

綜上所述，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展，極大地提高了會(huì)計(jì)的工作效率，要做好會(huì)計(jì)電算化工作，就必須建立健全電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，并認(rèn)真執(zhí)行，這是內(nèi)部管理的需要，是保證企業(yè)正常運(yùn)行的需要。

企業(yè)在建立了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快、計(jì)算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，改變了會(huì)計(jì)工作的面貌，會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。但是。隨著會(huì)計(jì)電算化的飛速發(fā)展，利用電算化系統(tǒng)的弱點(diǎn)進(jìn)行的貪污、舞弊等違法犯罪活動(dòng)也有所增加，給企業(yè)和社會(huì)造成了嚴(yán)重的損失。由于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的特殊性，建立一整套對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)舞弊的防范措施和控制制度就顯得尤為重要。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)的原因多種多樣，其中主要有兩個(gè)方面：

1.會(huì)計(jì)軟件的缺陷。目前市場上有數(shù)百種會(huì)計(jì)軟件，有些單位還使用自己開發(fā)的軟件，各軟件的水平參差不齊。一些企業(yè)使用的軟件安全性與保密性上存在著諸多的問題和不足，使得舞弊者有機(jī)可乘。許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對(duì)操作人、操作時(shí)間和操作內(nèi)容沒有具體記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任。另外，數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施，可以很方便的從外部打開修改。還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市楊，為用戶提供修改以前年度帳目等功能。這些都為舞弊提供了便利。

2.企業(yè)內(nèi)部控制制度的缺陷。實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束，才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。目前，不少單位沒有嚴(yán)密的管理制度或有章不循，使得會(huì)計(jì)電算化不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。由于內(nèi)部控制制度薄弱，操作人員可能超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，篡改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，以達(dá)到個(gè)人目的。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的舞弊雖然隱蔽且智能化較高，但只要采取正確的防范和控制措施，舞弊者還是無孔可入；無機(jī)可乘。

（一）選擇好的財(cái)務(wù)軟件，從源頭上進(jìn)行控制。企業(yè)在實(shí)行電算化時(shí)，必須結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)和國家的有關(guān)規(guī)定選擇適合的財(cái)務(wù)軟件。目前我國已經(jīng)頒布的有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要由財(cái)政部1994年頒布執(zhí)行的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》等，各地也頒布各種地方標(biāo)準(zhǔn)，如上海市財(cái)政局頒布的《上海市會(huì)計(jì)電算化實(shí)施辦法》等地方性標(biāo)準(zhǔn)。另外還必須注意系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置、安全性和保密性等關(guān)鍵因素。如果企業(yè)自行開發(fā)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，也必須遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計(jì)等等。

（二）完善和健全企業(yè)電算化內(nèi)部控制制度。電算化的內(nèi)部控制，是指電算化投入使用后，為防止和減少可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)而采取的一切控制措施的總和。企業(yè)由于采用電算化，原有手工操作下的內(nèi)部控制制度部分喪失作用，同時(shí)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理易于篡改、舞弊，必須采取嚴(yán)密有效的措施。如：

1健全管理制度。包括機(jī)房、操作、文檔和數(shù)據(jù)等管理制度。保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正常運(yùn)行和防止文檔、數(shù)據(jù)等遭受非正常破壞。

2職能分隔制度。系統(tǒng)維護(hù)員、操作員和數(shù)據(jù)管理員應(yīng)合理分工，相互制約，相互監(jiān)督，預(yù)防舞弊事件的發(fā)生。

3授權(quán)控制制度。各級(jí)人員、每個(gè)工作人員都得到一定的授權(quán)，并以密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作。

4時(shí)序控制制度。嚴(yán)格電算化業(yè)務(wù)處理流程，防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作。違反操作流程和操作時(shí)序要及時(shí)予以制止。

5防錯(cuò)糾錯(cuò)制度。電算化操作中，通過屏幕直接進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的編輯和修改，一旦存盤就不能直接修改，要修改必須通過沖正或補(bǔ)充登記更正。并要說明理由、修改對(duì)象、經(jīng)手人等，以備事后查證。

6計(jì)算機(jī)檔案制度。為了防止非法改動(dòng)數(shù)據(jù)，必要時(shí)可把計(jì)算機(jī)文件定義為可讀文件、專用文件、保密文件；重要的文件加以密鎖，以加強(qiáng)文件數(shù)據(jù)的保護(hù)。

7建立操作日志制度。一旦出現(xiàn)問題，順藤摸瓜，可以查清責(zé)任者。

會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的制度措施，還可以列舉更多，但同時(shí)還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作人員的思想教育，兩手并重，嚴(yán)格監(jiān)督，才能防患于未然。

（三）加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督。加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督有兩層含義：一是通過審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行核查監(jiān)督，并審核和評(píng)估內(nèi)部控制制度發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點(diǎn)，改善內(nèi)部控制；另一個(gè)方面要提高審計(jì)人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)舞弊手法的甄別能力，同時(shí)要加快審計(jì)電算化的開發(fā)和應(yīng)用，以適應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的審計(jì)要求。

（四）健全相關(guān)的法制建設(shè)。法制的建設(shè)和實(shí)施是對(duì)付計(jì)算機(jī)犯罪行為的有力措施。建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的保護(hù)法律，明確計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中哪些東西或哪些方面受法律保護(hù)或受何種法律保護(hù)，以及這些行為的處治辦法，從而震懾舞弊行為。

隨著網(wǎng)絡(luò)和電子商務(wù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的安全問題越來越突出，必須采取相應(yīng)的防護(hù)措施，保證電算化系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。

一、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)存在的安全風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性是指電算化系統(tǒng)保持正常穩(wěn)定運(yùn)行，系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息保持安全和完整。會(huì)計(jì)電算化的安全性一直是系統(tǒng)設(shè)計(jì)者考慮的問題，同時(shí)也是系統(tǒng)用戶最為擔(dān)心的問題，其安全風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)在以下幾方面：

1.會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的失真。

會(huì)計(jì)信息是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的綜合反映，滿足企業(yè)的內(nèi)部管理和外部相關(guān)部門和個(gè)人的需要，信息的質(zhì)量直接影響到企業(yè)的經(jīng)營管理和預(yù)策、決策。會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確是對(duì)會(huì)計(jì)信息的基本要求，一旦會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全受到損害，最為直接的就是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)的丟失或被篡改，致使信息失真，這里的不安全因素表現(xiàn)為：一是硬件缺陷，如計(jì)算機(jī)硬盤的損壞而又沒有數(shù)據(jù)備份的情況下造成數(shù)據(jù)丟失。二是人為的誤操作和有意破壞，造成數(shù)據(jù)丟失和被篡改。三是外部環(huán)境如操作時(shí)停電或處于磁場環(huán)境磁盤被磁化造成數(shù)據(jù)丟失。另外在電算化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一些非法用戶的侵入或數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)的傳輸中數(shù)據(jù)被截取和篡改，也將造成信息的不安全。

2.企業(yè)資金結(jié)算的安全問題。

在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的電子商務(wù)環(huán)境下，企業(yè)經(jīng)營越來越依賴于客戶，企業(yè)在網(wǎng)上的財(cái)務(wù)活動(dòng)日益增多，如網(wǎng)上定購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上結(jié)算、網(wǎng)上理財(cái)、網(wǎng)上證券投資及外匯買賣等，買賣雙方都是不謀面的信息交流，完全憑借雙方的信譽(yù)進(jìn)行交易活動(dòng)，這樣企業(yè)就面臨著財(cái)務(wù)結(jié)算的安全問題，一些非法用戶侵入他人的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸非法轉(zhuǎn)移電子資金及通過竊取密碼盜竊銀行存款，致使企業(yè)資金面臨安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.企業(yè)重要信息的泄露。

信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理中變得越來越重要，決定著企業(yè)在激烈的市場競爭中的成敗。因此利用高科技手段非法竊取企業(yè)機(jī)密，是構(gòu)成企業(yè)系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的重要形式。如在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，財(cái)務(wù)信息傳遞完全借助于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，財(cái)務(wù)信息被截取和篡改或泄露成為不可避免的問題，特別是網(wǎng)絡(luò)黑客非法侵入網(wǎng)絡(luò)用戶或程序，捕獲信息或通過竊取系統(tǒng)合法用戶口令、密碼，以此合法登陸，實(shí)現(xiàn)非法的目的，獲取重要商業(yè)秘密，將給企業(yè)造成不可估量的損失。

4.計(jì)算機(jī)病毒侵襲造成系統(tǒng)無法正常運(yùn)行。

計(jì)算機(jī)病毒可以破壞計(jì)算機(jī)內(nèi)的程序、數(shù)據(jù)，甚至破壞硬件，計(jì)算機(jī)病毒可以通過磁盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)和電子郵件進(jìn)行傳播，如以前出現(xiàn)的一種CIH的惡性病毒，直接攻擊、破壞硬件系統(tǒng)，主要傳染W(wǎng)indows95/98的可執(zhí)行程序，極大威脅著系統(tǒng)的安全。病毒的隱蔽性強(qiáng)，傳播范圍廣，破壞力大，對(duì)電算化信息系統(tǒng)及遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩珮?gòu)成極大的威脅。

二、保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全性的防范策略

1.建立健全會(huì)計(jì)電算化管理制度。

建立健全會(huì)計(jì)電算化管理制度，是確保會(huì)計(jì)核算操作安全，及時(shí)、準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息的根本保證，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的前提。制度的建設(shè)，包括內(nèi)部控制制度和宏觀管理制度及參與國際安全協(xié)議的方面。內(nèi)部控制制度包括人員管理制度、操作制度、安全保密制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度及內(nèi)控制度，它們對(duì)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠可起到一定的保障作用。宏觀管理制度包括會(huì)計(jì)軟件管理制度和法規(guī)，電算化網(wǎng)絡(luò)管理制度及防止和打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪法規(guī)等，通過建立宏觀管理制度，可以加強(qiáng)對(duì)上市的商品化會(huì)計(jì)軟件管理，有效打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪，懲治網(wǎng)絡(luò)黑客。為了保證Internet網(wǎng)絡(luò)的安全和用戶的利益不受侵犯，國際上相繼制定了系列安全協(xié)議，如安全電子交易規(guī)范、安全的超文本傳輸協(xié)議等，這些協(xié)議對(duì)規(guī)范網(wǎng)上行為起到了一定的促進(jìn)作用。我國面臨著加入世貿(mào)組織，應(yīng)加快推進(jìn)安全協(xié)議制度的實(shí)施和完善，以降低電算化網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.建立必要的防護(hù)措施。

為了保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、完整和安全，除了建立健全管理制度以外，還要建立必要的防護(hù)措施。

(1) 在財(cái)務(wù)軟件中增加安全功能。會(huì)計(jì)電算化軟件各層數(shù)據(jù)處理應(yīng)層層設(shè)防，在軟件功能上增加必要的提示功能、檢驗(yàn)功能和限制功能，要防止操作失誤造成數(shù)據(jù)破壞，操作人員進(jìn)入系統(tǒng)要設(shè)置口令和密碼，以防無關(guān)人員非法進(jìn)入。系統(tǒng)各模塊也要設(shè)置相應(yīng)的口令，并對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行授權(quán)，防止無權(quán)人員的操作。在系統(tǒng)中應(yīng)建立起“操作日志”，記錄所有人員對(duì)系統(tǒng)所做的操作，包括操作的時(shí)間、操作人員姓名、操作內(nèi)容等，這樣一旦出現(xiàn)問題，可以依據(jù)“操作日志”所提供的線索，對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行核查。

(2)建立預(yù)防病毒的安全措施。為了防止病毒的侵襲，要堅(jiān)持使用正版軟件，不能使用盜版或來路不明的軟件，對(duì)外來的軟盤要先進(jìn)行病毒檢測，方可在計(jì)算機(jī)中使用；在計(jì)算機(jī)中裝入防病毒軟件，這樣在開機(jī)時(shí)進(jìn)行時(shí)實(shí)控制，對(duì)硬盤進(jìn)行病毒檢測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并殺死病毒；定期備份數(shù)據(jù)和文件；不打開和閱讀來歷不明的電子郵件等。

(3)建立必要的技術(shù)防護(hù)措施。為了防止非法用戶和黑客的侵入，可以通過設(shè)置防火墻、采用身份識(shí)別系統(tǒng)等技術(shù)防護(hù)措施，將非法用戶拒之網(wǎng)絡(luò)之外，面對(duì)重要商業(yè)秘密泄密的問題，可以對(duì)軟件的重要信息采用加密技術(shù)，以防重要信息在傳輸過程中被泄露。

(4)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)使用人員進(jìn)行安全教育。系統(tǒng)使用人員特別是系統(tǒng)操作人員樹立安全意識(shí)，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要樹立良好的職業(yè)道德，自覺遵守各種操作規(guī)章制度和操作規(guī)程，防止工作中出現(xiàn)不必要的失誤。

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作中應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的簡稱,是一門融電子計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)為一體的邊緣科學(xué),其目的是運(yùn)用最新科技成果,以現(xiàn)代化的電子計(jì)算機(jī)代替手工記賬、算賬、報(bào)賬,以及代替部分由人腦完成的會(huì)計(jì)管理和輔助決策。會(huì)計(jì)電算化是現(xiàn)代社會(huì)化大生產(chǎn)和新技術(shù)革命的必然產(chǎn)物,是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大變革,必將對(duì)會(huì)計(jì)理論和實(shí)務(wù)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

經(jīng)濟(jì)形勢的日益發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化必須與之適應(yīng),才能促進(jìn)工作的高效率。從會(huì)計(jì)系統(tǒng)的情況看,各單位運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化的程度不一,主要的現(xiàn)狀為:

(1) 一部分單位沒有實(shí)行利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和治理;已使用的部門、單位大多數(shù)只停留在簡單的應(yīng)用階段,如工資的發(fā)放、報(bào)表的簡單匯總等;

(2)會(huì)計(jì)電算與手工核算并存,不具備“甩賬”條件;

(3)所使用的會(huì)計(jì)核算軟件的規(guī)范性、適用性差,不能滿足會(huì)計(jì)核算工作的需要;

(4)缺乏既懂會(huì)計(jì)又能熟練把握電子計(jì)算機(jī)的“復(fù)合型”人才;

(5)會(huì)計(jì)核算軟件的開發(fā)進(jìn)展緩慢。

會(huì)計(jì)電算化在實(shí)踐過程中不斷地完善,雖然存在一定風(fēng)險(xiǎn),但只要嚴(yán)格按會(huì)計(jì)電算化的流程,可以得到有效地控制。

一、提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)

我們必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,而且改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù),因而推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論與會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善,促進(jìn)了會(huì)計(jì)管理制度的改革,是整個(gè)會(huì)計(jì)理論研究與會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的一次根本性變革。從表面上來看,會(huì)計(jì)電算化只不過是將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算工作中,減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高會(huì)計(jì)核算的速度和精度,以計(jì)算機(jī)替代人工記賬。而實(shí)際上,會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn),而且必然會(huì)引起會(huì)計(jì)工作組織和人員分工的改變,促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)、會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高,轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)工作職能,推動(dòng)會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)步。比如具有數(shù)據(jù)集中存放和管理特征的“電算化會(huì)計(jì)”,采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)倉庫技術(shù),實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)分類集中存放,完全取消了各種會(huì)計(jì)明細(xì)分類賬和對(duì)賬操作,各種報(bào)表數(shù)據(jù)均能通過數(shù)據(jù)共享及時(shí)而準(zhǔn)確地取得。

人們的思維觀念還未充分認(rèn)識(shí)到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算,僅僅是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手,根本未認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性,使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí),在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及注冊(cè)自己的網(wǎng)站,根本沒能利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運(yùn)作效率。這種認(rèn)識(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展十分不利。

二、建立健全完善的會(huì)計(jì)電算化管理制度

管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù);會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),必須是事先設(shè)置好的處理方法,因而要求會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,才能使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒有很好的基礎(chǔ)工作,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),電算化工作的開展將遇到重重困難。

電算化會(huì)計(jì)雖然以計(jì)算機(jī)為計(jì)算工具,但其整個(gè)信息處理過程仍表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)與人工的結(jié)合。計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過程序來進(jìn)行的,系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。比如,對(duì)操作權(quán)限的限制有密碼程序,驗(yàn)證借貸金額是否平衡有校驗(yàn)程序等。同時(shí),由于數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制方式程序化,使得系統(tǒng)控制復(fù)雜化。其控制點(diǎn)由手工會(huì)計(jì)對(duì)人的控制轉(zhuǎn)到對(duì)人和機(jī)器兩方面的控制,控制的內(nèi)容涉及人員分工、職能分離和計(jì)算機(jī)軟、硬件的維護(hù),以及會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)檔案的保存和保管。

會(huì)計(jì)人員的現(xiàn)代化管理意識(shí),在整個(gè)企業(yè)管理現(xiàn)代化總體規(guī)劃的指導(dǎo)下做好會(huì)計(jì)電算化的長期、近期發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃并認(rèn)真組織實(shí)施,重新調(diào)整會(huì)計(jì)及整個(gè)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位分工,建立一系列現(xiàn)代企業(yè)管理制度,提高企業(yè)管理要求。還要修改擴(kuò)建機(jī)房,選購、安裝、調(diào)試設(shè)備,自行開發(fā)或購買會(huì)計(jì)軟件,培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化人員,進(jìn)行系統(tǒng)的試運(yùn)行等等工作。以上所列的各項(xiàng)工作必須做好,否則電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)將不能正常工作,有損于會(huì)計(jì)電算化的整體效益并使其不能深入持久地開展下去,會(huì)計(jì)和企業(yè)管理現(xiàn)代化將無法實(shí)現(xiàn)。

三、做好會(huì)計(jì)電算化理論的研究

理論是行動(dòng)的先導(dǎo),會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展依賴于電算化會(huì)計(jì)理論的發(fā)展,電算化會(huì)計(jì)理論研究的滯后,會(huì)制約會(huì)計(jì)電算化軟件的成熟與發(fā)展。因此,電算化會(huì)計(jì)理論是指導(dǎo)、推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化在新的基礎(chǔ)上不斷完善和發(fā)展的實(shí)踐指南。

電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生和發(fā)展的過程,也是突破傳統(tǒng)會(huì)計(jì)觀念,對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法提出新問題、新課題,以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會(huì)計(jì)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、工作組織、信息處理及賬務(wù)處理程序等方式和方法上的改變,本身就是對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法的突破和完善。雖然從短期看,這些影響只是漸進(jìn)性的。但從長期看,隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應(yīng)用,新的問題和新的課題將不斷出現(xiàn),如信息處理網(wǎng)絡(luò)建立后,企業(yè)將如何做到既及時(shí)、合法地提供會(huì)計(jì)信息,又能有效保護(hù)商業(yè)秘密;兩個(gè)會(huì)計(jì)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)結(jié)合后,如何改進(jìn)現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)告;信息經(jīng)濟(jì)將對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法產(chǎn)生什么影響等。對(duì)新課題進(jìn)行深入研究,必將形成新的會(huì)計(jì)理論和方法,而新的會(huì)計(jì)理論和方法的確立,又將使電算化會(huì)計(jì)在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化理論主要研究如何用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)手工系統(tǒng)的工作,而沒有對(duì)系統(tǒng)提出更高的具有其自身特點(diǎn)的要求,這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電算化會(huì)計(jì)理論即研究實(shí)現(xiàn)電算化后的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)組織、會(huì)計(jì)核算的程序和管理制度,會(huì)計(jì)核算的方法,以及用計(jì)算機(jī)作為主要的核算工具后對(duì)會(huì)計(jì)理論、會(huì)計(jì)制度的影響和會(huì)計(jì)工作的新特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)理論的研究確定了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本功能體系、運(yùn)作規(guī)范及特點(diǎn)、審計(jì)接口、會(huì)計(jì)檔案等基本要求,它一方面符合手工會(huì)計(jì)的基本要求,同時(shí)又具有自身的獨(dú)有的特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)理論的基本問題研究透徹了,會(huì)計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo),才能更符合會(huì)計(jì)、審計(jì)工作的實(shí)際要求,從而使會(huì)計(jì)電算化軟件更好地服務(wù)于會(huì)計(jì)工作,以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的效益原則。

四、培養(yǎng)會(huì)計(jì)電算化的復(fù)合型人才

會(huì)計(jì)電算化的主要問題之一是人才的問題,它需要既懂計(jì)算機(jī)知識(shí)又有一定會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才。很多企業(yè)人員培訓(xùn)是在電算化信息系統(tǒng)建立之后,在這段時(shí)間里,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不能發(fā)揮效益,造成了設(shè)備的閑置,相當(dāng)于造成了流動(dòng)資金的積壓。因此,各單位應(yīng)該從建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一開始,或者提前一段時(shí)間就著手人員培訓(xùn)。人員培訓(xùn)包括系統(tǒng)建立前、系統(tǒng)建立中(對(duì)自行開發(fā)系統(tǒng))和系統(tǒng)建立后三個(gè)階段的培訓(xùn)。人員的培訓(xùn)要注意以下幾個(gè)問題:一是要注意人才層次,既要有部分高級(jí)人才,也要有部分一般人員。包括系統(tǒng)管理人員、系統(tǒng)維護(hù)人員和各類操作人員。二是要注意年齡層次,在每個(gè)年齡段都有,便于人才的傳幫帶。三是注意知識(shí)結(jié)構(gòu),會(huì)計(jì)電算化人員中,既要有會(huì)計(jì)人員,又要有計(jì)算機(jī)人員,還要逐步培訓(xùn)復(fù)合型人才。培訓(xùn)的內(nèi)容包括系統(tǒng)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)環(huán)境認(rèn)識(shí)和使用;對(duì)自行開發(fā)系統(tǒng)還應(yīng)進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)人員如何更好地配合系統(tǒng)開發(fā),設(shè)計(jì)人員了解現(xiàn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和建立目標(biāo)系統(tǒng)的培訓(xùn);以及各級(jí)、各類人員的職能培訓(xùn),等等。

目前,不少單位的電算化人員是由過去的會(huì)計(jì)、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來,他們?cè)谑褂梦C(jī)處理業(yè)務(wù)的過程中往往是除了開機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外,對(duì)微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少,一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時(shí),就束手無策。即使廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)都作了系統(tǒng)的培訓(xùn),但一些從未接觸過計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)人員入門還是很慢,而且在上機(jī)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)誤操作。一旦出錯(cuò),可能就會(huì)使自己很長時(shí)間的工作成果付諸東流,使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。這種低素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員是不能勝任會(huì)計(jì)電算化工作的。

會(huì)計(jì)電算化,給會(huì)計(jì)工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會(huì)計(jì)人員提高自身素質(zhì),更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。一方面為了參與企業(yè)管理,要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識(shí);另一方面還必須掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識(shí),好的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的前提條件,所以會(huì)計(jì)電算化也要求促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化。

會(huì)計(jì)電算化促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變,引起會(huì)計(jì)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化和會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的提高。電算化會(huì)計(jì)使會(huì)計(jì)工作效率的提高和會(huì)計(jì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度的降低,會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間參與企業(yè)經(jīng)營管理,促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能發(fā)生轉(zhuǎn)變,以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要,從而形成復(fù)合型人才。

要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國際水準(zhǔn),培養(yǎng)或聘用一批高級(jí)技術(shù)人才,他們能夠掌握國際先進(jìn)技術(shù),精通信息技術(shù),熟練應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化,推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí),維護(hù)軟件正常運(yùn)行,掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。另外,培養(yǎng)復(fù)合型人才,可以在大專院校開設(shè)會(huì)計(jì)電算化專業(yè)或在財(cái)會(huì)專業(yè)中增設(shè)計(jì)算機(jī)編程、維護(hù)等課程,可以讓財(cái)會(huì)人員進(jìn)修計(jì)算機(jī)課程,還可以讓計(jì)算機(jī)人員、在崗人員實(shí)習(xí)并進(jìn)修財(cái)會(huì)知識(shí)。

同時(shí),要加強(qiáng)并制定實(shí)事求是的會(huì)計(jì)電算化人員培訓(xùn)計(jì)劃,要注重實(shí)效,不搞一刀切。會(huì)計(jì)電算化考試、培訓(xùn)應(yīng)遵循自愿原則,只有準(zhǔn)備實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,才要求會(huì)計(jì)人員培訓(xùn),其會(huì)計(jì)人員必須取得會(huì)計(jì)電算化合格證,財(cái)政部門在進(jìn)行賬務(wù)審批的同時(shí)審查其會(huì)計(jì)人員的資格,這樣可以做到學(xué)以致用,學(xué)習(xí)目的性強(qiáng),效果好;對(duì)暫時(shí)或一段時(shí)間內(nèi)不準(zhǔn)備實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,其會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)則可以暫緩,避免人力、物力的浪費(fèi)。培訓(xùn)的內(nèi)容要切合實(shí)際工作需要,學(xué)了就能用得上。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量聘用社會(huì)上的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,畢竟,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要進(jìn)行簡單的會(huì)計(jì)培訓(xùn),就可以收到良好的效果。

五、加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性

當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。

1.為了對(duì)付日益猖獗的計(jì)算機(jī)犯罪,國家應(yīng)制定并實(shí)施計(jì)算機(jī)安全法律,在全社會(huì)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)安全的宏觀控制,政府主管部門還應(yīng)進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)制度,對(duì)危害計(jì)算機(jī)安全的行為進(jìn)行制裁,為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)提供一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境。

2.對(duì)于重要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定,制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發(fā)事件的應(yīng)急對(duì)策等。

3.必要的內(nèi)部控制。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會(huì)計(jì)信息的不安全性,因此建立內(nèi)部控制制度是必要的。第一,實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理,建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任。第二,建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計(jì)入手,增加軟件本身的限制功能。第四,建立會(huì)計(jì)信息資料的備份制度,對(duì)重要的會(huì)計(jì)信息資料要實(shí)行多級(jí)備份。第五,強(qiáng)化審計(jì)線索制。第六,建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。

4.增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享,但同時(shí)也將自身暴露于風(fēng)險(xiǎn)之中,這些風(fēng)險(xiǎn)主要來自泄密和網(wǎng)上黑客的攻擊等。為了提高網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全防范能力應(yīng)采用一些措施,例如,采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)通訊、身份認(rèn)證、授權(quán)等。

5.加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。另外,還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度,如專機(jī)專用、專室專用等。

6.加強(qiáng)磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性,實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管,并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過渡。

六、做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作

為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作,我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

1.電算化會(huì)計(jì)檔案的收集。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)如一個(gè)會(huì)計(jì)年度,把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等。

2.電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用 “AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。

此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,筆者建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。

3.電算化會(huì)計(jì)檔案的利用,即電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(l)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可。(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)只需在另外一臺(tái)計(jì)算機(jī)上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。

以上這些問題是會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時(shí)解決的問題。這些問題如若不重視或不及時(shí)解決,將嚴(yán)重阻礙我國會(huì)計(jì)電算化向更深層次的發(fā)展;如若重視并及時(shí)解決這些問題,必然會(huì)促進(jìn)我國會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展,最大程度地提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,更好地為提高各級(jí)企、事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

總之,建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不僅是會(huì)計(jì)發(fā)展的需要,而且是經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的要求,是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)越性是不言而喻的,它有利于加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算,有利于充分發(fā)揮會(huì)計(jì)參與企業(yè)經(jīng)營決策,為企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。因此,全面建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)勢在必行。