庫(kù)存信息是指庫(kù)存的收發(fā)貨、指定貨位和調(diào)整庫(kù)存的信息。其作用是明確計(jì)劃需求、管理制成品庫(kù)存以及安排配送渠道。庫(kù)存信息是物流信息系統(tǒng)的中心，是計(jì)劃與協(xié)調(diào)作業(yè)之間最基本的界面。

庫(kù)存信息是伴隨著庫(kù)存管理活動(dòng)而產(chǎn)生的信息。相對(duì)應(yīng)于訂購(gòu)、預(yù)測(cè)、計(jì)劃和執(zhí)行等管理活動(dòng)，庫(kù)存信息有訂貨、訂貨商品的出庫(kù)和商品采購(gòu)反饋的信息。庫(kù)存信息管理需要從這些信息中篩選出有效的信息并迅速加以處理。銷售管理最重要的是嚴(yán)格地按照顧客要求的送貨時(shí)間、地點(diǎn)和數(shù)量進(jìn)行送貨。庫(kù)存管理則在服務(wù)水平和成本平衡的基礎(chǔ)上確定如何訂貨、訂貨多少及何時(shí)訂貨。為此，就必須建立一個(gè)能迅速地處理大量信息的庫(kù)存信息系統(tǒng)，以便能迅速地開展物流活動(dòng)并有效地管理庫(kù)存。

庫(kù)存信息是物流計(jì)劃、協(xié)調(diào)與作業(yè)之間最基本的界面，其作用是在從生產(chǎn)到顧客裝運(yùn)的期問為明確計(jì)劃需求和管理制成品庫(kù)存提供決策服務(wù)。庫(kù)存信息的第一個(gè)作用是預(yù)測(cè)。預(yù)測(cè)內(nèi)容是每一個(gè)配送中心的顧客對(duì)產(chǎn)品的需求，從而支持物流企業(yè)作出決策計(jì)劃。

決策支持是庫(kù)存信息管理的另一個(gè)功能。決策支持是指導(dǎo)庫(kù)存計(jì)劃人員在決定何時(shí)訂貨、訂多少貨時(shí)所必需的。決策支持的工具較多，覆蓋了從簡(jiǎn)單的反應(yīng)模型到復(fù)雜的計(jì)劃工具等諸多內(nèi)容。反應(yīng)模型是根據(jù)再訂貨點(diǎn)和訂貨數(shù)量參數(shù)對(duì)當(dāng)前的需求和存貨環(huán)境作反應(yīng)。有效的庫(kù)存管理可以大大地降低滿足特定服務(wù)目標(biāo)所需的存貨資產(chǎn)水平。庫(kù)存管還包括監(jiān)督庫(kù)存水平、周轉(zhuǎn)期和生產(chǎn)率等。

從各種角度對(duì)庫(kù)存物料信息做分析，例如日常的物料進(jìn)、出、存的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析，物料占用資金分析，物料來(lái)源和去向分析，物料分類構(gòu)成分析等，并可以分析各種庫(kù)存管理指標(biāo)，如上節(jié)討論過的庫(kù)存管理策略中的各種周轉(zhuǎn)率、可供應(yīng)時(shí)間等。這些信息對(duì)企業(yè)的庫(kù)存與其他管理工作有監(jiān)督和促進(jìn)作用。

庫(kù)存管理子系統(tǒng)通過對(duì)庫(kù)存物品的入庫(kù)、出庫(kù)、移動(dòng)和盤點(diǎn)等操作進(jìn)行全面的控制和管理，幫助企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)管理人員管理庫(kù)存物品，以達(dá)到降低庫(kù)存，減少資金占用，杜絕物料積壓與短缺現(xiàn)象，提高客戶服務(wù)水平，保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行的目的。庫(kù)存管理子系統(tǒng)從級(jí)別、類別、貨位、批次、單件、ABC分類等不同角度來(lái)管理庫(kù)存物品的數(shù)量、庫(kù)存成本和資金占用情況，以便用戶可以及時(shí)了解和控制庫(kù)存業(yè)務(wù)等各方面的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。對(duì)庫(kù)存管理子系統(tǒng)與采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、成本及總賬等于系統(tǒng)之間密切的數(shù)據(jù)傳遞進(jìn)行管理。例如，采購(gòu)物料通過庫(kù)存接受入庫(kù)，生產(chǎn)所需原材料和零部件通過倉(cāng)庫(kù)發(fā)放，銷售產(chǎn)品由成品倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨，庫(kù)存物料成本及占用資金有成本和總賬管理來(lái)核算等。

在進(jìn)銷存系統(tǒng)中，倉(cāng)庫(kù)控制是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。它是聯(lián)系進(jìn)貨和銷售的紐帶，許多重要的進(jìn)貨信息通過倉(cāng)庫(kù)傳遞給銷售和財(cái)務(wù)，同時(shí)銷售的信息也反饋給出庫(kù)。

庫(kù)存信息起到紐帶作用，是整個(gè)信息系統(tǒng)順暢完整的關(guān)鍵。各部門都需要庫(kù)存信息來(lái)決定其運(yùn)作，比如采購(gòu)需要以它為基礎(chǔ)決定訂貨數(shù)量和時(shí)間；銷售需要以它為基礎(chǔ)決定是否能夠進(jìn)行銷售，指導(dǎo)銷售價(jià)格和交貨時(shí)間；財(cái)務(wù)需要從中計(jì)算庫(kù)存資金占有和資金周轉(zhuǎn)時(shí)間?？傊煌臉I(yè)務(wù)需要從庫(kù)存中獲得不同的信息使其業(yè)務(wù)更有序地開展。同時(shí)各業(yè)務(wù)部門也會(huì)對(duì)庫(kù)存信息加以修正，改變其數(shù)據(jù)，用以指導(dǎo)和制約其他業(yè)務(wù)的進(jìn)行。具體地說(shuō)，一個(gè)系統(tǒng)中的采購(gòu)、銷售、倉(cāng)庫(kù)保管和財(cái)務(wù)四大業(yè)務(wù)對(duì)庫(kù)存信息的需求和修改是各不相同，但是又互相聯(lián)系、互相制約的。

1．補(bǔ)貨與訂貨對(duì)庫(kù)存信息的利用

無(wú)論采用哪一種補(bǔ)貨模型，都需要準(zhǔn)確地知道當(dāng)前的庫(kù)存數(shù)量。通常，進(jìn)行補(bǔ)貨時(shí)，需要了解的當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量，但并不是倉(cāng)庫(kù)中的實(shí)際數(shù)量。在配送中，往往實(shí)際可以支配的庫(kù)存數(shù)量與倉(cāng)庫(kù)中的實(shí)際數(shù)量不一致。這主要是由于一些貨物雖然還在倉(cāng)庫(kù)中，但是已經(jīng)被預(yù)配或銷售掉了，這部分的庫(kù)存應(yīng)當(dāng)從作為補(bǔ)貨根據(jù)的庫(kù)存數(shù)量中減去，稱為已分配的庫(kù)存。同樣在采購(gòu)訂貨時(shí)，并不是僅按倉(cāng)庫(kù)中的實(shí)際數(shù)量，還需要考慮已發(fā)出的訂單。發(fā)出的訂單上的貨有時(shí)還未入庫(kù)，但這部分的庫(kù)存也應(yīng)該從作為補(bǔ)貨根據(jù)的庫(kù)存數(shù)量中減去，防止重復(fù)訂貨。所以，從采購(gòu)業(yè)務(wù)的角度來(lái)看，庫(kù)存信息應(yīng)該是能夠用以指導(dǎo)正確下訂單的庫(kù)存，由采購(gòu)在單量、實(shí)際庫(kù)存量和己分配的庫(kù)存數(shù)量三者組成，并且由訂貨作業(yè)和入庫(kù)作業(yè)來(lái)修改采購(gòu)在單量和實(shí)際庫(kù)存量。

2. 銷售業(yè)務(wù)對(duì)庫(kù)存信息的利用

對(duì)銷售來(lái)說(shuō)，需要從庫(kù)存信息中提取可銷售的數(shù)量、銷售價(jià)格和交貨時(shí)間三個(gè)數(shù)據(jù)?？射N售的數(shù)量包括現(xiàn)貨和訂貨兩種。對(duì)于現(xiàn)貨來(lái)說(shuō)，交貨時(shí)間可能是即時(shí)的，也可能是安排幾天后提貨。假設(shè)安排在比如說(shuō)三天之后提貨，那么，就可以動(dòng)用庫(kù)存中三天后到達(dá)的入庫(kù)貨物，而把當(dāng)前的現(xiàn)貨分配給需要即時(shí)提貨的顧客。所以在記錄因銷售而產(chǎn)生的已分配庫(kù)存數(shù)量時(shí)，如果能夠記錄需求時(shí)間，就可以實(shí)現(xiàn)上述的動(dòng)態(tài)庫(kù)存需求調(diào)配。當(dāng)然，這需要將庫(kù)存中將入庫(kù)的產(chǎn)品也記錄預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，并且這種預(yù)計(jì)是有保證的。使用動(dòng)態(tài)庫(kù)存調(diào)配后，庫(kù)存系統(tǒng)能夠告訴銷售人員的，就不僅僅是可銷售庫(kù)存一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)字，而是當(dāng)前可供應(yīng)的數(shù)量，一天后可供應(yīng)的數(shù)量，兩天后可供應(yīng)的數(shù)量等。

除了數(shù)量以外，銷售中需要知道的另一個(gè)重要信息就是價(jià)格。

當(dāng)商品價(jià)格浮動(dòng)較頻繁時(shí)，銷售價(jià)格必然要隨著采購(gòu)價(jià)格的變化而變化，因此，就需要知道當(dāng)前銷售的這些商品的采購(gòu)價(jià)格的組成是什么，才能決定一個(gè)合理的銷售價(jià)格。采購(gòu)價(jià)格并非在采購(gòu)?fù)瓿珊缶鸵怀刹蛔?，還會(huì)隨著諸如供應(yīng)商讓價(jià)之類的各種因素的變化而變化。于是，在庫(kù)存信息中就需要保留貨品的價(jià)格和該價(jià)格下的數(shù)量等信息。

所以，對(duì)銷售業(yè)務(wù)來(lái)講，它需要使用庫(kù)存信息中的將要入庫(kù)量、實(shí)際庫(kù)存量、已分配數(shù)量、庫(kù)存價(jià)格來(lái)決定銷售數(shù)量、銷售價(jià)格和交貨日期，同時(shí)銷售作業(yè)又改變了庫(kù)存中已分配數(shù)量和實(shí)際庫(kù)存量。

3．倉(cāng)庫(kù)保管對(duì)庫(kù)存信息的利用

在有多個(gè)不同倉(cāng)庫(kù)的情況下，無(wú)論是采購(gòu)還是銷售，都可以把整個(gè)企業(yè)，或者是一個(gè)地區(qū)的所有倉(cāng)庫(kù)當(dāng)成一個(gè)邏輯倉(cāng)庫(kù)宋處理。采購(gòu)業(yè)務(wù)和銷售業(yè)務(wù)可以不關(guān)心最終是哪個(gè)物流倉(cāng)庫(kù)收貨和發(fā)貨。但是對(duì)于倉(cāng)庫(kù)保管員來(lái)說(shuō)，就需要區(qū)分每個(gè)物流倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存情況。他并不關(guān)心所謂的采購(gòu)在單數(shù)量和已分配的數(shù)量，他只關(guān)心實(shí)際庫(kù)存數(shù)量。當(dāng)倉(cāng)庫(kù)足夠大時(shí)，通常被劃分成貨位。這就需要掌握貨位容量和商品存量的信息，以決定收貨時(shí)應(yīng)該放到哪個(gè)貨位，發(fā)貨時(shí)應(yīng)該從哪個(gè)貨位取貨。所以，只知道倉(cāng)庫(kù)存量對(duì)倉(cāng)庫(kù)保管員來(lái)說(shuō)是不夠的，他還需要更詳細(xì)的貨位存量的信息。商品在不同的倉(cāng)庫(kù)和貨位之間移動(dòng)的作業(yè)會(huì)影響這些數(shù)據(jù)。此外，貨晶的有效期也是倉(cāng)庫(kù)保管員所關(guān)心的一個(gè)數(shù)據(jù)。

4．財(cái)務(wù)對(duì)庫(kù)存信息的利用

財(cái)務(wù)所關(guān)心的庫(kù)存和業(yè)務(wù)所關(guān)心的庫(kù)存有所不同，這也就是經(jīng)常提到的財(cái)務(wù)庫(kù)存和業(yè)務(wù)庫(kù)存。對(duì)業(yè)務(wù)庫(kù)存來(lái)說(shuō)，主要關(guān)心的是數(shù)量。如果使用嚴(yán)格的庫(kù)存管理方法，應(yīng)該管理到每個(gè)商品的數(shù)量，而不是庫(kù)存金額。只有在粗略的庫(kù)存管理中，才使用金額來(lái)表示有多少庫(kù)存。這個(gè)金額一般使用指定的價(jià)格來(lái)計(jì)算，這要比使用精確的價(jià)格來(lái)計(jì)算方便。而對(duì)財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)，更關(guān)心的是金額。可以使用售價(jià)金額，更精確的是以進(jìn)價(jià)金額來(lái)計(jì)算庫(kù)存。由于進(jìn)價(jià)會(huì)不斷地變化，同樣的商品在庫(kù)存中也會(huì)有不同的價(jià)格。這樣，銷售出庫(kù)后所要減少的庫(kù)存金額也不是完全一樣的。這就有了所謂的使用諸如“先進(jìn)先出”的方法計(jì)算庫(kù)存金額和銷售進(jìn)價(jià)金額等核算方法。

財(cái)務(wù)所關(guān)心的和庫(kù)存有關(guān)的第二件事情，是目前庫(kù)存中有多少金額是開具了發(fā)票，有多少是暫估的。開具了發(fā)票的進(jìn)貨在一定程度上是確定了精確的進(jìn)貨價(jià)格，但仍然不能排除在此之后的價(jià)格調(diào)整。未開具發(fā)票的進(jìn)貨，即暫估進(jìn)貨的金額通常是不甚準(zhǔn)確，以后需要調(diào)整的。在進(jìn)貨價(jià)格發(fā)生變化時(shí)，財(cái)務(wù)要求庫(kù)存金額隨之調(diào)整，甚至銷售進(jìn)價(jià)金額也要隨之調(diào)整。所有的這一切，都只有在庫(kù)存系統(tǒng)能夠提供當(dāng)前庫(kù)存的價(jià)格結(jié)構(gòu)的前提下才能達(dá)到。

財(cái)務(wù)所關(guān)心的另一和銷售有關(guān)的數(shù)據(jù)也要從庫(kù)存中得到，那就是供應(yīng)商的銷售業(yè)績(jī)。在一種商品只由一個(gè)供應(yīng)商供貨，并且只使用經(jīng)銷或代銷一種營(yíng)銷方式的情況下，這個(gè)數(shù)據(jù)可以跟隨商品屬性。但在實(shí)際中，一種商品同時(shí)有兩個(gè)供應(yīng)商，并且經(jīng)銷一個(gè)供應(yīng)商的商品，同時(shí)代銷另一個(gè)供應(yīng)商的同一種商品的情況也可能出現(xiàn)。甚至對(duì)于同一個(gè)供應(yīng)商的同一種商品，在一個(gè)時(shí)刻既有經(jīng)銷的庫(kù)存，又有代銷的庫(kù)存。這個(gè)時(shí)候就需要由庫(kù)存系統(tǒng)提供信息，使銷售能夠被精確地統(tǒng)計(jì)到對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商賬戶上去。

一個(gè)良好的庫(kù)存系統(tǒng)要能夠?yàn)檫M(jìn)、銷、存、財(cái)務(wù)系統(tǒng)及時(shí)準(zhǔn)確地提供必要的信息，并且這些信息在本質(zhì)上相容，但在表現(xiàn)上又是各異的。同時(shí)，不同的系統(tǒng)，不同的使用者所能獲取和修改的信息也要有限制，這是對(duì)庫(kù)存信息安全性的要求。

有關(guān)庫(kù)存信息的重要數(shù)據(jù)是衡量物流企業(yè)的服務(wù)水平、運(yùn)營(yíng)狀況的重要參考信息，具包括以下幾個(gè)方面的數(shù)據(jù)。

(1)需求滿足率。一般說(shuō)來(lái)，一個(gè)物流企業(yè)的服務(wù)水平是用供應(yīng)量占需求量的百分比來(lái)衡量的。供應(yīng)量大，服務(wù)水平越高。但這并不意味著為了提高服務(wù)水平而一味地增加供應(yīng)量。因?yàn)槊つ吭龃髱?kù)存量會(huì)增加庫(kù)存管理成本。所以必須重點(diǎn)掌握動(dòng)態(tài)的安全庫(kù)存量(保險(xiǎn)儲(chǔ)備)的庫(kù)信息，保證供應(yīng)。對(duì)于某些季節(jié)性波動(dòng)的生產(chǎn)和供應(yīng)，則更應(yīng)該確定合理的庫(kù)存量，從保證生產(chǎn)和供應(yīng)的均衡性和連續(xù)性。所以服務(wù)水平是庫(kù)存信息的一個(gè)重要數(shù)據(jù)。

(2)缺貨率。缺貨率是從另一個(gè)角度衡量服務(wù)水平高低的指標(biāo)。它是用缺貨量與需求量的比值來(lái)計(jì)算的。

(3)平均供應(yīng)費(fèi)用。平均供應(yīng)費(fèi)用是指為供應(yīng)每單位庫(kù)存物資所消耗的活勞動(dòng)和物化勞動(dòng)。

(4)庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)率。庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)率是指單位庫(kù)存資金用于供應(yīng)的效率。為了提高庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)率，要正確地掌握其相關(guān)的變動(dòng)的信息數(shù)據(jù)，以便調(diào)整及確定合理的儲(chǔ)存金額，處理積壓和提高服務(wù)水平。

需求滿足率、缺貨率、平均供應(yīng)費(fèi)用和庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)率4個(gè)指標(biāo)是相互聯(lián)系、相互制約的。庫(kù)存信息的作用在于為庫(kù)存管理提供服務(wù)，權(quán)衡輕重，分清主次，全面考慮，作出最佳的決策。

(一)庫(kù)存信息收集的重要性

庫(kù)存信息的收集是庫(kù)存信息管理的基礎(chǔ)，所有有關(guān)訂購(gòu)數(shù)量的決策都是以該項(xiàng)物品的庫(kù)存余額為依據(jù)的?？浯蠡蚩s小庫(kù)存余額會(huì)造成缺貨或超儲(chǔ)，并且錯(cuò)位的庫(kù)存信息收集會(huì)引起許多問題的連鎖反應(yīng)，如：失銷、欠銷、生產(chǎn)率低下、交貨延誤、大量支付交貨費(fèi)用和保險(xiǎn)運(yùn)輸費(fèi)。

準(zhǔn)確的庫(kù)存信息收集是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的一個(gè)重要方面和庫(kù)存管理的基礎(chǔ)，任何庫(kù)存管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)就是在信息收集中所獲得的信息，決策都是以其為依據(jù)而作出的。沒有信息收集的完整性和準(zhǔn)確性，就不可能構(gòu)建一個(gè)實(shí)用的庫(kù)存管理系統(tǒng)。所以，庫(kù)存信息收集的準(zhǔn)確性是任何庫(kù)存系統(tǒng)的基本要求。

(二)庫(kù)存信息收集的要點(diǎn)

1．充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。簡(jiǎn)單的庫(kù)存收集系統(tǒng)應(yīng)用于單個(gè)倉(cāng)庫(kù)，利用“增減法”即可實(shí)現(xiàn)。在記錄單上記下所有不同的庫(kù)存項(xiàng)目，使用符號(hào)(打勾或畫線等)進(jìn)行記錄。收到一件，就增加一個(gè)符號(hào)；發(fā)出一件，就劃掉一個(gè)符號(hào)。記錄單上的符號(hào)數(shù)應(yīng)與倉(cāng)庫(kù)中貨物的件數(shù)相同，必要時(shí)帶著記錄單與倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存實(shí)際數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。

復(fù)雜的庫(kù)存收集系統(tǒng)應(yīng)用于存貨分散的倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)。通過計(jì)算機(jī)管理軟件，對(duì)出入庫(kù)的貨物進(jìn)行登記和刪除，數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)貨物的數(shù)量與實(shí)際倉(cāng)庫(kù)的存儲(chǔ)貨物的數(shù)量應(yīng)當(dāng)一致。但是由于貨物存儲(chǔ)分散，利用簡(jiǎn)單的庫(kù)存收集方法很難做到庫(kù)存信息收集正確與高效。所以應(yīng)當(dāng)充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)分散的倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2．識(shí)別號(hào)碼的應(yīng)用。為了跟蹤一些特殊商品，往往采用標(biāo)記系列號(hào)碼并同庫(kù)存信息一起收集的方法。例如汽車、藥品和食品等。一旦這些商品發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題強(qiáng)制收回，就可以根據(jù)庫(kù)存信息按批號(hào)進(jìn)行跟蹤，而且所有這些不合格產(chǎn)品都必須從倉(cāng)庫(kù)中以及零售商店的貨架上全部撤走回收。

3. 使用掃描器進(jìn)行庫(kù)存信息收集。近年來(lái)，庫(kù)存管理的又一項(xiàng)發(fā)展是使用電子掃描器以閱讀條形碼。掃描器記錄下的數(shù)據(jù)直接與計(jì)算機(jī)連接在一起，登記庫(kù)存記錄。

4．在途物資的庫(kù)存信息收集。庫(kù)存管理人員認(rèn)為，庫(kù)存由現(xiàn)在儲(chǔ)存在倉(cāng)庫(kù)中的和已經(jīng)訂購(gòu)而尚未收到的貨物兩部分組成。為避免缺貨，需要對(duì)已經(jīng)訂購(gòu)但尚未收到的貨物估計(jì)它們可能的收到時(shí)間。允許的最小時(shí)間限度是當(dāng)庫(kù)存已降為零，而能及時(shí)得到補(bǔ)充。例如，銷售人員接待一位顧客，發(fā)現(xiàn)顧客所需要的貨物在倉(cāng)庫(kù)中已無(wú)存貨，正在他想空手返回時(shí)，見到倉(cāng)庫(kù)管理員及時(shí)從收貨臺(tái)收到他所需要的貨物，在補(bǔ)充庫(kù)存。事實(shí)上，庫(kù)存包括一切已生產(chǎn)完成而尚未銷售出去的產(chǎn)成品，以及那些從生產(chǎn)地運(yùn)到銷售地的在途產(chǎn)品。

在途庫(kù)存包括由鐵路貨車、卡車掛車或輪船等運(yùn)輸工具正在運(yùn)輸中的產(chǎn)品。一些貨主常用鐵路貨車變更到站和重新托運(yùn)的便利條件進(jìn)行鮮活產(chǎn)品的銷售。

(三)庫(kù)存信息收集方法

1．定期盤點(diǎn)。定期盤點(diǎn)信息收集法就是定期地檢查在庫(kù)的存貨余額，以核對(duì)和保持準(zhǔn)確的庫(kù)存記錄的方法。庫(kù)存信息收集可以人工過賬、機(jī)器過賬或者保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)。定期盤點(diǎn)法要求在一個(gè)短暫的時(shí)期內(nèi)對(duì)各種庫(kù)存進(jìn)行全面盤點(diǎn)。對(duì)大多數(shù)企業(yè)而言，一年或半年核查一次就足夠了。假如一年只作一次實(shí)物盤點(diǎn)，則它通常安排在每年生產(chǎn)和庫(kù)存水準(zhǔn)處于最低點(diǎn)時(shí)進(jìn)行。

進(jìn)行一年一度的實(shí)物盤點(diǎn)在準(zhǔn)備工作中所花的時(shí)間在很大程度上能從最終結(jié)局中得到補(bǔ)償。還應(yīng)準(zhǔn)備好書面的標(biāo)準(zhǔn)程序，它還可作培訓(xùn)材料之用。實(shí)物盤存的工作應(yīng)包括以下幾個(gè)方面。

(1)加以整理。把物品放置在它固有的位置，以便于盤存。

(2)進(jìn)行核對(duì)。按物品的編號(hào)和名稱正式核對(duì)所有物品。

(3)定出細(xì)則。有關(guān)人員的盤存之前都要重新學(xué)習(xí)盤存的方式和方法。

(4)建立班組。建立兩人或兩人以上的班組，并規(guī)定有關(guān)盤點(diǎn)、核對(duì)和記錄庫(kù)存數(shù)量的職責(zé)。

在盤點(diǎn)日，應(yīng)停止倉(cāng)庫(kù)區(qū)的作業(yè)。應(yīng)指定一個(gè)儲(chǔ)存場(chǎng)所來(lái)存放盤點(diǎn)期間內(nèi)到達(dá)的所有物品，因?yàn)樗鼈儾辉诒P點(diǎn)之列。而且，除非緊急情況，所有內(nèi)部的移動(dòng)和搬運(yùn)均應(yīng)暫停。

使用較普遍的記錄庫(kù)存水準(zhǔn)的方法是標(biāo)簽法。盤點(diǎn)班組要負(fù)責(zé)盤點(diǎn)，填好標(biāo)簽，并將標(biāo)簽貼在物品上。標(biāo)簽機(jī)適用于人工系統(tǒng)，也適用于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。當(dāng)某個(gè)盤點(diǎn)班組完成一個(gè)區(qū)域時(shí)，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行檢查，以保證所有物品都加有標(biāo)簽，然后再將標(biāo)簽收集在一起。在裝卸碼頭、出口貨物存儲(chǔ)區(qū)、退回貨物區(qū)、展銷會(huì)等的物品也應(yīng)包括在盤點(diǎn)之列。

庫(kù)存信息收集和實(shí)物盤點(diǎn)應(yīng)與存貨標(biāo)簽相符。來(lái)自標(biāo)簽的資料均要整理成存貨一覽表。在物品重新開始流動(dòng)之前，檢查小組應(yīng)核查任何重大的變異和調(diào)整誤差。對(duì)庫(kù)存信息收集和總賬應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的修正，以使記錄上的余額同實(shí)際存有數(shù)量相一致。

實(shí)物盤點(diǎn)的次數(shù)通常是根據(jù)物品價(jià)值的大小和物品在公開市場(chǎng)上處理的難易程度來(lái)決定。貴重或值錢的物品較一般庫(kù)存物品盤點(diǎn)的次數(shù)就可能多一些。

2．循環(huán)盤點(diǎn)。循環(huán)盤點(diǎn)信息收集法是有順序而不是定期進(jìn)行的一種實(shí)物盤點(diǎn)的庫(kù)存信息收集法，是控制庫(kù)存信息收集的準(zhǔn)確性并將其保持在高水準(zhǔn)的一種基本方法。通過有效的循環(huán)盤點(diǎn)，能縮減生產(chǎn)停工，改善對(duì)用戶的服務(wù)，減少陳舊，取消一年一次的實(shí)物盤存和減少存貨損耗，故可以達(dá)到增加主要收益的目的。同中斷生產(chǎn)的定期盤點(diǎn)法相比，通常循環(huán)盤點(diǎn)法所需費(fèi)用較少。

這種方法就是在全年內(nèi)對(duì)存貨順次地加以盤點(diǎn)。對(duì)有限的少數(shù)物品則每天，或按照某一其他間隔期進(jìn)行核查。人員可以根據(jù)是專職或兼職來(lái)分派循環(huán)盤點(diǎn)。要核查的存貨項(xiàng)目可隨機(jī)地或根據(jù)預(yù)定的計(jì)劃選定。循環(huán)盤點(diǎn)法并不需要像定期盤點(diǎn)法那樣中止作業(yè)。

循環(huán)盤點(diǎn)法為許多企業(yè)廣泛地采用。它可以由專業(yè)人員或固定指派的倉(cāng)庫(kù)管理人員來(lái)進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)。當(dāng)由固定指派的倉(cāng)庫(kù)管理人員來(lái)進(jìn)行時(shí)，他們可根據(jù)各自的職責(zé)在工作間隙時(shí)間內(nèi)完成循環(huán)盤點(diǎn)；當(dāng)由專業(yè)人員進(jìn)行時(shí)，由于他們都是專職人員，庫(kù)存物品的盤點(diǎn)便是順次完成的。由于專業(yè)人員熟悉物品的存放次序、物品保管制度和可能發(fā)生的特殊事項(xiàng)，所以大多數(shù)企業(yè)都樂于雇用他們。

循環(huán)盤點(diǎn)能檢查庫(kù)存信息收集的狀況和得出信息收集準(zhǔn)確程度的高低信息收集準(zhǔn)確程度可由誤差物品的百分率和誤差的相對(duì)值來(lái)衡量，誤差的顯著性與物品的相對(duì)價(jià)值有關(guān)。一單位貴重物品的誤差是顯著的，而對(duì)于廉價(jià)物品而言，或許上下2％的誤差就是可以接受的。

每個(gè)企業(yè)對(duì)物品的分類和盤點(diǎn)的次數(shù)都應(yīng)仔細(xì)地加以規(guī)定。需考慮的一般原則如下所述。

(1)在任一受控的存貨清單中，分類后的小部分物品要占存貨價(jià)值的大部分。

(2)流動(dòng)(交易)越頻繁的物品，信息收集誤差的可能性越大。

(3)存貨控制所耗費(fèi)的人力、時(shí)間和資金，應(yīng)根據(jù)物品的重要性，按比例地在它們之間分配。

循環(huán)盤點(diǎn)可以把重點(diǎn)放在年耗用金額高的庫(kù)存物品上(ABC原則)。“A”類物品(即年耗用金額最高的物品)應(yīng)最經(jīng)常地盤點(diǎn)，而“C”類物品則相反?！癆”類物品可每一個(gè)月或兩個(gè)月盤點(diǎn)一次，“B”類物品每3個(gè)月或4個(gè)月盤點(diǎn)一次，“C”類物品每年盤點(diǎn)一次。由于“C”類物品雖然種類占存貨清單中的大部分，但所占投資少，故不值得把力量花在它們上面。每個(gè)企業(yè)都必須根據(jù)自身的特點(diǎn)來(lái)安排循環(huán)盤點(diǎn)。

市面上已有多種程序來(lái)變化循環(huán)盤點(diǎn)的頻率，其中最為流行的系統(tǒng)如下所述。

(1)ABC系統(tǒng)。物品按ABC原則劃分層次，其中“A”類物品頻率最高，“C”類物品頻率最低。

(2)再訂貨系統(tǒng)。在再訂貨時(shí)盤點(diǎn)物品。

(3)收貨系統(tǒng)。在收到補(bǔ)充訂貨時(shí)盤點(diǎn)物品。

(4)無(wú)余額系統(tǒng)。在庫(kù)存余額為零或?yàn)樨?fù)值(延期交貨)時(shí)盤點(diǎn)物品。

(5)交易系統(tǒng)。在完成某一確定的交易后盤點(diǎn)物品。

當(dāng)然，也可以運(yùn)用上述系統(tǒng)的不同組合。

使用循環(huán)盤點(diǎn)時(shí)，在一定時(shí)間內(nèi)，整個(gè)存貨中只有一小部分被審查，這就大大地縮減了問題的數(shù)量。每日的盤點(diǎn)可立即得到協(xié)調(diào)。循環(huán)盤點(diǎn)可以是為了使用所有庫(kù)存物品在一年內(nèi)至少盤點(diǎn)一次，或按照某種統(tǒng)計(jì)抽樣來(lái)建立。使用統(tǒng)計(jì)方法時(shí)，是盤點(diǎn)給定類別中隨機(jī)抽取的那些物品，并要將其結(jié)果推廣到全體物品。

循環(huán)盤點(diǎn)法是保持信息收集準(zhǔn)確性的一種很好的方法，其比較突出的優(yōu)點(diǎn)如下所述。

(1)在循環(huán)盤點(diǎn)時(shí)不必停止工作，并可以取消一年一次的實(shí)物盤點(diǎn)。

(2)能及時(shí)揭示誤差，隨時(shí)糾正庫(kù)存信息收集和排除產(chǎn)生誤差的原因。

(3)能增進(jìn)信息收集的準(zhǔn)確程度，可得出更正確的資產(chǎn)報(bào)表，存貨盤點(diǎn)不是在急促的情況下進(jìn)行的，故能得出更為準(zhǔn)確的結(jié)果，可省去年末存貨的銷賬，并且隨時(shí)均可得到正確的資產(chǎn)報(bào)表。

(4)專業(yè)人員在取得可靠的計(jì)數(shù)、調(diào)節(jié)誤差和尋求解決系統(tǒng)誤差的方法等方面可充分發(fā)揮作用。

(5)可以把力量集中在有問題的區(qū)域。