管理者所從事的工作從重要程度和時(shí)間迫切可以分為四種類(lèi)型：緊急重要型、緊急非重要型、重要非緊急型和非緊急非重要型。一個(gè)有效的管理者最首先應(yīng)該從事的是那些重要非緊急型的工作，其次才是緊急重要型工作、緊急非重要型工作、非緊急非重要型工作。

（1）以各項(xiàng)工作的重要性和緊迫性為兩個(gè)重要屬性。重要性是根據(jù)各項(xiàng)工作價(jià)值的大小一分為二；緊迫性是根據(jù)各項(xiàng)工作的完工期限分為急迫和不急迫。這樣劃分確定為四個(gè)象限。

（2）再來(lái)對(duì)每個(gè)象限工作性質(zhì)進(jìn)行分析：

（3）將工作逐項(xiàng)列出來(lái)。

（4）事情填入象限中。（假定了一些工作，后注有時(shí)間H）

美國(guó)伯利橫鋼鐵公司，曾經(jīng)只是一個(gè)鮮為人知的小鋼鐵廠，短短5年的時(shí)間，便一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠。那么，是什么魔力促使了伯利橫鋼鐵公司超常規(guī)的發(fā)展呢？這全得益于美國(guó)效益專(zhuān)家艾維·利的一個(gè)金點(diǎn)子，他對(duì)公司總裁舒瓦普說(shuō)：“在一張紙片上寫(xiě)下你明天要做的最重要的事，然后用數(shù)字標(biāo)明每件事對(duì)你和你公司重要性的次序。第二天早上，你首先要做的，就是把紙片拿出來(lái)，做第一項(xiàng)最重要的事，不要做其他的，全力辦第一件事，直至辦完為止。然后用同樣的方法對(duì)待第二項(xiàng)，第三項(xiàng)，直至你下班為止。如果只做完第一件事，那不要緊，因?yàn)槟憧偸窃谧鲎钪匾氖?！?

伯利橫鋼鐵公司的發(fā)展壯大，就是因?yàn)槊刻於荚谧鲋匾氖?。所以要告誡管理者的話(huà)是：不要成為“緊急”的奴隸。要關(guān)注“關(guān)鍵”的問(wèn)題。事分輕重緩急，因此不要把全部的時(shí)間都去做那些看起來(lái)“緊急”的事情，一定要留一些時(shí)間做那些真正“重要”的事情。管理自己時(shí)間的問(wèn)題，尤其是要分清何為“緊急的事”、何為 “重要的事”。

第一，每天對(duì)該做的事排好優(yōu)先次序，并按照這個(gè)次序來(lái)做。

第二，時(shí)間管理與目標(biāo)設(shè)定、目標(biāo)執(zhí)行具有相輔相成的關(guān)系，時(shí)間管理與目標(biāo)管理是不可分的。每個(gè)小目標(biāo)的完成，會(huì)讓你清楚地知道你與大目標(biāo)的遠(yuǎn)近，你的每日承諾是你的壓力和激勵(lì)，每日的行動(dòng)承諾都必須結(jié)合你的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。所以，要想有計(jì)劃地工作和生活，需要你管理好自己的時(shí)間。這一點(diǎn)說(shuō)起來(lái)容易，但做起來(lái)就不那么簡(jiǎn)單。

第三，在時(shí)間管理中，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用80/20原則，要讓20％的投入產(chǎn)生80％的效益。要把握一天中20％的經(jīng)典時(shí)間，專(zhuān)門(mén)用于你對(duì)于關(guān)鍵問(wèn)題的思考和準(zhǔn)備。