所謂信息管理是指在整個管理過程中，人們收集、加工和輸入、輸出的信息的總稱。信息管理的過程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲存。

信息收集就是對原始信息的獲取。信息傳輸是信息在時間和空間上的轉(zhuǎn)移，因為信息只有及時準(zhǔn)確地送到需要者的手中才能發(fā)揮作用。信息加工包括信息形式的變換和信息內(nèi)容的處理。信息的形式變換是指在信息傳輸過程中，通過變換載體，使信息準(zhǔn)確地傳輸給接收者。信息的內(nèi)容處理是指對原始信息進行加工整理，深入揭示信息的內(nèi)容。經(jīng)過信息內(nèi)容的處理，輸入的信息才能變成所需要的信息，才能被適時有效地利用。信息送到使用者手中，有的并非使用完后就無用了，有的還需留做事后的參考和保留，這就是信息儲存。通過信息的儲存可以從中揭示出規(guī)律性的東西，也可以重復(fù)使用。

什么是信息

　　信息是組織的一種資源，一般認(rèn)為，信息是具有新內(nèi)容、新知識的消息（如書信、情報、指令等）。

　　信息與數(shù)據(jù)既有聯(lián)系又有區(qū)別，數(shù)據(jù)（Data）是對情況的記錄，數(shù)據(jù)的含不僅限于數(shù)值數(shù)據(jù)，而且還包括非數(shù)值的數(shù)據(jù)，例如聲音、各種特殊符號圖像、表格、文字等。信息是經(jīng)過加工處理后對組織的管理決策和管理目的實現(xiàn)有參考價值的數(shù)據(jù)。

　　作為一種資源的信息具有如下特點。

　?。ㄒ唬┯绊懞蜎Q定組織的生存。

　?。ǘ┠軌驗榻M織帶來收益。

　　（三）獲取和使用信息要支付費用和成本。

　　（四）信息具有很強的時效性，延遲的信息可能起到相反的作用。

　?。ㄎ澹┬畔⒌氖褂谜邞?yīng)當(dāng)考慮信息的費用與它為改善管理所帶來的功相比是否合算。

　　顯然，無論是從改進計劃工作、組織工作、人員配備、指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)工的角度，還是從直接利用信息資源的角度，都必須加強對信息的管理。雖管理信息要支出費用，并且可能還會很高，但對信息管理不善而付出的代也許更高。

信息管理活動的發(fā)展歷史源遠(yuǎn)流長。從原始社會人類的結(jié)繩記事，到今天人們廣泛利用計算機等信息技術(shù)來提升信息的管理水平與效率，可以說，人類的歷史有多長，信息管理活動的發(fā)展歷史就有多長。

縱觀人類信息管理活動所采用的手段與方法，基本上可以將它分為三個時期：

1、古代信息管理活動時期

2、近代信息管理活動時期

3、現(xiàn)代信息管理活動時期

考察人類在不同階段的信息管理活動特點，應(yīng)從最能反映該時期與其他時期最明顯的本質(zhì)不同的因素出發(fā)。概括起來，這些因素包括當(dāng)時社會的整體經(jīng)濟環(huán)境、信息資源狀況、信息資源類型、信息管理的主體、管理信息的手段與方法等重要方面。

一、古代信息管理活動時期：信息的存儲是“藏書樓式”

• 時間：從人類誕生到封建社會

• 背景：

1、在文字發(fā)明以前，人們使用聲音語言來傳遞信息、表達(dá)情感。語言是表達(dá)人類思想以及人類認(rèn)識自然與改造自然結(jié)果的重要載體。

信息的保存：信息的保存與管理主要通過口耳相傳，因此信息管理的效果得不到保證，只有極少數(shù)的信息得以保留下來，成為今天人類極其珍貴的文化遺產(chǎn)。

缺點：聲音信息的傳遞范圍從廣度和深度上講，均受到很大的限制。

2、文字的出現(xiàn)使人類可以在時空上對信息的管理得以加強，使信息管理發(fā)生了重大的變革。(在文字發(fā)明以前，人們通過圖畫的方式來記錄、傳遞與保存信息，由此產(chǎn)生了象形文字，并最后導(dǎo)致了正式文字的誕生。)

3、在古代時期，我國的信息管理活動在全世界是最具有代表性的。清朝“康乾盛世”之前，我國一直國力強大、經(jīng)濟繁榮，各項事業(yè)都走在世界的前列，社會信息資源豐富，信息管理的手段也比較發(fā)達(dá)。廣泛利用了當(dāng)時比較先進的管理思想與方法，如將分類管理的思想應(yīng)用到信息管理活動之中，編制出了經(jīng)世濟用的“四部分類法”，即以經(jīng)、史、子、集為主的分類體系。

4、古代封建社會的信息資源主要以文獻信息資源為主。

文獻信息資源: 手抄本è雕版印刷術(shù)和活字印刷術(shù)

中國人向世界貢獻了四大發(fā)明。其中有兩項就涉及到信息管理技術(shù)—造紙術(shù)與印刷術(shù)大大推進了世界信息數(shù)量的增長以及信息加工手段的提高，同時也擴大了信息傳遞的空間范圍，加快了信息傳遞的速度。

• 古代信息管理活動時期的特點：

1、總的來說，信息資源數(shù)量針對當(dāng)今的社會信息資源來說,古代信息管理時期的信息管理對象以紙制手抄本以及印刷本為主,數(shù)量有限。

2、古代封建時期的中國信息資源數(shù)量在當(dāng)時的世界上應(yīng)該說是屬于前列位置的。我國古時的信息資源管理技術(shù)與方法也走在了世界前列。

3、信息管理重心集中于“藏”，主張藏書秘不示人，屬于私人財產(chǎn)，甚至于即使是家人也難于看到館藏。這一方面有利于文獻的保管，使之得以流傳到今，但另一方面。也有悖于信息管理“傳”與“用”的宗旨。

4、我國也有著良好的信息管理傳統(tǒng)，各朝代都有專門記錄和管理檔案文書的官員，如司馬遷就是史官，負(fù)責(zé)這方面的事務(wù)。當(dāng)然，國家的文獻信息資源管理活動也是積極主動的，各朝各代都修史，在史冊中皆要有專門記錄當(dāng)代文獻的史冊，用中國傳統(tǒng)的目錄學(xué)方法。對所記錄文獻加以“辨章學(xué)術(shù)、考鏡源流”，這種信息管理的思想極大地豐富了現(xiàn)代信息管理的內(nèi)涵。我國古代有歷史可查的圖書整理活動起于漢代劉向、劉歆的<七略>和<七錄>，雖然這兩部書均已亡佚，但從<漢書·藝文志>中還可見其內(nèi)容、方法與規(guī)模。<隋書·經(jīng)籍志>也是我國古代具有代表性的信息管理活動成果之一。

5、古代的圖書整理活動到清朝達(dá)到極致，其代表性事件就是<四庫全書>的出版。其倡導(dǎo)的信息管理方法—四部分類法是適合于中國古代典籍的文獻信息管理方法，它所創(chuàng)造的信息分類管理思想，對今天的信息管理活動和行為都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響與沖擊。今天，四部分類法依舊是中國傳統(tǒng)古籍資源的整理方法。

古代時期的信息管理活動，沒有形成社會規(guī)模；社會信息資源數(shù)量有限，并且以紙制手抄本及印刷本為主；信息存儲的方式是封閉的、私有化的；信息管理的手段與方法以手工為主，創(chuàng)造出了適用于當(dāng)時的信息資源狀況的獨特方法，并且將此方法與學(xué)術(shù)研究及其方法結(jié)合在一起；文獻資源的所有者或者是官方指定的官員是信息管理的主體，完成信息管理活動，執(zhí)行信息管理行為。

二、近代信息管理活動時期

• 時間：從機器大生產(chǎn)代替手工生產(chǎn)，資本主義代替封建主義成為世界主流社會形態(tài)后開始的。

信息管理活動的興盛與衰落與一個國家文化和經(jīng)濟的興盛與衰落是相伴而行的。19世紀(jì)前是東方文化的世界，20世紀(jì)是西方文化的世界，我國古代的信息管理活動成為世界的領(lǐng)頭軍，但19世紀(jì)末20世紀(jì)初開始，隨著我國經(jīng)濟的衰退，信息管理活動的重心開始向西方國家傾斜。

• 背景：這一時期，資本主義的科學(xué)與民主等人文主義思想不斷擴散到全世界。人們追求真理、追求進步思想的呼聲高漲，直接推動了社會的整體進步；社會中可接受教育的人數(shù)不斷增多，群眾的識字率不斷提高，社會文化不斷普及。社會信息資源因為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而快速增加，特別是新型的機器印刷的出現(xiàn)加快了文獻信息的生產(chǎn)，使得社會信息積聚不斷加快；除了圖書這種信息載體類型之外，報紙、雜志等新型載體也大量涌現(xiàn)，但仍舊以紙制印刷品為主；信息傳遞的渠道增多。信息交流的廣度和深度大大加強。

• 特點：

1、與前一個時期相比，這個時期最明顯的進步就是社會文化水平的提高。對于信息保存來說，藏書樓式的藏書制度被徹底打破。在以圖書文獻為主要的社會信息資源的社會背景下，保存文獻信息資源的責(zé)任義無反顧地選擇了這一時期新型的信息存儲機構(gòu)——圖書館。

2、圖書館的出現(xiàn)是人類文明的一大進步，它不同于傳統(tǒng)的藏書樓，它已經(jīng)將信息管理的目的從簡單的“藏”發(fā)展到“藏”與“用”相結(jié)合。圖書館的出現(xiàn)，一方面反映了普通人追求知識的熱情，人們可以平等地追求知識，另一方面也反映了社會的進步與發(fā)展。20世紀(jì)二三十年代在西方國家發(fā)起的公共圖書館運動充分證明了這一點，同時也極大地推動了圖書館事業(yè)的大發(fā)展，更多類型的圖書館不斷涌現(xiàn)。

3、圖書館的出現(xiàn)促進了信息的管理思想及管理手段與方法的變化。聯(lián)合國教科文組織認(rèn)定的圖書館四項職能是：保存人類文化遺產(chǎn)，社會信息流整序，傳遞情報，啟發(fā)民智的文化教育。在這里，最重要的當(dāng)屬社會信息流的整序職能。

4、圖書館開創(chuàng)了具有現(xiàn)代意義的一系列行之有效的信息管理方法，如分類法、編目法、主題法、索引法、計量法等。這個時期，從事信息管理的人員不能再以官員的身分出現(xiàn)，取而代之的是專業(yè)的信息管理人員。這種專門化的信息管理人員在這個階段主要集中于圖書館中，被稱為圖書館員。

近代信息管理活動時期雖然信息管理思想、手段與方法不斷進步，但信息管理仍舊被解釋為“對信息的管理”，是一個簡單的動詞，信息管理強調(diào)的仍舊是對信息加以管理的技術(shù)手段與方法，沒有上升到一個戰(zhàn)略的高度，它的內(nèi)涵還是比較單薄的。這一階段，以文獻信息為中心，圖書館為主要場所，由專門的信息管理專業(yè)人員所創(chuàng)造的一系列技術(shù)手段成為信息管理的主要方法，同時出現(xiàn)了針對信息收集、處理、保存、利用等過程的解釋。

三、現(xiàn)代信息管理活動時期

• 時間：以第二次世界大戰(zhàn)的結(jié)束為標(biāo)志，信息管理活動進入了第三個階段——現(xiàn)代信息管理時期。(即隨著世界上第一臺計算機在1945年研制成功，在次年2月的正式面世。)

信息技術(shù)在信息管理活動的發(fā)展中占有重要地位，它主導(dǎo)著信息管理各時期的發(fā)展。計算機技術(shù)的出現(xiàn)，對整個人類社會的方方面面都產(chǎn)生了巨大的影響。

• 背景：在第三個階段，社會經(jīng)濟在遭受了戰(zhàn)爭的創(chuàng)傷后，進入了恢復(fù)與發(fā)展時期。資本主義經(jīng)歷了兩次世界大戰(zhàn)，完成了資本的原始積累。進入了迅速發(fā)展的快車道，世界經(jīng)濟出現(xiàn)了欣欣向榮、蒸蒸日上的景象，也促進了社會其他領(lǐng)域的大發(fā)展。

• 特點：

1、計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，對信息管理的發(fā)展起到重大推動作用，對人類的工作與學(xué)習(xí)方式，而且對人類思維方式都產(chǎn)生了巨大的影響。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)也擴大了信息交流的范圍，促進了信息的爆炸性增長。

2、信息傳播與交流方式發(fā)生了翻天覆地的變化。報紙與雜志出現(xiàn)的時代比較早，在近代信息管理時期就已經(jīng)存在了，而在第二次世界大戰(zhàn)后，廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)三大媒介形式出現(xiàn)，并且成為大眾信息交流的主要手段與方式，刺激了信息量的迅猛增加，人們獲取信息的渠道與方式改變了，社會信息量加大了。目前，電子信息交流的方式極大地改變著自人類誕生以來阿傳統(tǒng)信息交流手段與渠道。

3、伴隨著信息技術(shù)的變化，信息資源類型不斷多樣化。除了文獻型信息資源外，還出現(xiàn)了縮微型、電子型、網(wǎng)絡(luò)型等新型媒體，如網(wǎng)絡(luò)上的流媒體，已經(jīng)引起了人們的極大興趣與關(guān)注。信息管理技術(shù)的不斷復(fù)雜化與多功能化，也為信息的深度管理奠定了基礎(chǔ)，由向載體單元的操作深入到了信息內(nèi)部的知識單元，要挖掘信息內(nèi)部存在的具有邏輯關(guān)聯(lián)的智慧資源，這對信息管理的要求越來越高。

4、信息管理的手段充分利用信息技術(shù)，一方面提升了上兩個時期形成的信息管理方法，另一方面結(jié)合新的信息形式、信息載體、信息類型，而開發(fā)出新的管理技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、聯(lián)機分析、商務(wù)智能等。

5、圖書館在這一時期繼續(xù)扮演著社會信息流整序的職能，但它已經(jīng)不再是惟一具有此類社會職能的信息管理機構(gòu)，社會上出現(xiàn)了相對于圖書館來說。功能與目的皆不同的各類型信息管理機構(gòu)，如咨詢公司、企業(yè)管理公司、調(diào)查公司等，它們共同承擔(dān)著不同領(lǐng)域、部門和層次的社會信息流的管理工作，共同完成整個社會中信息流的管理。

綜上所述，現(xiàn)代的信息管理已經(jīng)大大超越了古代和近代時期對信息管理的理解框架，發(fā)生了質(zhì)的認(rèn)識變化；信息管理的內(nèi)涵與外延都得到了擴大，它所面對的信息資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)的文獻型信息資源的范疇，擴大到了多種新型的信息類型，整個社會的信息資源呈幾何級數(shù)增長，不同的部門和領(lǐng)域均不得不面對信息管理的挑戰(zhàn)；信息管理技術(shù)充分利用了現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，突破了傳統(tǒng)處理文獻的信息管理技術(shù)范圍，大量采用了網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、聯(lián)機分析技術(shù)等先進技術(shù)手段與方法，傳統(tǒng)的信息管理技術(shù)在新的技術(shù)環(huán)境下不斷地完善與發(fā)展，以適應(yīng)新的環(huán)境的變化；而信息管理人員早已不僅是以傳統(tǒng)的文獻信息處理為任務(wù)，而且更加技術(shù)化、專業(yè)化、專門化，他們在組織內(nèi)部被稱為CIO或CKO，已經(jīng)成為社會組織中的一個階層。

1.管理類型特征

信息管理是管理的一種，因此它具有管理的一般性特征。例如，管理的基本職能是計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制；管理的對象是組織活動；管理的目的是為了實現(xiàn)組織的目標(biāo)等等，在信息管理中同樣具備。但是，信息管理作為一個專門的管理類型，又有自己的獨有特征：

(1)管理的對象不是人、財、物，而是信息資源和信息活動。

(2)信息管理貫穿于整個管理過程之中。

2.時代特征

(1)信息量猛增

隨著經(jīng)濟全球化，世界各國和地區(qū)之間的政治、經(jīng)濟、文化交往日益頻繁；組織與組織之間的聯(lián)系越來越廣泛；組織內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系越來越多，以致信息量猛增。

(2)信息處理和傳播速度更快

由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得信息處理和傳播的速度越來越快。

(3)信息處理的方法日趨復(fù)雜

隨著管理工作要求的提高，信息處理的方法也就越來越復(fù)雜。早期的信息加工，多為一種經(jīng)驗性加工或簡單的計算。現(xiàn)在的加工處理方法不僅需要一般的數(shù)學(xué)方法，還要運用數(shù)理統(tǒng)計方法、運籌學(xué)方法等。

(4)信息管理所涉及的領(lǐng)域不斷擴大

從知識范疇上看，信息管理涉及到管理學(xué)、社會科學(xué)、行為科學(xué)、經(jīng)濟學(xué)、心理學(xué)、計算機科學(xué)等；從技術(shù)上看，信息管理涉及到計算機技術(shù)、通信技術(shù)、辦公自動化技術(shù)、測試技術(shù)、縮微技術(shù)等。

1.按管理層次分類

宏觀信息管理、中觀信息管理、微觀信息管理。

2.按管理性質(zhì)分類

信息生產(chǎn)管理、信息組織管理、信息系統(tǒng)管理、信息產(chǎn)業(yè)管理、信息市場管理等。

3.按應(yīng)用范圍分類

企業(yè)信息管理、政務(wù)信息管理、商務(wù)信息管理、公共事業(yè)信息管理等。

4.按管理手段分類

手工信息管理、信息技術(shù)管理、信息資源管理等。

5.按信息內(nèi)容分類

經(jīng)濟信息管理、科技信息管理、教育信息管理、軍事信息管理等。

信息管理是涉及信息技術(shù)、信息資源、參與活動的人員等要素，是多學(xué)科、多要素、多手段的管理活動。作為一種社會性的管理活動，它具有一般管理活動的特點；作為一種技術(shù)性很強的管理活動，它要運用許多技術(shù)手段和管理手段。同時，信息管理活動總是指向一定目標(biāo)，達(dá)到一定的效果并完成預(yù)定的任務(wù)。

從微觀的角度來看，信息管理的目標(biāo)包括兩個方面：一是建立信息集約，即在收集信息的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)信息流（即信息從信源出發(fā)后，沿著信道向信宿方向傳遞所形成的“流”）的集約控制；二是對信息進行整序與開發(fā)，實現(xiàn)信息的質(zhì)量控制。從宏觀的角度來看，信息管理的目標(biāo)是為了提高社會活動資源的系統(tǒng)功能，最終提高社會活動資源的系統(tǒng)效率。

信息管理原理是信息管理活動本身所包含的具有普遍意義的規(guī)律。下面從信息資源狀態(tài)變化和信息管理活動目標(biāo)指向的角度，簡要分析信息管理的四大基本原理。

1、信息增值原理

信息增值是指信息內(nèi)容的增加或信息活動效率的提高。它是通過對信息的收集、組織、存儲、查找、加工、傳輸、共享和利用來實現(xiàn)的。 信息增值包含以下內(nèi)容：

（1）信息集成增值

從零散信息或孤立的信息系統(tǒng)中很難得到有用的信息或用于決策的知識，因此，零散信息或孤立信息系統(tǒng)的集成是很重要的。

信息集成是指把零散信息或孤立的信息系統(tǒng)整合成不同層次的信息資源體系。它包含三個不同層次的信息增值閾：

①把零散的個別信息收集起來形成的信息集合；

②孤立的信息系統(tǒng)的集成；

③社會整體的信息資源的集成。

（2）信息序化增值

信息的序化是信息活動的結(jié)果，是信息組織的價值體現(xiàn)，目的是為了實現(xiàn)快速存取。信息序化克服了混亂的信息流帶來的信息查詢和利用困難，提高了查找效率，節(jié)約了查詢成本。有序化的信息集合是信息資源建設(shè)的基本條件。

（3）信息開發(fā)增值

有序的信息資源不僅能夠保證信息的可查詢性，而且能夠根據(jù)信息內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性開發(fā)新的信息與知識資源。

2、增效原理

信息管理可以通過提供信息和開發(fā)信息，充分發(fā)揮信息資源對包括信息和知識在內(nèi)的各種社會活動要素的滲透、激活與倍增作用，從而節(jié)約資源、提高效率、創(chuàng)造效益，實現(xiàn)社會的可持續(xù)發(fā)展。信息管理是現(xiàn)代社會節(jié)約成本，提高效率，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。

3、服務(wù)原理

信息管理與一般的管理過程相比，具有更強烈的服務(wù)性。信息管理的作用最終體現(xiàn)為信息資源對包括信息知識在內(nèi)的各種社會活動要素的滲透、激活與倍增作用。這決定了信息管理必須通過服務(wù)用戶來發(fā)揮作用。信息管理的所有過程、手段和目的都必須圍繞用戶信息滿足程度這個中心。信息管理方法和手段的采用，活動的安排，技術(shù)的運用，信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)等都必須具有方便、易用的服務(wù)特色，以提高服務(wù)能力與水平為宗旨。

4、市場調(diào)節(jié)原理

信息管理也受到市場規(guī)律的調(diào)節(jié)，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

（1）信息產(chǎn)品的價格受市場規(guī)律的調(diào)節(jié)，價值規(guī)律是信息商品市場的基本規(guī)律。市場這只“看不見的手”是調(diào)節(jié)信息產(chǎn)品與信息服務(wù)的主要力量。

（2）信息資源要素受市場規(guī)律的調(diào)節(jié)。在信息商品市場上，信息、人員、信息服務(wù)機構(gòu)、技術(shù)、信息設(shè)施等各種資源要素配置會達(dá)到某個效率的均衡點。信息產(chǎn)品的市場價格及其背后的社會信息需求是信息資源配置的動力。

一、邏輯順序方法

從某種意義上講，信息管理就是對信息資源進行管理。對企業(yè)來說，信息管理的主要任務(wù)是將企業(yè)內(nèi)外的信息資源調(diào)查清楚，并根據(jù)類別加以分析研究，以便找出那些對本企業(yè)的生存和發(fā)展有促進作用的信息資源。所以，在這里把信息資源的管理劃分為信息調(diào)查、信息分類、信息登記、信息評價四個基本步驟。第一步，進行切實的調(diào)查以及摸清信息資源的情況是信息管理的基礎(chǔ)。因為信息資源涉及的范圍非常廣泛，所以必須從使用者的需求出發(fā)，了解企業(yè)對信息方面的需求情況，做到心中有數(shù)。信息資源調(diào)查的主要目的是不僅要調(diào)查清楚目前的明顯的信息資源，而且更主要的是發(fā)現(xiàn)對企業(yè)未來有重要意義的潛在的信息資源。第二步，信息分類是信息資源管理的一個最基本的工作。收集得到的信息形式可能是多種多樣的，專門人員對信息實質(zhì)內(nèi)容的把握要清晰，所以有必要做好信息分類。分類不宜過多、過細(xì)，要便于分析和綜合。目前還沒有統(tǒng)一的信息分類原則，主要是根據(jù)企業(yè)的實際情況來考慮信息分類問題。第三步，信息登記是一項具體而又繁瑣的工作。

調(diào)研人員應(yīng)該親自將調(diào)查所收集到的企業(yè)信息資源的情況進行歸納和整理，登記在信息資源表上。然后，按信息資源分類將登記表編出目錄，并按照部門編出索引，以便迅速查找。、第四步，信息研究的目的是為了更好地使用信息資源。企業(yè)在信息資源方面的投入就是為了取得效益。這就需要研究每一項信息資源的供應(yīng)、管理和使用情況，找出現(xiàn)有信息資源不能滿足今后需要的問題，并采取積極有效的措施。并不是所有的信息都是資源，只有對企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和現(xiàn)實生產(chǎn)有意義的信息資源才是企業(yè)的寶貴資源。

二、物理過程方法

信息與世界上所有的其他事物一樣，都有其發(fā)生、發(fā)展、成熟和死亡的過程。信息生命周期是信息運動的自然規(guī)律。從信息的產(chǎn)生到最終被使用發(fā)揮其價值，一般可以分為信息的收集、傳輸、加工、存儲、維護這幾個階段。信息管理的主要任務(wù)是識別使用者的信息需要，對數(shù)據(jù)進行收集、加工、存儲，對信息的傳遞加以計劃，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息，并將這些信息及時、準(zhǔn)確、適用和經(jīng)濟地提供給組織的各級主管人員以及其他相關(guān)人員。在生命周期的每一個階段都有其具體工作，需要相應(yīng)的管理。這里將信息生命周期的管理概括為以下四個方面：

(1)信息需求與服務(wù)。一方面，這是信息規(guī)劃的問題，目的是明確信息的用途、范圍和要求。另一方面，就是要為用戶提供信息，讓他們利用信息進行管理決策。

(2)信息收集與加工。主要是通過已有的渠道或建立新的渠道去收集所需要的數(shù)據(jù)。將收集到的數(shù)據(jù)按照規(guī)定的要求進行處理，這時的數(shù)據(jù)才成為真正的信息。

(3)信息存儲與檢索。將處理后的信息按照科學(xué)的方式存儲起來，以便用戶檢索使用。存儲并不是目的，而只是手段，檢索才是存儲的目的。

(4)信息傳遞與反饋。信息的作用在于用戶所接受和采用。

三、企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法

企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法(Business System Planning，BSP)是由IBM公司提出的，主要是基于信息支持企業(yè)運行的思想。該方法的應(yīng)用幫助企業(yè)改善了對信息和數(shù)據(jù)資源的使用，滿足了企業(yè)近期和長期的信息需求，從而成為開發(fā)企業(yè)信息系統(tǒng)的有效方法之一。企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法是通過全面調(diào)查，分析企業(yè)信息需求，確定信息結(jié)構(gòu)的一種方法。只有對組織整體具有徹底的認(rèn)識，才能明確企業(yè)或各部門的信息需求。BSP方法的基本原則如下：

(1)信息系統(tǒng)必須支持企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

(2)信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略應(yīng)當(dāng)表達(dá)出企業(yè)各個管理層次的需求。

(3)信息系統(tǒng)應(yīng)該向整個企業(yè)提供一致信息。

(4)信息系統(tǒng)應(yīng)是先“自上而下”識別，再“自下而上”設(shè)計。

(5)信息系統(tǒng)應(yīng)該經(jīng)得起組織機構(gòu)和管理體制變化。

進行企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃的步驟大致如下：

1．研究的準(zhǔn)備工作

企業(yè)的最高層領(lǐng)導(dǎo)親自參與；企業(yè)各主要業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人能正確解釋他們所在部門得到的資料；由經(jīng)驗豐富的系統(tǒng)分析師全面負(fù)責(zé)；在整個工作中，需要各業(yè)務(wù)部門的具體管理人員積極配合，提供詳細(xì)真實的材料。要制定研究計劃。參與研究的成員在思想上要明確“做什么”、“為什么做”、“如何做”，以及達(dá)到的目標(biāo)是什么。BSP是一項系統(tǒng)工程性的工作，要做好充分的準(zhǔn)備，這對成功完成任務(wù)非常重要。所以，在這里，我們要再強調(diào)一下準(zhǔn)備工作，如果準(zhǔn)備工作沒有做好，不要倉促上陣。

2．研究的開始階段

企業(yè)規(guī)劃方法研究的首項活動是企業(yè)情況介紹，全體研究組成員都要參與。介紹內(nèi)容包括三個方面：首先，由企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)介紹研究的目標(biāo)，期望的成果和研究的遠(yuǎn)景，以及企業(yè)的活動和目標(biāo)的關(guān)系。其次，由系統(tǒng)分析員介紹收集到的相關(guān)資料，使成員熟悉有關(guān)資料。系統(tǒng)分析員還應(yīng)該對有關(guān)問題提出自己的評價和看法。再次，由各重要業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人介紹本部門數(shù)據(jù)處理的情況。通過以上三個方面內(nèi)容的介紹，加上已收集到的有關(guān)資料，將加深對企業(yè)及其數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)的全面了解。

3．定義企業(yè)過程

定義企業(yè)過程是該方法的核心。研究組的每個成員均應(yīng)全力以赴去識別它們，描述它們，對它們要有徹底的了解，只有這樣，BSP才能成功。企業(yè)過程被定義為邏輯上相關(guān)的一組決策和過程的集合，這些過程和決策是管理企業(yè)資源所需要的。整個企業(yè)的管理活動由許多企業(yè)過程組成。識別企業(yè)過程可對企業(yè)如何完成其目標(biāo)有一個深刻的了解。識別企業(yè)過程要依靠已有材料進行分析研究，但更重要的是要和經(jīng)驗豐富的管理人員討論商量，因為只有他們對企業(yè)的活動了解得最深刻?？傊?，識別過程是BSP方法的關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)給予充分的重視。

4．定義數(shù)據(jù)類

企業(yè)過程被識別后，下一步就是要對由這些過程所產(chǎn)生、控制和使用的數(shù)據(jù)進行識別和分類。數(shù)據(jù)類是指支持企業(yè)所必需的邏輯上相關(guān)的數(shù)據(jù)。可以通過企業(yè)資源／數(shù)據(jù)類矩陣分析，識別與這些企業(yè)資源有關(guān)的數(shù)據(jù)類。行表示主要的數(shù)據(jù)類型，列表示企業(yè)資源，相對每一個數(shù)據(jù)類型填上相應(yīng)的數(shù)據(jù)。這種方法首先列出企業(yè)實體，然后列出數(shù)據(jù)類，也就是所謂的企業(yè)實體法。

5．分析當(dāng)前業(yè)務(wù)與系統(tǒng)的關(guān)系

當(dāng)對企業(yè)過程和實現(xiàn)它們所必需的數(shù)據(jù)類有清晰的了解后，還必須了解當(dāng)前的數(shù)據(jù)處理工作是如何支持企業(yè)的。我們分析企業(yè)與系統(tǒng)的關(guān)系主要是通過幾個矩陣。我們可以畫出系統(tǒng)過程矩陣，用以表示某系統(tǒng)支持某過程。通過對機構(gòu)職責(zé)和相對于每一過程的信息需求的深入分析，研究人員對問題會有進一步的了解，建立起問題和過程間的關(guān)系，識別出對于過程的信息需求，并把它們包含到上面定義的數(shù)據(jù)類中。

6．定義信息結(jié)構(gòu)

當(dāng)企業(yè)過程和數(shù)據(jù)類確定后，應(yīng)研究如何組織管理這些數(shù)據(jù)，即將已識別的數(shù)據(jù)類，按邏輯關(guān)系組織成數(shù)據(jù)庫，從而形成信息系統(tǒng)來支持企業(yè)過程。為了識別要開發(fā)的信息系統(tǒng)和其子系統(tǒng)，需要用表達(dá)數(shù)據(jù)對系統(tǒng)和系統(tǒng)所支持的過程之間關(guān)系的關(guān)系圖來定義出信息結(jié)構(gòu)。信息結(jié)構(gòu)確定出分系統(tǒng)和子系統(tǒng)，根據(jù)它們產(chǎn)生、控制和使用的數(shù)據(jù)類以及它們支持的企業(yè)過程，提供企業(yè)將來信息支持的概貌。以上是BSP研究方法的簡單介紹。它概括地描述了BSP方法的基本概念和基本內(nèi)容。一般認(rèn)為它適合較大型的信息系統(tǒng)規(guī)劃。

四、戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃方法

戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃法是美國著名學(xué)者JamesMartin提出的。他曾明確指出，系統(tǒng)規(guī)劃的基礎(chǔ)性內(nèi)容有以下三個方面：①企業(yè)的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃；②企業(yè)信息技術(shù)戰(zhàn)略規(guī)劃；③企業(yè)戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃。其中戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃是系統(tǒng)規(guī)劃的核心。戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃工作過程的主要環(huán)節(jié)如下：

1．進行業(yè)務(wù)分析，建立企業(yè)模型

依靠各級管理人員和業(yè)務(wù)人員，由系統(tǒng)分析員向企業(yè)中的各層管理人員、業(yè)務(wù)人員進行調(diào)查。具體調(diào)查的內(nèi)容包括：系統(tǒng)邊界、組織機構(gòu)、人員分工、業(yè)務(wù)流程、信息載體、資源情況、薄弱環(huán)節(jié)。可以采取以下的調(diào)查方式：查找書面資料、發(fā)調(diào)查表、直接觀察等。進行業(yè)務(wù)分析要按照企業(yè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)，分析企業(yè)的現(xiàn)行業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)之間的邏輯關(guān)系，將它們劃分為若干個職能域，然后弄清楚各職能域中所包含的全部業(yè)務(wù)過程，再將各業(yè)務(wù)過程細(xì)分為一些業(yè)務(wù)活動。具體要從組織機構(gòu)圖出發(fā)，最終建立企業(yè)模型：職能域——業(yè)務(wù)過程——業(yè)務(wù)活動。

2．進行數(shù)據(jù)分析，建立主題數(shù)據(jù)庫

在業(yè)務(wù)分析的基礎(chǔ)上，可以弄清楚所有業(yè)務(wù)過程所涉及的數(shù)據(jù)實體及其屬性。重點是分析實體及其相互之間的聯(lián)系。按照各層管理人員和業(yè)務(wù)人員的經(jīng)驗和其他方法，將聯(lián)系密切的實體劃分在一起，形成實體組。這些實體組內(nèi)部的實體之間聯(lián)系密切而與外部實體聯(lián)系松散，它們是劃分主題數(shù)據(jù)庫的依據(jù)。這里具體又可以分為兩個階段：

(1)信息過濾

從內(nèi)外信息中，認(rèn)識出對系統(tǒng)有用的信息。信息的來源非常廣泛，有大量來自系統(tǒng)內(nèi)部的各類信息，也有來自外部的涉及面廣的各種信息，我們不可能也沒有必要將全部的信息都收集起來，必須對信息進行過濾，識別出有用的信息。

(2)主題庫定義

將信息經(jīng)過過濾識別出來后，下一個階段就是要從全局出發(fā)，根據(jù)管理需求將信息按照不同的主題進行“分類”，然后分別對每一個主題數(shù)據(jù)庫進行定義工作。識別出的信息進行分類并建立主題數(shù)據(jù)庫。目前還沒有一套形式化的方法，只是將與某一個管理主題相關(guān)的數(shù)據(jù)歸于一個數(shù)據(jù)庫。另外，還要進行數(shù)據(jù)的分布分析(使用／產(chǎn)生)和可靠性規(guī)劃(有條件共享／權(quán)限定義)。

3．子系統(tǒng)劃分

主題數(shù)據(jù)規(guī)劃出來后，可通過對主題庫與業(yè)務(wù)過程對應(yīng)矩陣的一系列處理來規(guī)劃新系統(tǒng)的組成——各子系統(tǒng)。第一步：建立業(yè)務(wù)過程與主體庫的對應(yīng)矩陣(U／C)，哪些業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生或使用這些數(shù)據(jù)。第二步：變動主體庫的順序，使得字母C大致排列在從左上角到右下角的對角線上。第三步：根據(jù)新系統(tǒng)邏輯職能域的劃分，用方框劃分子系統(tǒng)。在劃分好子系統(tǒng)后，我們應(yīng)該對各個子系統(tǒng)的內(nèi)容進行分析和說明，并將它們寫下來。根據(jù)信息的產(chǎn)生和使用來劃分子系統(tǒng)，并盡量將信息產(chǎn)生的企業(yè)過程和信息使用的企業(yè)過程劃分在同一個子系統(tǒng)中，從而達(dá)到減少子系統(tǒng)之間信息交換的目的。這樣，整個信息系統(tǒng)是由若干個子系統(tǒng)構(gòu)成。這些子系統(tǒng)之間是通過主題庫實現(xiàn)信息交換關(guān)系。

對應(yīng)三種社會背景：信息技術(shù)、信息經(jīng)濟、信息文化

技術(shù)管理：用技術(shù)手段從事搜集、整理、存儲和傳播工作

經(jīng)濟管理：運用經(jīng)濟手段，按照客觀經(jīng)濟規(guī)律要求，管理信息資源

人文管理：通過信息政策、信息法律及信息道德等人文手段，對信息資源進行管理

三者目標(biāo)一致，功能協(xié)調(diào)

對信息的有效管理應(yīng)在這三個方向上努力

1．信息管理的計劃職能

信息管理的計劃職能，是圍繞信息的生命周期和信息活動的整個管理過程，通過調(diào)查研究，預(yù)測未來，根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃所確定的總體目標(biāo)，分解出子目標(biāo)和階段任務(wù)，并規(guī)定實現(xiàn)這些目標(biāo)的途徑和方法，制定出各種信息管理計劃，從而把已定的總體目標(biāo)轉(zhuǎn)化為全體組織成員在一定時期內(nèi)的行動指南，指引組織未來的行動。信息管理計劃包括信息資源計劃和信息系統(tǒng)建設(shè)計劃。信息資源計劃是信息管理的主計劃，包括組織信息資源管理的戰(zhàn)略規(guī)劃和常規(guī)管理計劃，信息資源管理的戰(zhàn)略規(guī)劃是組織信息管理的行動綱領(lǐng)，規(guī)定組織信息管理的目標(biāo)、方法和原則，常規(guī)管理計劃是指信息管理的日常計劃，包括信息收集計劃、信息加工計劃、信息存儲計劃、信息利用計劃和信息維護計劃等，是對信息資源管理的戰(zhàn)略規(guī)劃的具體落實。信息系統(tǒng)是信息管理的重要方法和手段。

信息系統(tǒng)建設(shè)計劃是信息管理過程中一項至關(guān)重要的專項計劃，是指組織關(guān)于信息系統(tǒng)建設(shè)的行動安排和綱領(lǐng)性文件，內(nèi)容包括信息系統(tǒng)建設(shè)的工作范圍、對人財物和信息等資源的需求、系統(tǒng)建設(shè)的成本估算、工作進度安排和相關(guān)的專題計劃等。信息系統(tǒng)建設(shè)計劃中的專題計劃是信息系統(tǒng)建設(shè)過程中為保證某些細(xì)節(jié)工作能夠順利完成、保證工作質(zhì)量而制定的，這些專題計劃包括質(zhì)量保證計劃，配置管理計劃、測試計劃、培訓(xùn)計劃、信息準(zhǔn)備計劃和系統(tǒng)切換計劃等。

2．信息管理的組織職能

隨著經(jīng)濟全球化、網(wǎng)絡(luò)化、知識化的發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機信息處理技術(shù)的發(fā)展，這些對人類活動的組織產(chǎn)生了深刻的影響，信息活動的組織也隨之發(fā)展。計算機網(wǎng)絡(luò)及信息處理技術(shù)被應(yīng)用于組織中的各項工作，使組織能更好地收集情報，更快地做出決策，增強了組織的適應(yīng)能力與競爭力。從而使組織信息資源管理的規(guī)模日益增大，信息管理對于組織更顯重要，信息管理組織成為組織中的重要部門。信息管理部門不僅要承擔(dān)信息系統(tǒng)組建、保障信息系統(tǒng)運行和對信息系統(tǒng)的維護更新，還要向信息資源使用者提供信息、技術(shù)支持和培訓(xùn)等。

綜合起來，信息管理組織的職能包括信息系統(tǒng)研發(fā)與管理、信息系統(tǒng)運行維護與管理、信息資源管理與服務(wù)和提高信息管理組織的有效性等四個方面。提高信息管理組織的有效性，即通過對信息管理組織的改進與變革，使信息管理組織高效率地實現(xiàn)信息系統(tǒng)的研究開發(fā)與應(yīng)用、信息系統(tǒng)運行和維護、向信息資源使用者提供信息、技術(shù)支持和培訓(xùn)等服務(wù)，使信息管理組織以較低的成本滿足組織利益相關(guān)者的要求，實現(xiàn)信息管理組織目標(biāo)，成為適應(yīng)環(huán)境變化的、具有積極的組織文化的、組織內(nèi)部及其成員之間相互協(xié)調(diào)的、能夠通過組織學(xué)習(xí)不斷自我完善的、與時俱進的組織。信息管理組織利益相關(guān)者是信息管理組織內(nèi)部和外部與組織業(yè)績有利益關(guān)系的集團和個人。每個利益相關(guān)者在組織中追求不同的利益，對信息管理的要求是不同的。對企業(yè)來說信息管理組織的利益相關(guān)者包括股東、信息管理組織的工作人員、企業(yè)管理者、組織內(nèi)信息用戶、政府部門、債權(quán)人、供應(yīng)商和客戶等。

利益相關(guān)者要求信息管理組織快速地提供相關(guān)的組織信息，并對信息管理組織有不同的有效性評價標(biāo)準(zhǔn)。股東注重信息管理組織的財務(wù)收益性；組織的成員希望自我實現(xiàn)并有好的工資待遇；債權(quán)人、供應(yīng)商希望有可靠的信用與合理的利潤；企業(yè)管理者與組織內(nèi)信息用戶希望信息管理組織提供好的信息服務(wù)，方便地使用信息系統(tǒng)，并能為其決策提供良好的支持；政府部門希望信息管理組織遵守法律、法規(guī)，提供真實可靠的信息；客戶希望信息管理組織提供關(guān)于產(chǎn)品和服務(wù)等方面的真實可靠的信息，以獲得相應(yīng)的實惠。

3．信息管理的領(lǐng)導(dǎo)職能

信息管理的領(lǐng)導(dǎo)職能指的是信息管理領(lǐng)導(dǎo)者對組織內(nèi)所有成員的信息行為進行指導(dǎo)或引導(dǎo)和施加影響，使成員能夠自覺自愿地為實現(xiàn)組織的信息管理目標(biāo)而工作的過程。其主要作用，就是要使信息管理組織成員更有效、更協(xié)調(diào)地工作，發(fā)揮自己的潛力，從而實現(xiàn)信息管理組織的目標(biāo)。信息管理的領(lǐng)導(dǎo)職能不是獨立存在的，它貫穿信息管理的全過程，貫穿計劃、組織和控制等職能之中。具體來說，信息管理的領(lǐng)導(dǎo)者職責(zé)包括：參與高層管理決策，為最高決策層提供解決全局性問題的信息和建議；負(fù)責(zé)制定組織信息政策和信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，使組織信息資源的開發(fā)和利用策略與管理策略保持高度一致，信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)涉及信息分類標(biāo)準(zhǔn)、代碼設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等等；負(fù)責(zé)組織開發(fā)和管理信息系統(tǒng)，對于已經(jīng)建立計算機信息系統(tǒng)的組織，信息管理領(lǐng)導(dǎo)者必須負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)信息系統(tǒng)的維護、設(shè)備維修和管理等工作，對于未建立計算機信息系統(tǒng)的組織，信息管理領(lǐng)導(dǎo)者必須負(fù)責(zé)組織制定信息系統(tǒng)建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃、決策外包開發(fā)還是自主開發(fā)信息系統(tǒng)、在組織內(nèi)推廣應(yīng)用信息系統(tǒng)以及信息系統(tǒng)投運后的維護和管理等；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門的信息工作；負(fù)責(zé)收集、提供和管理組織的內(nèi)部活動信息、外部相關(guān)信息和未來預(yù)測信息。

4．信息管理的控制職能

信息管理的控制職能是指為了確保組織的信息管理目標(biāo)以及為此而制定的信息管理計劃能夠順利實現(xiàn)，信息管理者根據(jù)事先確定的標(biāo)準(zhǔn)或因發(fā)展需要而重新確定的標(biāo)準(zhǔn)，對信息工作進行衡量，測量和評價，并在出現(xiàn)偏差時進行糾正，以防止偏差繼續(xù)發(fā)展或今后再度發(fā)生；或者，根據(jù)組織內(nèi)外環(huán)境的變化和組織發(fā)展的需要，在信息管理計劃的執(zhí)行過程中，對原計劃進行修訂或制定新的計劃，并調(diào)整信息管理工作的部署。也就是說，控制工作一般分為兩類：一類是糾正實際工作，減小實際工作結(jié)果與原有計劃及標(biāo)準(zhǔn)的偏差，保證計劃的順利實施；另一種是糾正組織已經(jīng)確定的目標(biāo)及計劃，使之適應(yīng)組織內(nèi)外環(huán)境的變化，從而糾正實際工作結(jié)果與目標(biāo)和計劃的偏差。

信息管理的控制工作是每個信息管理者的職責(zé)。有些信息管理者常常忽略了這一點，認(rèn)為實施控制主要是上層和中層管理者的職責(zé)，基層部門的控制就不大需要了。其實，各層管理者只是所負(fù)責(zé)的控制范圍各不相同，但各個層次的管理者都負(fù)有執(zhí)行計劃實施控制之職責(zé)。因此，所有信息管理者包括基層管理者都必須承擔(dān)實施控制工作這一重要職責(zé)，尤其是協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門的信息工作，保證信息獲取的質(zhì)量和信息利用的程度。

信息管理的過程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲存。信息收集就是對原始信息的獲取。信息傳輸是信息在時間和空間上的轉(zhuǎn)移，因為信息只有及時準(zhǔn)確地送到需要者的手中才能發(fā)揮作用。信息加工包括信息形式的變換和信息內(nèi)容的處理。信息的形式變換是指在信息傳輸過程中，通過變換載體，使信息準(zhǔn)確地傳輸給接收者。信息的內(nèi)容處理是指對原始信息進行加工整理，深人揭示信息的內(nèi)容。經(jīng)過信息內(nèi)容的處理，輸入的信息才能變成所需要的信息，才能被適時有效地利用。信息送到使用者手中，有的并非使用完后就無用了，有的還需留做事后的參考和保留，這就是信息儲存。通過信息的儲存可以從中揭示出規(guī)律性的東西，也可以重復(fù)使用。

一、管理信息的收集

(一)管理信息的識別

管理信息收集所遇到的第一個問題就是確定信息需求的問題或者叫做信息的識別。由于信息的不完全性，想得到關(guān)于客觀情況的全部信息實際上是不可能的，那種“給我全部情況，以便我進行決策”的話等于沒說，所以信息的識別是十分重要的。確定信息的需求要從系統(tǒng)目標(biāo)出發(fā)，要從客觀情況調(diào)查出發(fā)，加上主觀判斷，規(guī)定數(shù)據(jù)的思路。帶著主觀偏見去收集信息不對，但無主觀思路規(guī)定數(shù)據(jù)的范圍，以相等的權(quán)重看待所有的信息，則只能是眉毛胡子一把抓，可能丟了西瓜，揀了芝麻。信息識別的方法有以下三種：

1．由決策者進行識別

決策者是信息的用戶，他最清楚組織的目標(biāo)，也最清楚信息的需要。向決策者調(diào)查可以采用交談和發(fā)調(diào)查表的方法。這兩種方法都是基于一個前提，即決策者對于他們的決策過程比較了解，因而能比較準(zhǔn)確地說明他們所需要的信息。如果管理人員對他們的決策過程不十分清楚，則識別的效果會受到影響。

2．系統(tǒng)分析員(信息收集者)親自觀察識別

系統(tǒng)分析員不直接詢問信息的需要，而是了解工作。這樣管理人員談?wù)撈饋硗蚪驑返?，系統(tǒng)分析員可以以旁觀者的角度分析信息的需要，并把信息的需要和其用途聯(lián)系起來，使系統(tǒng)分析員深入地r解信息。對管理工作的描述越到下級越容易，越具體；越到上級其職能越廣，越全面，越復(fù)雜。很多情況只靠外來人員是很難了解透的，因而選派一些管理人員參加系統(tǒng)分析會有很大好處。

3．兩種方法結(jié)合

先由系統(tǒng)分析員觀察基本的信息要求，再向決策人員進行調(diào)查，補充信息。這種方法雖然浪費一些時間，但了解的信息需求可能比較真實。這里應(yīng)特別注意，決策者本人對信息的具體要求應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮，往往這些是重要的信息。

(二)管理信息的收集

信息識別以后，下一步就是信息的采集。由于目標(biāo)不同，信息的采集方法也不相同，大體上有以下三種方法：

1．自下而上的廣泛收集

它服務(wù)于多種目標(biāo)，一般用于統(tǒng)計及組織的日常管理。這種收集有固定的時間周期，有固定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，一般不隨便更動。

2．有目的的專項收集

例如，要了解企業(yè)的利潤留成情況，就應(yīng)有意識地去了解幾項信息，發(fā)調(diào)查表或親自去調(diào)查。有時可以全面調(diào)查，有時只能抽樣調(diào)查。樣本最好由計算機隨機抽樣得到，這樣才能真實地反映情況。

3．隨機積累法

調(diào)查沒有明確的目標(biāo)，或者是很寬的目標(biāo)，只要是“新鮮”的事就把它積累下來，以備后用，今后是否有用，現(xiàn)在還不十分清楚。信息收集之后，要用一定的形式表示出來。信息的表達(dá)方式有文字表述、數(shù)字表達(dá)、圖像表達(dá)三種。

二、管理信息的傳輸

信息在不同主體之間進行傳遞，就是信息的傳輸。管理者在傳播信息時，尤其要注意的信息的畸變或失真，以保證和提高信息傳播的質(zhì)量和效率。具體來說，能夠引起信息失真的原因主要有以下幾個：

(一)傳輸主體的干擾

在組織中，信息傳輸主體可能由于主觀原因而故意歪曲、刪減信息；或者受自身理解與表達(dá)能力、心理狀態(tài)的影響，無法正確把握信息的內(nèi)涵，無意中造成信息的失真；還有可能由于組織效率的原因引起信息傳播過程中信息的損失。

(二)傳輸渠道的干擾

組織的信息傳輸渠道有內(nèi)部的，也有外部的。信息傳輸渠道的選擇對信息的傳輸質(zhì)量有很大影響，特別是在使用多種渠道進行傳輸時，每次傳輸渠道的交換都會影響傳播的速度以及內(nèi)容，甚至?xí)斐尚畔⒅袛嗪蛠G失。

(三)傳輸過程的客觀障礙

傳輸過程中可能存在的客觀障礙有自然語言的障礙、學(xué)科專業(yè)知識的障礙、傳輸技術(shù)本身的障礙等等。

三、管理信息的加工

信息的加工是指對收集來的大量信息進行鑒別和篩選，使信息條理化、規(guī)范化、準(zhǔn)確化的過程。加工過的信息便于儲存、傳播和利用，只有經(jīng)過加工，信息的價值才能真正體現(xiàn)。信息加工的步驟一般分為以下幾個階段：

(一)鑒別

鑒別是指確認(rèn)信息可靠性的活動?？煽啃缘蔫b別標(biāo)準(zhǔn)如下：信息本身是否真實；信息內(nèi)容是否正確；信息的表述是否準(zhǔn)確；數(shù)據(jù)是否正確無誤；有無信息的遺漏、失真、冗余等情況。鑒別方法主要有查證法、比較法、佐證法和邏輯法等。

(二)篩選

篩選是指在鑒別的基礎(chǔ)上，對采集來的信息進行取舍的活動。篩選與鑒別是兩種不同的活動，篩選旨在解決信息的適用性問題，主要依據(jù)的是管理者的主觀判斷。篩選的依據(jù)是信息的適用性、精約性與先進性。適用性是指信息的內(nèi)容是否符合信息收集的目的，符合的謂之適用，不符合的就被刪除。精約性是指信息的表述是否精煉、筒約。篩選時將繁瑣、臃腫的信息刪除，以降低信息的冗余程度。先進性是指信息的內(nèi)容是否先進，相對落后的信息也要被剔除。

(三)排序

排序是指對篩選后的信息進行歸類整理，按照管理者所偏好的某一特性對信息進行等級、層次的劃分的活動。

(四)初步激活

初步激活是指對排序后的信息進行開發(fā)、分析和轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)信息的活化以便使用的活動。

(五)編寫

編寫是信息加工過程的產(chǎn)出環(huán)節(jié)，是指對加工后的信息進行編寫，便于使用者認(rèn)識的活動。

四、管理信息的儲存

信息的儲存是指對加工后的信息進行記錄、存放、保管以便使用的過程。信息儲存具有以下三層含義：

第一，用文字、聲音、圖像等形式將加工后的信息記錄在相應(yīng)的載體上；

第二，對這些載體進行歸類，形成方便使用者檢索的數(shù)據(jù)庫；

第三，對數(shù)據(jù)庫進行日常維護，。使信息及時得到更新。信息的存儲工作由歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié)構(gòu)成。

信息產(chǎn)品管理

信息產(chǎn)品的開發(fā)：信息采集、整序、分析

信息服務(wù)方式與信息市場管理

信息環(huán)境對信息資源開發(fā)利用活動的影響

信息系統(tǒng)管理

信息系統(tǒng)的設(shè)計、實施與評價

信息系統(tǒng)運行管理

信息系統(tǒng)安全管理

信息產(chǎn)業(yè)管理

信息服務(wù)業(yè)的發(fā)展機制與管理模式

信息產(chǎn)業(yè)政策和信息立法

社會信息化與發(fā)展戰(zhàn)略

要對信息進行有效的管理，就要對信息進行科學(xué)的分類。

（一）按組織不同層次的要求，可以將信息分為計劃信息、控制信息作業(yè)信息。

1.計劃信息。這種信息與最高管理層的計劃工作任務(wù)有關(guān)，即與確定織在一定時期的目標(biāo)、制訂戰(zhàn)略和政策、制訂規(guī)劃、合理地分配資源有關(guān)。

這種信息主要來自外部環(huán)境，諸如當(dāng)前的和未來的經(jīng)濟形勢的分析預(yù)測料、資源的可獲量、市場和競爭對手的發(fā)展動向，以及政府政策及政治的變化等。

2.控制信息。這種信息與中層管理部門的職能工作有關(guān)。它幫助職能門制定組織內(nèi)部的計劃，并使之有可能檢查實施效果是否符合計劃目標(biāo)。這種信息主要來自組織的內(nèi)部。

3.作業(yè)信息。這種信息與組織的日常管理活動和業(yè)務(wù)活動有關(guān)，例如計信息、庫存信息、生產(chǎn)進度信息。質(zhì)量和廢品率信息、產(chǎn)量信息等。這信息來自組織的內(nèi)部，基層主管人員是這種信息的主要使用者。

（二）按信息的穩(wěn)定性，可以將信息分為固定信息和流動信息兩種類型。

1.固定信息，是指具有相對穩(wěn)定性的信息，在一段時間內(nèi)，可以供各管理工作重復(fù)使用，不發(fā)生質(zhì)的變化。它是組織或企業(yè)一切計劃和組織工作的重要依據(jù)。以企業(yè)為例，固定信息主要由三部分組成：

（1）定額標(biāo)準(zhǔn)信息。它包括產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)、工藝文件、各類勞動定額，料消耗定額、工時定額、各種標(biāo)準(zhǔn)報表、各類臺帳等。

（2）計劃合同信息。它包括計劃指標(biāo)體系和合同文件等。

（3）查詢信息。屬于這種信息的有：國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品和原材料價目表、設(shè)備檔案、人事檔案、固定資產(chǎn)檔案等。

2.流動信息。又稱為作業(yè)統(tǒng)計信息，它是反映生產(chǎn)經(jīng)營活動實際進程實際狀態(tài)的信息，是隨著生產(chǎn)經(jīng)營活動的進展不斷更新的。因此，這類信時間性較強，一般只具有一次性使用價值。但及時收集這類信息，并與計劃指標(biāo)進行比較，是控制和評價企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，不失時機地揭示和克服薄弱環(huán)節(jié)的重要手段。

一般來說，固定信息約占企業(yè)管理系統(tǒng)中周轉(zhuǎn)的總信息量的75％，整個企業(yè)管理系統(tǒng)的工作質(zhì)量很大程度上取決于固定信息的管理。因此，無論現(xiàn)行管理系統(tǒng)的整頓工作，還是應(yīng)用現(xiàn)代化手段的計算機管理系統(tǒng)的建立，一般都是從組織和建立固定信息文件開始的。

有人形容當(dāng)今的時代特點是“信息爆炸”。的確，信息的大量增加，給計劃工作人員和各級主管人員帶來了沉重的負(fù)擔(dān)，甚至產(chǎn)生了適得其反的作用。大多數(shù)主管人員的抱怨都集中在以下幾方面：

（1）類型不對的信息大多，合乎要求的信息不足。

（2）信息被分散存貯于組織的各個單位，以至要使用它們對極簡單的題給出答案都很困難。

（3）查詢極不方便。

（4）一些重要的信息經(jīng)常不能及時送達(dá)需要它的主管人員手中。

（5）數(shù)據(jù)大多，有用的信息太少。就是說，對大量數(shù)據(jù)的加工、提煉處理工作，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足主管人員的要求。

管理實踐表明，要提高計劃工作的水平，要提高整個管理工作的效率效果，就必須對信息進行有效的管理。信息管理的主要任務(wù)是：識別使用的信息需要，對數(shù)據(jù)進行收集、加工、存貯和檢索，對信息的傳遞加以計劃，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為信息，并將這些信息及時、準(zhǔn)確、適用和經(jīng)濟地提供給組織各級主管人員以及其他相關(guān)人員。這是一項艱巨的、浩繁的任務(wù)。計算機的管理信息系統(tǒng)的建立，為完成這一任務(wù)提供了強有力的手段。

案例分析一

　　面對信息量的劇增，國際信息界對信息資源管理開始加以重視和研究。如美國學(xué)者馬爾香(D．A．Marchand)和克雷斯萊因(J．C．Kresslein)在《信息資源管理手冊》(1988)中指出：“信息資源管理是一種對改進機構(gòu)的生產(chǎn)率和效率有獨特認(rèn)識的管理哲學(xué)?！倍鴮W(xué)者馬丁(w．J．Martin)在《信息社會》(1988)一書中也提出了信息管理中的質(zhì)量、預(yù)算和成本概念。在世界上，美國率先導(dǎo)入了信息管理的概念并予以實踐。早在1942年，美國國會就通過了《聯(lián)邦報告法案》，提出了控制文書的聯(lián)邦政策。1966年頒布的《信息自由法案》則對政府信息公開和利用進行了規(guī)范，規(guī)定任何人都有權(quán)利利用聯(lián)邦政府部門的記錄，并授權(quán)公開這些記錄。

　　1975年至1977年，美國政府專門成立了“聯(lián)邦文件委員會”，該委員會由聯(lián)邦和各州的政府官員以及來自商界、勞工界、顧客群體和信息管理專家組成。聯(lián)邦文件委員會在此后的報告中指出，聯(lián)邦政府嚴(yán)重的官僚主義的根源在于聯(lián)邦政府的信息管理非常差。該委員會在1980年通過了《文書削減法》，被認(rèn)為是全球信息資源管理的里程碑；與此同時，聯(lián)邦政府部門開始設(shè)立信息主管人員。從美國的信息管理案例中我們可以發(fā)現(xiàn)如下的智慧：一是信息管理最早是由政府主導(dǎo)和推動；二是通過法案將信息管理納入了法制的軌道；三是在政府部門中成立了由各方人員組成的文件委員會，并在政府各部門中專設(shè)了信息主管。這樣的信息管理機制，大大促進了信息向知識和智慧的轉(zhuǎn)化，確保了信息資源管理在美國政府各部門的實施，并使政府機構(gòu)中的信息得以有效地流通和利用。